بازخورد (فیدبک) یک مکالمۀ دوطرفه است، نه یک خیابان یک‌طرفه
برخی از ما همیشه حس خوبی به تغییر داریم. تغییر برایمان دلچسب است. تغییر را نشانی از پیشرفت، و بخش لازمی از هر جنبۀ زندگی می‌دانیم. از اولین کسانی که به این نگرش دست یافت هراکلیتوس، فیلسوف یونانی پیشاسقراطی است (۵۸۰-۴۸۰ ق. م) که می‌گوید:
«هیچ‌کس هرگز در یک رودخانه دوبار قدم نگذاشته است، چرا که نه آن رودخانه همان رودخانه است و نه او همان کَس.»
مدیریت تغییر از آن جهت دشوار است که تغییرآور با مقاومت روبه‌رو می‌شود. این است که مدیر پروژه باید مطمئن شود که تیم پروژه انتظار تغییر را دارند، می‌پذیرندش و با آغوش باز به آن خوشامد می‌گویند. اما چگونه؟
یک رابطۀ پُراعتماد را بناگذاری کنید! درواقع نقطۀ شروعْ روابط است، اینکه چطور حسِ اعتماد را در تیمتان القا کنید. شاید می‌پرسید دقیقاً چطور؟ پاسخْ ارتباط سازنده و پیوسته است… به عبارت دیگر، بازخورد!
چگونه بازخورد (فیدبک) همچون یک ابزار ضروری برای پیشبرد مؤثرانۀ تغییر عمل می‌کند؟ درادامه نکاتی را دربارۀ نحوۀ بازخورددهی ارائه می‌کنیم.
مزایا
- با بازخورد پیوسته امکان مکالمه می‌یابید و روابط بهتری را بنا می‌نهید؛
- شما که مدیر پروژه هستید، با بازخورد می‌توانید تیمتان را هدایت کنید و درعوض شاید بتوانید پیشنهادهای بسیار جالبی را دربارۀ فرایندها و مانند آن از تیم پروژه بگیرید. بازخورد یک سناریوِ هم‌برد [۱] فراهم می‌کند؛
- بازخوردِ مداوم همواره به‌معنای آموختن مداوم است؛ زیرا همه می‌توانند نقاط ضعف و قدرتشان را دوباره ارزیابی کند؛
- بازخورد دائماً شما را به یک فرهنگِ مبتنی بر عمل هدایت می‌کند؛ چرا که از اشتباه‌های خود می‌آموزید و خودآگاه می‌شوید. نتیجۀ آن، نیروی کاری انطباق‌پذیر و با عملکرد کیفی است؛
- موجب رضایت کارفرما می‌شود، درنتیجه مشارکتش بیشتر می‌شود و عملکردش بهبود می‌یابد.
حال که مزایای بازخورد را شناختیم، سؤال این است که چگونه می‌توان بازخود مفید و صادقانه‌ای از تیم پروژه گرفت؟ بی‌شک کار آسانی نیست، اما بکننکنهایی که درادامه ارائه می‌کنیم شایستۀ توجه‌اند.
چطور بازخورد بگیریم؟
بازخورد گرفتن از تیم پروژه ازجمله کارهایی است که گاهی خوشایند نیست. نگرانیم که شاهد چه واکنشی خواهیم بود. اگر مسئله را انکار کنند چه؟ اگر روابط موجود را تخریب کنند چطور؟ چه‌کنم‌های بسیاری به ذهن ما خطور می‌کند. بااین‌همه می‌دانیم که بازخوردگیریِ دائمی از تیم پروژه برای بهبود عملکرد و مشارکت و پیشروی‌شان ضروری است.
از طرفی، همۀ ما طعمِ نامطبوعِ بازخوردهای نامناسب را چشیده‌ایم و دریافته‌ایم که بازخورددهی معمولاً با زبانی پرطمطراق و پیچیده همراه است. گویا این ناشی از طبیعت انسان است؛ همه می‌خواهند خوب باشند. متأسفانه این‌گونه نمی‌توان پیام صحیح را رساند؛ چه این پیام مثبت باشد چه منفی. منظور آن است که چه‌بسا بازخوردِ انتقادی و صادقانه دردآور باشد. اما درنهایت برآوردن نیازهای سازمانی شما در گروِ آن است و از خوشخویی ناصادقانۀ تیم پروژه ارزش بیشتری دارد. وقتی به کسی بازخورد می‌دهید، خوب است که توصیه‌های زیر را درنظر داشته باشید:
- رفتار را درنظر بگیرید، نه شخص را؛ فاصلۀ معینی را حفظ کنید و بی‌طرف باشید؛
- مثال‌های مشخصی بزنید؛ این نکته، هرچند برای درک کامل بازخورد اهمیت دارد، اغلب فراموش می‌شود؛
- رفتاری را که انتظار دارید تشریح کنید؛ با راهنمایی یا آموزش توضیح دهید چگونه فرد می‌تواند آن رفتار را بهتر کند؛
- بازخوردها را به‌هنگام و به‌طور خصوصی مطرح کنید؛ فراموش نکنید که یک موضوع شخصی است؛ لازم نیست دیگران را مطلع کنید.
توصیۀ آخر توصیه‌ای متداول و مستقیم است؛ اما می‌توان به شیوۀ راهبردی‌تر و مبتکرانه‌تری بازخورد داد؛ سعی کنید محورِ بازخورد را کار لازم برای بهترسازی قرار دهید نه کار لازم برای متوقف‌سازی. این رویکرد عاقلانه‌تر است و افراد کمتر آزرده می‌شوند. خودتان را به‌جای آن‌ها بگذارید و کمک و راهنمایی‌های موردنیازشان را فراهم کنید.
فراموش نکنید که کمبودِ بازخوردِ مناسب به‌معنای ناتوانی مدیر پروژه در تعریف جایگاه شخص، تیم پروژه یا پروژه است. اگر بازخورد را نتوان طوری انتقال داد که بر فردِ مربوطه اثرگذار باشد بی‌فایده است. هم بازخوردگیر و هم بازخورددهنده باید بتوانند دیدگاه‌های یکدیگر را بفهمند و به آن‌ها بها بدهند.
بازخورد اساساً مکالمه‌ای صادقانه و شایسته است، نه یک مباحثه یا مجادله؛ به‌معنای بررسی مسائل و اطلاعات موجود با هدفِ توافق کردن بر کار لازم است. بازخورد جز پرورش یک ذهنیت تعاملی و همکارانه برای رسیدن به ادارک و اهدافِ مشترک نیست.
می‌توان این مقاله را با لیستی از توصیه‌ها ادامه داد اما کفایت می‌کند که بدانیم «تنها دلیل بازخورد دادن به افراد کمک به پیشرفت و موفقیت آن‌هاست.» بنابراین قبل از قصِد مکالمه با کسی برای بازخورد دادن، لحظه‌ای درنگ کنید و در انگیزه‌تان تأمل کنید؛ بازخورد به افراد و علایقشان برمی‌گردد. فراموش نکنید که قصدتان بنانهادن یک رابطۀ پراعتماد است. انسان باشیم؛ پذیرا و یادگیرنده.
مقالات مرتبط:
دو پیشنهاد به مدیران پروژه: (۱) مشاوران آموزشی بیابید، (۲) فیدبک بگیرید
چهار قانون ارتباطات برای مدیریت مؤثر تیم
[۱] Win-win
