۳-شناسائی کارمندانی که به آن‌ها وظایفی اختصاص یافته است
شما همچنین باید بین گزارش‌های منبع و داشبوردها به دنبال افرادی باشید که به اندازه کافی کاری برای انجام ندارند. انگیزه تیم را با اطمینان به آن‌ها که وظایفی معنی‌دار برای پر کردن روزشان دارند، حفظ کنید.
در واقعیت اعضای تیم شما همیشه شلوغ به نظر خواهند رسید. آن‌ها چیزهایی را پیدا خواهند کرد که رویش کار کنند، شاید وظایف خودشان را انجام دهند یا به یکی از همکارانشان کمک کنند. سیستم مدیریت زمان به شما کمک می‌کند درک کنید که آیا آن‌ها روی وظایفی که اولویت آن‌ها هستند کار می‌کنند یا خیر.
شما همچنین می‌توانید سرنخ‌هایی از اینکه وظایف اختصاص داده‌شده به تیم شما بیش از حد یا کمتر هستند، مستقیماً از خودشان بپرسید. ممکن است آن‌ها کار بیشتری بخواهند یا خاطرنشان کنند که نمی‌توانند وظیفه دیگری را انجام دهند. این جایی است که قضاوت حرفه‌ای شما وارد می‌شود: آیا آن‌ها واقعاً سرشان شلوغ است یا روی وظایف اشتباه کار می‌کنند؟ یا فوق‌العاده غیرمولد هستند؟ هرچه نقاط قوت و الگوهای کار تیم خود را بهتر بشناسید، تفسیر آن‌چه سیستم برگه ثبت ساعات کار به شما می‌گوید آسان‌تر است.
4- مهارت‌ها و غیبت‌ها را حساب کنید
اگر بدانید تیم شما چه زمانی در دسترس است، می‌توانید بارکاری تیم خود را بهتر مدیریت کنید. در مورد تعطیلات آینده با آن‌ها صحبت کنید و مواردی را در برنامه‌ریزی خود بگنجانید تا زمانی که آن‌ها در دسترس نیستند، وظیفه‌ای به آن‌ها محول نکنید.
به همان اندازه با تیم خود تماس بگیرید، تا اطمینان حاصل کنید که دانش شما از مهارت‌های آن‌ها به‌روز است. ممکن است اگر مهارت‌های جدیدی گسترش دهند، قادر باشند روی پروژه‌های بیشتری ازآنچه شما انتظار دارید کار کنند.
اگر مهارت لازم را در تیم ندارید ممکن است با توسل به بیرون آن‌ها را بدست آورید.
۵- وظایف خود را تنظیم کنید
سرانجام، شما باید این تخصیص وظایف بیش‌تر و کمتر از حد معمول را درست کنید. با افرادی شروع کنید که کارهای بسیار زیادی به آن‌ها اختصاص داده شده است. کارهای بزرگ را به تکه‌های کوچک تقسیم کنید و به شخص دیگری اختصاص دهید تا به آن‌ها کمک کند یا اینکه کار را به مدت طولانی‌تری بسط دهید تا آن‌ها هرروز کار کمتری برای انجام داشته باشند.
همچنین شما می‌توانید برخی از کارهای آن‌ها را به عضو دیگری از تیم که کار کافی برای انجام ندارد منتقل کنید. بارکاری برخی افراد را با درخواست از آن‌ها برای دراختیارگرفتن پروژه دیگر، توسعه مهارت‌هایشان یا با مشارکت آن‌ها در برنامه‌ریزی سال آینده افزایش دهید.
اگر می‌خواهید تکلیفی را در سیستم برنامه‌ریزی منابع خود تغییر دهید، فراموش نکنید که اول با افراد درگیر صحبت کنید! این یکی از راه‌های کلیدی برای شاد نگه‌داشتن تیم است. شما می‌توانید توضیح دهید که در حال انتقال الزامات منابع برای توازن کاری هستید و این بازتاب عملکرد آن‌ها نیست. درواقع به‌عنوان یک نتیجه از بارکاری شما، آن‌ها حتی می‌توانند با وظایف بهتری به کار پایان دهند.
