قانون ششم: ریسک‌ها را اولویت‌بندی کنید
بعضی از ریسک‌ها اثر بیشتری از بقیه دارند. لذا بهتر است زمان خود را صرف ریسک‌هایی کنید که اهمیت و اثر بیشتری دارند. باید بررسی کنید و ببینید که آیا ریسک‌هایی وجود دارند که بتوانند پروژه را متوقف کنند و یا از مسیر خارج کنند. اگر شما با چنین ریسک‌هایی مواجه هستید، این‌ها اولویت اول شما هستند. بقیه‌ی ریسک‌ها می‌توانند بر اساس معیارهای مختلفی اولویت‌بندی شوند. معیاری که بیشتر تیم‌های پروژه از آن استفاده می‌کنند، در نظر گرفتن اثرات ریسک و میزان احتمال اتفاق افتادن آن است. از هر معیاری که برای اندازه‌گیری استفاده می‌کنید، از آن همواره برای تمرکز بر روی ریسک‌های بزرگ نیز استفاده کنید.
قانون هفتم: ریسک‌ها را تحلیل کنید
دانستن و درک طبیعت یک ریسک، شرط اولیه برای پاسخ مناسب به آن است. بنابراین از زمان خود برای شناسایی ریسک‌ها استفاده کنید و بدون دانستن ماهیت هرکدام از آن‌ها به سمت نتیجه‌گیری حرکت نکنید.
تحلیل ریسک‌ها در سطوح مختلفی انجام می‌شود. اگر می‌خواهید یک ریسک را به‌صورت منفرد تحلیل کنید، بهترین راه این است که اثراتی که ممکن است داشته باشد را تحلیل کنید. با نگاه کردن به اثرات، می‌توان فهمید که کدام موارد در درجه اول ظاهر می‌شوند و چه اثراتی به‌عنوان اثرات اصلی در طی زمان پدیدار می‌شود. نوع دیگری از تحلیل را می‌توان به این‌گونه توضیح داد که اثرات را ازنظر دامنه و بزرگی در زیرمجموعه‌هایی مانند مالی، زمانی یا کیفی قرار دهیم. دیدگاه دیگر در این مورد را می‌توان تقدم در اتفاق افتادن ریسک‌ها دانست. لیستی از اتفاقات و شرایط مختلف که احتمال بروز یک ریسک را افزایش یا کاهش می‌دهند تهیه کنید.
سطح دیگری از تحلیل ریسک، کل پروژه را بررسی می‌کند. هر مدیر پروژه باید توانایی پاسخ به سؤالاتی همچون میزان بودجه‌ی کل، یا تاریخ اتمام کل پروژه را داشته باشد. اگر شما ریسک را در نظر بگیرید، می‌توانید یک شبیه‌سازی انجام دهید تا به اسپانسر نشان دهید که چقدر احتمال دارد پروژه در زمان تعیین‌شده به پایان برسد. این پروسه شبیه‌سازی از دیدگاه مالی نیز می‌تواند انجام شود.
اطلاعاتی که در تحلیل ریسک انجام می‌شود، دیدگاه‌های باارزشی درباره‌ی پروژه و اثرات لازم برای مقابله با ریسک به شما می‌دهد.
قانون هشتم: برنامه‌ریزی و اجرای پاسخ ریسک
اجرای پاسخ یک ریسک، فعالیتی است که به ارزش پروژه‌ی شما می‌افزاید. شما یک خطر را دفع می‌کنید و اثرات منفی را به حداقل می‌رسانید. قوانین دیگر تا به اینجا در شناسایی نقشه، اولویت‌بندی و درک ریسک‌ها کمک کرده‌اند. این قانون به شما کمک می‌کند پاسخ‌هایی به ریسک‌ها بدهید که به بردهای بزرگ تمرکز می‌کنند.
اگر با خطرات روبرو شدید، ۳ گزینه پیش روی خودخواهید داشت، اجتناب از ریسک، به حداقل رسانی ریسک و پذیرفتن ریسک. اجتناب از ریسک به معنای سازمان‌دهی پروژه به نحوی است که از تقابل با ریسک جلوگیری شود. این به معنای تغییر تأمین‌کننده و یا استفاده از یک تکنولوژی متفاوت و یا اگر با یک ریسک بسیار بزرگ روبرو هستید، به معنای پایان دادن پروژه است. مصرف پول برای پروژه‌ای که به سمت شکست پیش می‌رود یک سرمایه‌گذاری واقعاً بد و ضعیف است.
