4 نوع ریسک احتمالی در مدیریت پروژه را بشناسید

پروژه‌های پیچیده همیشه مملؤ از ریسک‌های پیچیده‌اند، از ریسک‌های مربوط به محدوده گرفته تا فزونی هزینه‌ها. یکی از بسیار وظایف مدیر پروژه، مدیریت این ریسک‌ها و جلوگیری از تخریب پروژه دراثر این ریسک‌هاست. در این مقاله ریسک‌های اصلی یک پروژۀ معمولی را بررسی می‌کنیم.

1 ریسک محدوده

این ریسک شامل تغییراتی در محدوده است که به دلایل زیر رخ می‌دهد:

• خزش محدوده [1]، که ناشی از افزایش نیازمندی‌ها توسط مشتری و افزون‌کاری [2] توسط توسعه‌دهندگان است؛
• مشکلات یکپارچه‌سازی؛
• نقص‌های سخت‌افزاری و نرم‌افزاری؛
• تغییر در وابستگی‌ها.

2 ریسک زمان‌بندی

به دلایلی پروژه ممکن است طبق زمان‌بندی پیش نرود. ازجملۀ این دلایل تأخیرهای غیرمنتظره ازجانب فروشندۀ خارجی، عوامل طبیعی، خطا در تخمین‌ها و تأخیر در تحویلِ بخش‌های مختلف است. به‌طور مثال تیم تست نمی‌تواند تا توسعه‌دهندگان اقلامِ تحویلیِ رویدادگاه (مایلستون) را تکمیل نکرده‌اند کارِ آزمون را شروع کند و تأخیرِ حاصله موجب تأخیرهای متوالی می‌شود.

به‌منظور کاهش ریسک‌های زمان‌بندی، در زمان‌بندی‌های خود از ابزاری مانند ساختارهای شکست کار (WBS) و ماتریکس RACI (Responsibilities مسئولیت‌پذیری‌ها، Accountabilities جواب‌گویی‌ها، Consulting مشاوره وInformation  اطلاعات) و نمودارهای گانت استفاده کنید.

3 ریسک منابع

این ریسک معمولاً از برون‌سپاری و مسائل مربوط‌به کارکنان محتمل می‌شود. یک پروژۀ بزرگ ممکن است که ده‌ها یا حتی صدها نفر از کارکنان را درگیر کند؛ مدیریت مسائل مربوط‌به فرسایش نیروی کار [3] و ترک کارکنان کلیدی از اهمیت برخوردار است. به‌کارگیری کارمند جدید در مراحل بعدی پروژه می‌تواند به‌شدت بر سرعت پروژه تأثیر منفی داشته باشد.

به‌غیر از از فرسایش نیرو، ریسک مربوط‌به مهارت‌ها نیز مطرح است. به‌طورمثال اگر پروژه به کار زیادی در ارتباط با وبگاه‌های سمت‌کاربر (فرانت‌اند) نیاز داشته باشد و تیم شما طراحِ HTML و CSS ِماهری نداشته باشد، ممکن است با تأخیرهای غیرمنتظره‌ای روبه‌رو شوید.

از دیگر ریسک‌های مربوط به منابع، کم‌شدنِ دسترسی به بودجه است. زمانی این ریسک واقع می‌شود که تکیه‌تان به یک منبع خارجی بودجه بوده‌ است (مثلاً یک مشتری که در هر رویدادگاه (مایلستون) پرداخت می‌کرده) و مشتری ناگهان با بحران نقدی روبه‌رو ‌شود.

4 ریسک فناوری

این ریسک به‌دلیل نقص‌های ناگهانی سخت‌افزاری و نرم‌افزاری یا خرابیِ یک خدمات یا پلتفرم زیرساختی رخ می‌دهد. به‌طورمثال ممکن است که در نیمۀ کار پروژه متوجه شوید که خدمات‌رسانِ خدماتِ ابریِ (cloud) شما برحسبِ معیارهای عملکردی شما ارضاکننده نیست. حتی ممکن است مشکلاتی در پلتفرمی که برای ساخت نرم‌افزارتان به‌کار می‌رود ایجاد شود؛ یا نرم‌افزارِ مربوط‌به یکی از ابزار ضروری‌تان، بعد از به‌روزرسانی، برخلاف نسخۀ قبلی‌اش، از برخی از کارکردهای موردنظر شما پشتیبانی نمی‌کند.

چگونه از ریسک‌ها بکاهیم؟

می‌توانیم برای کاهش ریسک از ابزار پروژه استفاده کنیم. بسیاری از ریسک‌های ذکرشده را می‌توان با پیگیری مداوم مدیریت پروژه و حفظ ارتباطات ازطریق ابزار آنلاین مدیریت پروژه کاهش داد. ابزار پروژه باید برحسب پروژه انتخاب شوند. در خط دید بخوانید:

یک راهنمایی سریع برای ابزار مدیریت پروژه

ده نکته برای انتخاب ابزار مدیریت پروژه

[1] Scope creep

[2]Golad plating، که در لغت به معنای آب‌طلا‌کاری‌ست و فزون‌کاری برگردان آن است، زمانی اتفاق می‌افتد که مدیر پروژه یا توسعه‌دهندگان  سعی می‌کنند  ویژگی‌ای بیشتر از توقع و خواستۀ مشتری تحویل دهند تا او را راضی نگه دارند؛ اما ممکن است مشتری در آخر ناراضی باشد  و تلاش اضافی بی‌ثمر بماند.

[3] فرسایش نیروی کار یا attrition به کاهش طبیعی نیروی کار گویند که عمدتاً در نتیجۀ کنارگیری کارکنان از کار، بازنشستگی یا فوت است.