فواید مدیریت ریسک پروژه بسیار زیاد است. شما می‌توانید مقادیر بسیار زیادی پول از طریق مقابله با وقایع غیر حتمی پروژه به‌صورت کنشگرانه، کسب کنید. بدین‌صورت شما پروژه را در زمان تعیین‌شده با بودجه‌ی مشخص‌شده و کیفیت مورد انتظار اسپانسرها تحویل می‌دهید. همچنین افراد تیمتان نیز بدین‌صورت بسیار راضی‌تر خواهند بود.
این مقاله در رابطه با ۱۰ قانون طلایی مدیریت ریسک پروژه است که بر اساس تجربیات شخصی نویسنده که برای بیش از ۱۵ سال با پروژه‌های مختلف درگیر بوده است نوشته‌شده است.
قانون اول: مدیریت ریسک را بخشی از پروژه خود قرار دهید
قانون اول برای موفقیت در مدیریت ریسک بسیار حیاتی است. اگر شما مدیریت ریسک را حقیقتاً جزئی از پروژه‌ی خود قرار ندهید، از مزایای این موضوع بهره‌مند نمی‌شوید. شما در شرکت‌ها یا سازمان‌ها می‌توانید انواع مختلف رویه‌های غلط و معیوب موجود را مشاهده کنید. بعضی از پروژه‌ها از هیچ رویه و فرآیندی برای مدیریت ریسک استفاده نمی‌کنند. بعضی از مواقع این مسئله به خاطر دانش کم، نداشتن دانش یا اعتمادبه‌نفس بیش‌ازحد مدیر پروژه است. کمپانی‌های حرفه‌ای مدیریت ریسک را بخشی از فعالیت روزانه خود قرار می‌دهند و در جلسه‌های پروژه آن را بررسی می‌کنند.
قانون دوم: ریسک‌ها را در آغاز پروژه شناسایی کنید
اولین قدم در مدیریت ریسک، شناسایی ریسک‌هایی که در پروژه‌تان وجود دارد، است. این فرایند نیاز به یک ذهن باز که توانایی تشخیص اینکه در آینده چه اتفاقاتی ممکن است بیافتد را دارد. دو منبع اصلی برای شناسایی ریسک‌ها وجود دارد، اسناد و افراد.
افراد منظور اعضای تیم شما هستند که تجربه‌های خود را با یکدیگر به اشتراک می‌گذارند. افراد خارج از پروژه نیز کسانی اند که شما می‌توانید در مورد مسائل پروژه با آن‌ها صحبت کنید. آن‌ها می‌توانند تله‌های بسیار پیش‌پاافتاده که ممکن است گرفتار آن‌ها شوید را برایتان نمایان کنند. مصاحبه‌ها و جلسات تیمی، بهترین راه آگاه شدن از ریسک‌هایی که افراد از آن مطلع‌اند می‌باشد.
اسناد دارای داستان متفاوتی‌اند. پروژه‌ها هرکدام تعداد بسیار زیادی از اسناد الکترونیک را تولید می‌کنند که حاوی ریسک‌های پروژه می‌باشد. ممکن است همیشه این موضوع در اسناد به‌وضوح قابل‌شناسایی نباشند، اما کسی که با دقت آن‌ها را مطالعه کند، خواهد یافت. نقشه‌ی پروژه، مورد تجاری و برنامه‌ریزی منابع، نقاط خوبی برای شروع این بررسی هستند. موضوعات دیگر می‌تواند شامل، برنامه‌های پروژه‌های قدیمی، اینترانت شرکت شما و وب‌سایت‌های موجود و تخصصی باشد.
آیا شما قادر خواهید بود تمام ریسک‌های پروژه را قبل از اتفاق افتادن شناسایی کنید؟ به‌احتمال‌زیاد خیر. اگرچه با ترکیب چند روش شناسایی مختلف، خواهید توانست قسمت اعظمی از آن‌ها را پیدا و شناسایی کنید. اگر به نحوه‌ی درست با آن‌ها مقابله کنید، زمان کافی برای ریسک‌های پیش‌بینی‌نشده نیز خواهید داشت.