بزرگ‌ترین دسته‌بندی در پاسخ ریسک، به حداقل رسانی آن است. شما می‌توانید با در نظر گرفتن عوامل تا جای ممکن از احتمال اتفاق افتادن ریسک بکاهید و اثرات منفی وارده را به حداقل برسانید. اگر شما قانون هفتم را به‌درستی رعایت کرده باشید، فرصت‌های زیادی برای اثر دادن آن پیدا می‌کنید. جواب نهایی پذیرفتن ریسک است. این گزینه‌ی خوبی است البته اگر اثرات وارده بر پروژه بسیار کم یا برآوردهای مقابله، بسیار سخت، زمان‌بر و پرهزینه باشد. فقط مطمئن شوید که پذیرفتن یک ریسک تصمیم منطقی و آگاهانه است.
پاسخ‌ها برای ریسک‌های فرصت، برخلاف پاسخ به ریسک‌های خطر است. شما روی ریسک تمرکز کرده، اثرات آن‌ها را در نظر می‌گیرید و به حداکثر می‌رسانید، یا آن‌ها ر ا نادیده می‌گیرید (اگر فرصت‌ها به‌اندازه‌ی کافی بزرگ نیستند).
قانون نهم: ثبت ریسک‌های پروژه
این قانون در رابطه با سامان‌دهی است. داشتن یک لاگ از ریسک‌ها به شما این توانایی را می‌دهد که پیشرفت را در نظر بگیرید و مطمئن شوید هیچ‌کدام از ریسک‌ها را از قلم نیانداخته‌اید.
یک لاگ مناسب از ریسک‌ها شامل توضیحات در مورد آن‌ها، وضوح مالکیت آن‌ها (قانون پنجم) است و به شما اجازه‌ی تحلیل‌های اولیه بر اساس آن‌ها را می‌دهد ( قانون هفتم). این لاگ بخصوص زمانی بدرد شما می‌خورد که تعداد ریسک‌ها زیاد است. بعضی از مدیران پروژه علاقه‌ای به نگه‌داشتن لاگ ریسک‌ها ندارند زیرا فکر می‌کنند اگر مشکلی پیش بیاید این مسئله باعث می‌شود که آن‌ها مقصر شناخته شوند. اما باید در نظر گرفت که عکس این قضیه نیز درست است. اگر شما ریسک‌های پروژه را ثبت کنید و اجرای پاسخ‌ها را بر عهده داشته باشید، شما سابقه‌ای خواهی داشت که کسی آن را نمی‌تواند رد کند. درواقع انجام پروژه‌ها خودش نوعی ریسک است.
قانون دهم: دنبال کردن ریسک‌ها و تسک‌های مرتبط
ریسک‌هایی که شما در قانون نهم ثبت کرده‌اید به شما اجازه‌ی دنبال کردن ریسک‌ها و وظایف مرتبط را می‌دهد. دنبال کردن تسک ها یک کار روزانه برای مدیران پروژه است. یکپارچه‌سازی وظایف مرتبط با ریسک‌ها با این روند روزانه بهترین راه‌حل است.
دنبال کردن ریسک‌ها با دنبال کردن وظایف و تسک ها متفاوت است. درواقع این کار تمرکز بر موقعیت فعلی ریسک‌ها است. کدام ریسک‌ها احتمال بیشتر برای اتفاق افتادن دارند؟ آیا اهمیت ریسک‌ها تغییر کرده است؟ پاسخ به این سؤالات، به شما در اهمیت دادن به ریسک‌های مهم در راستای ارزش‌های پروژه‌تان کمک خواهد کرد.
خلاصه
ده قانون طلایی ذکرشده به شما کمک خواهد کرد تا مدیریت ریسک را در پروژه‌ی خود اجرا کنید. اما همیشه در ذهن داشته باشید که در هرزمانی امکان پیشرفت وجود دارد. بنابراین قانون شماره ۱۱ استفاده از روش ژاپنی کایزن خواهد بود: میزان تأثیر مدیریت ریسک خود را مدیریت کنید و همواره برای پیشرفت آن بکوشید.
با آرزوی موفقیت شما و پروژه‌هایتان!
قسمت اول مقاله: کلیک کنید
