ساختار سازمانی بهعنوان توانمند ساز / از کار انداز پروژه و برنامه
لازم است ما:
– مطابقت با تغییر
– تمرکز روی مردم
– کسب حمایت مدیریت ارشد و تعریف واضحِ نقش و ساختار PMO درونِ سازمان
را داشته باشیم.
پروژهها و برنامهها توانمند سازان و قدرت دهندگانِ اصلی استراتژیهای کمپانی هستند. البته اگر یک کمپانی مایل به رسیدن به چشمانداز خودش، پروژهها، و برنامهها برای فراهم آوردن مکانیسم اجرایی بسیار مهم باشد. درک مدیریت ارشد از اهمیت پروژه و مدیریت برنامه برای تشخیص اهداف استراتژیکی که کمپانی آنها را بهسوی موفقیت سوق میدهد، اهمیت دارد. همچنین تمرکز بر پیادهسازی پروژه/ اداره مدیریت پروژه، کلید ایجاد محیط تحویل موفقیتآمیز پروژه/برنامه است.
رهبرانِ PMO ساختارهای PMO خودشان، درون سازمانهایشان در این اجلاس به اشتراک میگذارند. هرکدام قوانین و مسئولیتهای مختلف با سطوح متفاوتی از قدرت درونسازمانی. سخنران اصلی سخنرانی افتتاحیه نشست دکتر سعدی ادرا، 10 ساختار سازمانی برتر را ارائه میکند. او ساختار PMO را با استفاده از دو بُعد، برآورد میکند: هدایت در برابر کنترل و تحول (تغییر) در برابر حمایت. هدایت PMO بیشتر در سطح استراتژی قرار دارد و PMO استراتژیک نامگذاری شده است، درحالیکه PMO کنترلکننده بهعنوان اداره کنترلِ مدیریت پروژه کار میکند. PMO های قابلتغییر، اداره مدیریت نوآوری یا اداره مدیریت دانش صدا زده میشوند یا اداره مدیریت تحول (تغییر) برنامه که PMO حمایت که PMO دپارتمانی، سازمانی یا حوزهای نامگذاری شده است.
چرا تأسیس PMO مهم است؟
ممکن است دلایل زیادی برای تأسیس وجود داشته باشد، اما یکی از مهمترین آنها نیاز به ایجاد محیط پشتیبانی پروژه/برنامه است. با یک ساختار درست PMO در سازمانها، موفقیت پروژهها و برنامههای تواند افزایش پیدا کند. سازمانهایی که بهاندازه کافی منعطف باشند تا با تغییراتی که در بازار اتفاق میافتد، تطبیق پیدا کنند میتوانند در آینده سرپا بمانند. بااینحال، توانایی دیدن و پیشبینی نیاز به تغییر در استراتژی، کافی نیست. توانمندی و توانایی سازمان برای اجرای سریه این تغییر موردنیاز است. ازاینرو نیاز به PMO است تا تغییر در سطح اجرایی را مدیریت کند. اگرچه مدیران برنامه و مدیران پروژه بهعنوان کسانی که بالاترین مسئولیت برای موفقیت برنامهها و پروژه رادارند، دیدهشدهاند، مدیران اجرایی ارشد و حامیان مالی مسئول ایجاد ساخارمناسب حمایتی و پشتیبانی برای رسیدن به موفقیت هستند.
5 علت ارائهشده توسط دکتر سعدی ادرا برای شکست پروژه عبارتاند از:
1- ترس سازمانی، فقدان همکاری یا استقبال از طرح
2- تعهد و مداخله ناکافی مدیریت ارشد
3- بدون طرح و برنامه
4- بودجه ناکافی، منابع نامناسب
5- تلاش برای تغییر یکباره و بیشازحد که اولویتبندی نشده باشد
در پایان روز این سؤال را از خودتان بپرسید: “چه کسی برای این شکستها مسئول و جوابگو است، مدیران پروژه یا هدایتکننده و کارگردان اجرایی؟” پاسخ شما به این سؤال، نشاندهنده بلوغ و پختگیِ شما و مدیریت پروژه سازمان است.
