تمام پروژه‌ها، خصوصاً پروژه‌های بزرگ و پیچیده، نیاز به اولویتبندی واضح دارند. گفتنش از عمل کردن به آن دشوارتر است. صرف‌نظر از اینکه چقدر یک پروژه فنی، خوب برنامه‌ریزی شده باشد، انتظار تغییر اولویت‌ها، نیاز مجدد به اولویتبندی و غافلگیر شدن را داشته باشید.
بااین‌حال نحوۀ اولویتبندی کارها بر موفقیت پروژه، مشارکت تیم و نقش ما به‌عنوان یک رهبر تأثیر می‌گذارد.
یکی از بزرگ‌ترین چالش‌ها برای مدیران پروژه و رهبران، اولویتبندی دقیق کار است که روزانه باید انجام شود. حتی اگر بهترین نرم‌افزار مدیریت پروژه را در دنیا داشته باشید، شما کسی هستید که اطلاعات را به ابزار وارد می‌کنید. حتماً نمی‌خواهید در پیدا کردن بالاترین اولویت هر پروژه گیر کنید. به‌علاوه اگر بخواهید مطمئن شوید هیچ‌کس بر اولویت‌های روز قبل کار نمی‌کند، باید پیگیر باشید و بینش درستی از پروژه داشته باشید.
برای اینکه کاربارِ [۱] تیم خود را مدیریت کنید، در اینجا ۶ مرحله برای اولویتبندی پروژه‌هایی که بخش‌های متغیر زیادی دارند ارائه می‌شود.
- فهرست تمام وظایف خود را جمع‌آوری کنید. تمام کارهایی را که فکر می‌کنید در یک روز انجام می‌دهید گردآوری کنید. نگران ترتیب آن‌ها و تعداد موارد پیش‌رو نباشید.
- ضروری را از مهم تشخیص بدهید. مرحله بعد در نظر گرفتن هر وظیفه‌ای است که نیاز به توجه فوری دارد. در مورد کاری حرف می‌زنیم که اگر تا آخر روز یا چند ساعت آینده تکمیل نشود، عواقب جدی خواهد داشت (نرسیدن به زمان تحویل به مشتری، نرسیدن به موعدهای انتشار و عرضه و غیره). بررسی کنید که آیا به دلیل وابستگی‌های اولویت‌دار وظیفه‌ای هست که برای آن همین الان باید کاری را تکمیل کنید؟
- ارزیابی ارزش. سپس کارهای مهم را در نظر بگیرید و مهم‌ترین کاری را که بیشترین ارزش را برای کسب‌وکار و سازمان شما دارد شناسایی کنید. تشخیص دقیق اینکه چه نوع وظایفی بالاترین اولویت را نسبت به دیگر وظایف دارد، روشی عمومی است. به‌طور مثال بر کارهای مشتری قبل از کارهای داخلی تمرکز کنید؛ تنظیمات رایانه جدید مدیرعامل را قبل از پیکربندی مجدد پایگاه داده‌ها انجام بدهید؛ پاسخ دادن به درخواست‌های پشتیبانی [۲] را قبل از نوشتن مواد آموزشی انجام بدهید و مانند آن. راه دیگر برای سنجش ارزش، بررسی این است که چند نفر تحت تأثیر کار شما هستند. به‌طور کلی، هر چه افراد بیشتری دخیل باشند یا تحت تأثیر قرار بگیرند، خطرات بالاتر است.
- ترتیب وظایف را بر حسب تخمین تلاش‌ها تعیین کنید. اگر وظایفی دارید که به نظر می‌رسند بسته به اولویتبندی باشند، برآوردهای خود را بررسی کنید و با وظیفه‌ای شروع کنید که به نظرتان تکمیلش بیشترین تلاش را نیاز دارد. متخصصینِ بهره‌وری، تاکتیک شروع با طویل‌ترین و خسته‌کننده‌ترین وظیفه را پیشنهاد می‌کنند؛ اما اگر احساس می‌کنید که قبل از تمام کردن وظایف کوچک‌تر، نمی‌توانید بر پروژه‌های ثقیل‌تر تمرکز کنید، پس به حس خودتان اعتماد کنید و همین کار را انجام بدهید. خط زدن یک وظیفه کوچک‌تر از لیست قبل از شیرجه زدن در بخش‌های عمیق‌تر می‌تواند انگیزه خوبی ایجاد کند.
- انعطاف‌پذیر و انطباق‌پذیر باشید. نبود اطمینان و تغییر اجتناب‌ناپذیرند. در نظر داشته باشید که اولویت‌های شما تغییر خواهند کرد و معمولاً وقتی تغییر می‌کنند که خیلی انتظارش را ندارید؛ اما ترفند این است که بر وظایفی متمرکز بمانید که متعهدید که آن‌ها را تکمیل کنید.
- بدانید که چه‌موقع باید دست از کار بکشید. احتمالاً نمی‌توانید همه چیز را در لیست خودتان انجام بدهید. بعد از اینکه وظایف خود را اولویتبندی کردید یا برآوردهای خود را بررسی کردید، وظایف باقیمانده را از لیستتان حذف کنید و بر اولویت‌هایی متمرکز بمانید که می‌دانید می‌توانید و باید که آن‌ها را در طی روز تکمیل کنید. سپس نفس عمیقی بکشید و با اشتیاق آماده باشید.
[۱] workload
[۲] Support ticket
