چگونه در جلسه خوب بحث کنیم؟ (قسمت اول)

کار در دنیای امروز با جلسات درهمپیچیده است، که بسیاری پردردسرند. درنتیجه مردم از جلسه رفتن متنفرند. مشکل جلسات این است که نمیتوان از آنها اجتناب کرد. و البته بیشتر جلسات بحثهای واقعی کمی دارند.
برای بهبود جلسات، جلساتی را برگزار میکنید و حفظ میکنید که به آنها دعوت شدهاید، و سعی میکنید که بحث را منسجمتر کنید.
وقتی تیمها در جلسات بهخوبی میجنگند، اعضای تیم مسائل را بحث میکنند، راههای چاره را درنظر میگیرند، یکدیگر را بهچالش میکشند، به دیدگاههای جزءگرا گوش میدهند، و فرضیات را با دقت بررسی میکنند. هر عضو تیم میتواند بدون ترس از بازخواست شدن صحبت کند. بااینحال بسیاری از افراد از این تضادها خجالت میکشند، عدم اتفاق نظر و بحثها را با حملات شخصی ترکیب میکنند. درواقعیت، این اصطکاک موجب بهترین تصمیمگیریها میشود. در تحقیقی از 5000 مدیر و کارمند، دریافتند که بهترین عملکرد را کسانی دارند که قادرند در جلسات تیمیشان بحثهای دقیقی برگزار کنند. نمونۀ آن، مدیران ارشد و میانی و اشخاص مختلف از صنایع مختلف در آمریکا هستند؛ هدف از این تحقیق شناسایی آماری عادات کاریای بود که نتیجۀ آن عملکرد بهتر بود.
اما چگونه میتوان یک جنگ سازنده را در جلسات هدایت کرد؟
با سؤال پرسیدن شروع کنید، نه با اظهار اعتقادتان. جلسهای را تصور کنید که رئیس در آن میگوید: «تصمیم دارم کار ایکس را انجام بدهم و نظر شما را میخواهم.» همه دستشان را بالا میبرند و هیچکس مخالف نیست. اگر یک بحث واقعی میخواهید، با این سؤال شروع کنید که چرا؟ با این سؤال، مشکل موردبحث یک چارچوب پیدا میکند. اگر مشکل بیشازحد عمومی باشد، بحث پراکنده میشود؛ اگر خیلی محدود باشد، نظرات را محدود میکند. پس فکر کنید که بهترین سؤال کدام است. مطمئن شوید که سؤال به جوابها جهت نمیدهد. دوم اینکه با سؤال کردن این سیگنال را میدهید که یک بحث واقعی میخواهید، نهفقط نوعی بازی. فایدۀ سوم این است که افراد مختلف را با ایدههای مختلف دعوت به بحث میکنید.
به افراد آرام کمک کنید که بلند صحبت کنند (و به صحبتکنندگان اجازه ندهید که بر بحث تسلط پیدا کنند). حتی اگر سؤالهای خوبی بپرسید، بازهم بسیاری از افراد از صحبت کردن خودداری میکنند. برخی احساس خطر میکنند، خصوصاً کسانی که تازه استخدام شدهاند یا ارشد نیستند. برخی از توبیخ شدن میترسند. برخی به دلایل سیاسی اعتقادات واقعیشان را نمیگوید. و افراد درونگرا نیز دوست ندارند در بحثهای بچگانه با کسانی که اعتمادبهنفس بیشتری دارند صحبت کنند. بااینهمه این افراد میتوانند کمک زیادی به بحث بکنند.
برای جذب آنها به بحث، میتوانید از قبل آمادهشان کنید. گاهی میتوانید قبل از جلسه به آنها بگویید قرار است که بحثی داشته باشید و مطمئنید که آنها دیدگاههای مفیدی دربارۀ بحث دارند و میخواهید که این دیدگاهها را با گروه حتماً درمیان بگذارند. سپس پشتیبانی خودتان را نشان بدهید؛ بگویید برای مطرح کردن این موضوع مهم سپاسگزارم. بهتر است که سعی کنید آنها را در یک جلسۀ گروهی به صحبت بکشانید تا اینکه بحث را نفر به نفر کنید. وقتی افراد را به صحبت در جلسات وامیدارید، میتواند از خرد جمعی تیم استفاده کنید، پس افراد میتوانند ایدهها و نظرات دیگران را مبنای کار خود قرار بدهند.
برای افراد امنیت ایجاد کنید تا پذیرای ریسک صحبت کردن باشند؛ اجازه ندهید قانون سلطان جنگل حکمفرا شود
جوِ امنیت روانی ایجاد کنید؛ همانطور که پروفسور هاروارد، امی ادموندسون، میگوید: «فضایی (ایجاد کنید) که افراد در آن برای ابراز افکار و احساساتشان احساس امنیت میکنند». در تحقیق مذکور یکپنجم شرکتکنندگان (19درصد) سعی در ایجاد این فضا میکردند. همانطور که دادهها نشان میدهد، کسانی که امتیاز بالایی گرفتند (با ضرایب 0.63، کامل 1.0 و گهگاه 0) عملکرد بهتری داشتند. یک تحقیق درخصوص میزان مؤثربودن تیمها در گوگل همین را نشان میدهد.
چند مثال؛ برای اینکه چنین فضاهایی ایجاد شود، از این جمله استفاده کنید: «یک ایدۀ مخاطرهآمیز دارم…» برای حمایت از کسانی که تلاش میکنند، بگویید از پیشنهاد شما خیلی ممنونم؛ و برای جلوگیری از کسانی که دیگران را مسخره میکنند، بگویید اصلاً نمیخواهم کسی در اینجا اینگونه صحبت کند.
دیدگاه مخالف را درنظر بگیرید. مثلاً اگر جلسه دربارۀ بالا بردن قیمت یکی از خدمات باشد، نشان بدهید که میخواهید بدانید اگر قیمت پایین بیاید چه اتفاقی میافتد. با این کار افراد واقعاً دلایل محکمی برای دیدگاههایشان ارائه میدهند. تاکتیک دیگری که میتواند برانگیزاندۀ واکنش آنها باشد این است که گاهی یک جواب احمقانه بدهید؛ ببینید که آیا افراد میگویند این اصلاً منطقی نیست؟ یا میتوانید از یکی از همکارانتان بخواهید که نقش مدافع شیطانصفت را بازی کند، تا آنها دلیل بیاورند و از دیدگاه مخالف دفاع کنند. اما مطمئن شوید که دیدگاه مخالف حتماً اظهار میشود.
چگونه در جلسات خوب بحث کنیم؟ (قسمت دوم)