قانون سوم: در مورد ریسک‌ها اطلاعات را به اشتراک بگذارید
پروژه‌های شکست‌خورده نشان می‌دهند که در این پروژه‌ها مدیران پروژه از چکش بزرگی که قرار بوده بر سر آن‌ها فرود بیاید مطلع نبوده‌اند. اکتشاف ترسناک این است که معمولاً فردی درون سازمان مشغول پروژه درواقع این چکش و فرود آمدنش را دیده است، اما مدیر پروژه را از وجود آن آگاه نکرده است. اگر نمی‌خواهید این اتفاق برای شما بیافتد بهتر است به موضوع اشتراک‌گذاری اطلاعات در پروژه اهمیت بدهید.
یک‌رویه‌ی مناسب برای این کار، به اشتراک‌گذاری پی‌درپی اطلاعات در مورد ریسک‌های انجام تسک هایی است که در حال انجام آن‌ها هستید. پیشنهاد می‌شود در جلساتی که با تیم خود برگزار می‌کنید، ریسک‌های پروژه را جز مسائلی که در تمام جلسات به آن می‌پردازید، قرارداده و موردبررسی قرار دهید. این روش نشان می‌دهد که مدیریت ریسک برای مدیر پروژه مهم است و به افراد فرصت می‌دهد تا دراین‌باره بحث کنند.
مسیر دیگر در این رابطه، برقراری ارتباط بین مدیر پروژه و اسپانسر پروژه است. تمرکز رابطه را بر ریسک‌های بزرگ بگذارید و مطمئن شوید که رئیس یا مشتری خود را با ریسک‌ها سورپرایز نمی‌کنید!
قانون چهارم: موقعیت‌ها و خطرات را در نظر بگیرید
ریسک‌ها در پروژه معمولاً نتیجه ذهنی بدی دارند. معمولاً پس از مشخص شدن ریسک‌ها جملاتی نظیر “آن‌ها افراد خوبی نیستند که باعث وارد شدن آسیب به پروژه می‌شوند” شنیده خواهد شد. اگرچه رویه‌های مدرنِ ریسک، بر قسمت مثبت ریسک تمرکز می‌کنند نظیر موقعیت‌ها و فرصت‌های پروژه. این‌ها وقایعی‌اند که اتفاق افتادنشان برای پروژه‌ی شما قطعی نیست. اما این فرصت‌ها می‌توانند پروژه شمارا سریع‌تر، بهتر و سودمندتر کنند.
متأسفانه، بسیاری از تیم‌های پروژه دچار مشکلاتی در مسیرهای پایانی پروژه می‌شوند؛ مانند کارهایی که جمع شده و باید در یک‌زمان کوتاه به پایان برسند. این باعث به وجود آمدن شرایطی می‌شود که در آن فقط جنبه‌های منفی ریسک مهم می‌شوند. مطمئن شوید برای تقابل با فرصت‌های پروژه نیز زمان اختصاص می‌دهید، حتی اگر این زمان نیم ساعت باشد.
قانون پنجم: مسائل مالکیتی را به‌وضوح حل‌وفصل کنید.
بعضی از مدیران پروژه فکر می‌کنند به‌محض اینکه لیستی از ریسک‌ها تهیه کردند، کار آن‌ها به پایان می‌رسد. درحالی‌که این فقط یک نقطه‌ی شروع از کل کاری است که باید انجام شود. قدم بعدی این است که مشخص کنید چه کسی برای هر ریسک مسئول است.
برای هرکدام از ریسک‌هایی که لیست کرده‌اید یک نفر مالک، پیدا کنید. مالک ریسک درواقع فردی درون تیمتان است که برای مقابله با این ریسک مسئولیت دارد. اثرات این کار واقعاً مثبت است. در آغاز ممکن است افراد احساس راحتی از اینکه مسئول خطر و ریسک هستند، نکنند، اما در طول زمان تلاش خواهند کرد که موقعیت را بهبود ببخشند و خطرات را کاهش دهند.
مالکیت ریسک‌ها در سطح دیگری هم وجود دارد. اگر خطری برای پروژه ایجاد شود، کسی باید بهای آن را بپردازد. این‌یک موضوع منطقی است، اما باید قبل از اینکه خطری روی دهد به‌وضوح مشخص و معین شود، چه کسی باید بهای آن‌ها بپردازد. یک اثر جانبی مهم در این عمل این است که باعث می‌شود مدیران دیگر اهمیت بیشتری به پروژه بدهد، بخصوص اگر بحث از دست دادن مقدار زیادی پول باشد.
قسمت دوم مقاله: کلیک کنید
