مدیریت تغییر در چرخۀ حیات مدیریت پروژه

در مقالۀ قبلی موضوع مدیریت تغییر را بحث کردیم.

معمولاً در تغییرِ محیط‌های کسب‌وکار، چرخۀ حیات مدیریت پروژه از اهمیت برخوردار است. پس در طی چرخۀ حیات پروژه وجودِ چند مؤلفۀ تغییر اجتناب‌ناپذیر است. چه یک مشتری به تغییر نیازمندی‌هایش نیاز داشته باشد چه مدیر درخواستِ تغییرِ اولویت‌هایش را داشته باشد یا اعضای تیم درخواستِ تغییر در نقش‌هایشان را داشته باشند، به فرایندِ مدیریتِ تغییرِ مؤثری برای به‌حداقل رساندن تأثیر تغییر بر پروژه نیاز است.

چگونه «فرایند مدیریت تغییر» را اجرا کنیم؟

مدیریت تغییر عبارت است از فرایند نظارت بر تغییرات و کنترل آن‌ها در محدودۀ چرخۀ حیات مدیریت پروژه. با اعمالِ مدیریت تغییر می‌توانید:

• تأثیر تغییرات را در پروژه کاهش بدهید؛
• ریسک‌ها و مشکلات جدیدی را که در اثر تغییراتِ رخ‌داده ایجاد می‌شوند شناسایی کنید؛
• مطمئن شوید که تغییرات بر ظرفیت پروژه در رسیدن به اهداف مطلوبش تأثیرگذار نیست؛
• هزینۀ تغییر را در محدودۀ پروژه کنترل کنید.

مدیریت تغییر از فرایندهای زیر تشکیل شده است:

قدم اول: شناسایی تغییرات

اولین قدم در فرایند تغییر تشخیص نیاز به تغییر است. هر عضو تیم اگر معتقد است که برای دستیابی به اقلام تحویلیِ تعیین‌شده با نیازمندی‌های مشتری نیاز به تغییر بخصوصی است، می‌تواند تغییر را پیشنهاد کند. بعد از تشخیص نیاز به تغییر، عضوِ تیم می‌تواند اطلاعات را در فرم درخواست تغییر [1] ثبت کند. این فرم معمولاً CRF نامیده می‌شود و تغییرات، اجراکنندگان، مزایا، هزینه‌ها و اثرات احتمالی تغییر بر چرخۀ حیات پروژه در آن مشخص می‌شوند. CRF برای بازبینی و تأیید به مدیر پروژه ارسال می‌شود.

قدم دوم: بازبینی تغییرات

مدیر پروژه برای تشخیص دلایل یا تأثیرات تغییر، آن را بررسی می‌کند. سپس تصمیم می‌گیرد که آیا تغییر برای تحویلِ موفقیت‌آمیزِ پروژه ضرورت دارد یا خیر. هرجا که می‌توان مانع از «خزش محدوده» شد، از تغییراتی که برای تحویل پروژه ضروری نیستند چشم‌پوشی می‌شود. (به‌طور مثال، اگر تغییر در طی چرخۀ حیات پروژه موجب افزایش تدریجی در محدوده شود).

اگر تغییر برای موفقیت پروژه ضروری باشد، مدیر پروژه یا درخواست را می‌پذیرد یا سعی در جلب موافقتِ CRF می‌کند. برخی از مواقع، مدیر پروژه برای تأیید درخواست‌های جزئیِ تغییر اختیار مستقیم دارد اما در بیشتر مواقع مدیر پروژه باید موافقت هیئت مدیران پروژه را برای تأییدِ CRF جلب کند.

قدم سوم: تأیید تغییرات

هیئت مدیرانِ پروژه جزئیات را در CRF بررسی می‌کنند تا تعیین کنند آیا تغییر باید اجرا شود یا خیر. درخواست تغییر برمبنای میزان خطر یا تأثیر یا مزایا و یا هزینه‌ای که برای پروژه دارد، ممکن است کاهش بیابد یا به تعویق بیفتد و یا تأیید شود.

قدم چهارم: اجرای تغییرات

مدیر پروژه تمام تغییرات را تأیید می‌کند و بعدازآن این تغییرات زمان‌بندی می‌شوند و متعاقباً اجرا می‌شوند. بعد از اجرا، مدیر پروژه کارهای مربوط به تغییر در پروژه را بررسی می‌کند تا مطمئن شود که وقتی که تغییر در ثبت‌نامۀ تغییر [2] بسته می‌شود، خروجی مطلوب حاصل ‌شود.

در طی فرایند مدیریت تغییر، مدیر پروژه می‌تواند با به‌روز نگه داشتن ثبت‌نامۀ تغییر، تغییرات را کنترل کند و در چرخۀ حیاتی مدیریت پروژه بر آن‌ها نظارت داشته باشد.

به‌این‌ترتیب با 4 قدم می‌توانید تغییرات پروژه را با دقت کنترل کنید و بر آن‌ها نظارت داشته باشید و شانس موفقیت پروژه را افزایش بدهید.

[1] Change Request Form

[2] Change register