کار مدیران پروژه کم نیست. کارکنانی دارند که باید هماهنگشان کنند، منابعی که باید مدیریتشان کنند، پروژه‌ای که باید از ایده به عمل برسانندشان. مدیران پروژه مسئول نظارت بر کار هستند تا بتوانند به‌موقع و سریع به‌انجامش برسانند. هیچ‌یک از وظایفشان کم‌اهمیت نیست.
یک داستان عامیانۀ قدیمی هست که می‌گوید روزی مردی به سه مرد دیگری که یک دیوار آجری می‌ساختند نزدیک شد. به مرد اولی نزدیک شد و گفت: «چه می‌کنید؟» مرد، که معلوم بود آزرده است، گفت: «اَه! دارم آجر می‌گذارم.» مرد به کسی که دومین لایۀ آجری را می‌گذاشت نزدیک شد و گفت: «چه می‌کنی؟» او گفت: «با این آجرها داریم چیزی می‌سازیم. می‌دانم باید این آجرها را تا آن علامتی که روی زمین گذاشته شده صاف بچینم.» و به علامتی که چند متر آن‌طرف‌تر بود اشاره کرد. مردِ کنجکاو به سومین کارگر نزدیک شد و همان سؤال را پرسید. این‌بار سومین مرد سرش را بالا برد و با هیجان گفت: «اوه! ما داریم شگفت‌آورترین کلیسا را می‌سازیم! این بخشش یک دیوار داخلی است.» همین‌موقع بود که دو مرد دیگری که با آن‌ها صحبت کرده بود شروع به بحث کردن کردند که چرا آجر انتهای دیوار بیرون زده است. شخص سوم قدم پیش گذاشت و گفت: «نگران آجر نباشید؛ این یک دیوار داخلی است که بعداً با یک قطعه از نمای بیرونی پوشیده می‌شود.»
این داستان به دو نکته اشاره می‌کند: علاقۀ شخصی به یک پروژه جداً اهمیت دارد؛ همین‌طور به ما نشان می‌دهد که شناخت آنچه قرار است تحویل داده شود چقدر ضروری است؛ اینکه کسانی که در پروژه کار می‌کنند از آنچه می‌سازند چشم‌اندازی داشته باشند و دلیلش را نیز بدانند.
غالباً یکی از بزرگ‌ترین چالش‌ها در مدیریت ایجاد انرژی و بینش پیشروی است. به‌عبارت‌دیگر شفاف‌سازی هدف و اشتیاق‌آفرینی چالش درستی است و واکنشِ درستِ به این چالش ارتباطات صحیح است. وقتی آن چشم‌انداز به شیوه‌ای انتقال داده شود که افراد را با هدف و نیروی محرکه‌ای مشترک یکدیگر را همراهی کنند، معجزه‌ای رخ می‌دهد.
اما چگونه باید چنین کرد؟ ابزاری هست که همیشه کارساز است. ابزاری است که وقتی به‌درستی به‌کار گرفته شود می‌تواند امکان ارتباط با هرکسی در تیم را فراهم کرد و به آن‌ها به‌طور صوتی، تصویری و حسی آموزش داد. داستان ابزاری است که توجه افراد را جلب می‌کند و راهی برای ابزار احساسات، ادراکات و به‌یادسپاری است. ابزاری است که می‌آموزاند و به اذهان تیم شفافیت می‌بخشد و چشم‌اندازی واضح برای هر شنوندۀ داستان به‌تصویر می‌کشد.
هم‌چون مرد سوم داستان که اطلاع داشت چه می‌سازد، داستان نیز به تیم چشم‌اندازی نشان می‌دهد که وقتی به آخرین آجرِ بیرون‌زده رسیدند، با اشتیاق و ادراکشان از هدف، زمان و منابع باارزششان را صرف نگرانی دربارۀ آن نکند. سه سؤال برای یافتن سریع داستان چشم‌انداز:
- وقتی پروژه تمام شد چگونه خواهد بود؟
- چه هدفی در پس آن است؟
- تکمیل این پروژه چگونه به شرکت و اعضای تیم کمک می‌کند؟
با پاسخ به این سه سوال در ذهنتان داستان بینش‌آوری می‌سازید که ماحصل پیش روی شما را به تصویر می‌کشد. سپس این داستان چشم‌انداز را مکرراً به اطلاع همه برسانید. این داستان را در ابتدای پروژه قرار بدهید تا همه باهم هماهنگ شوند؛ این داستان را در ابتدای هر جلسۀ تیم نیز بیان کنید.
چند راهنمایی برای خلق داستان چشم‌انداز:
- داستان را شخصی کنید. اعضای تیمتان را در داستان بکشانید تا بتوانند خودشان را در قصه ببینند.
- رویکردتان عادی و روزمره باشد؛ نشان دهید که وقتی پروژه به موفقیت رسید امور چگونه به‌نظر می‌رسند. این کار برای تمام پروژه‌ها ممکن نیست؛ ببینید که آیا برای پروژۀ شما مناسب است؟
- دیگر نمونه‌ها را بررسی کنید، حتی از کسب‌وکارها یا پروژه‌های دیگرتان؛ پس نمونه‌هایی را بیابید که می‌توان از آن‌ها تقلید کرد.
بهترین مدیرها همیشه در جست‌وجوی ابزار جدیدی هستند که تیم آن‌ها را به مرحلۀ بعدی ارتقا بدهد. داستان‌ها ابزاری باستانی‌اند که بازنمایی آن در جهان حرفه‌ای مزیت‌های بسیاری داشته و دلیلش قدرت فوق‌العاده و وسعت پذیرش آن است. زمان صرف کنید و بر تفاوتی که داستان ایجاد می‌کند تأمل کنید. به این صورت، رهبری خواهید بود که هرکس برای دریافت بینش و شفافیت به او رجوع می‌کند.
در خط دید بخوانید:
