مهارت گزارش نویسی از جمله مهارت‌هایی است که همه ما بر اهمیت آن تاکید داریم اما کمتر برای آن وقت می‌گذاریم. این درحالی است که مهارت گزارش نویسی در مقایسه با بسیاری از مهارتهای دیگر می‌تواند نقشی کلیدی در رشد و پیشرفت ما، چه در محیط درس و دانشگاه و چه در محیط کار داشته باشد.
شاید شما هم از جمله افرادی باشید که این گله را دارند که یکی از همکارانشان با وجودی که فعالیت چندان زیادی نمی‌کند اما بلد است به چه شیوه‌ای فعالیت‌هایش را گزارش و ارائه دهد که مهم جلوه کند و از این طریق پله‌های رشد و ترقی را با سرعت بیشتری طی می‌کند.
ما به چند دلیل قصد داریم مهارت گزارش نویسی را در متمم به صورت جدی مورد توجه قرار دهیم:
دلیل اول اینکه تمرین حل کردن در متمم و مشارکت در بحث‌ها خود شکلی از گزارش نویسی محسوب می‌شود و تسلط بر این مهارت می‌تواند به مشارکت بهتر و اثربخش‌تر دوستان متممی در بحث‌ها منتهی شود.
دلیل دوم اینکه مهارت گزارش نویسی یکی از مهارتهای مهم برای تولید هر نوع محتواست و هر یک از ما از تنظیم کوچک‌ترین سند‌های رسمی سازمانی تا نشر مطلبی کوتاه در شبکه‌های اجتماعی نیازمند آن هستیم.
دلیل سوم اینکه کمتر فعالیتی وجود دارد که بتواند در حد گزارش نویسی به رشد و پیشرفت شغلی کمک کند. مدیران ارشد با ارائه و تنظیم گزارش‌های قوی، هیات مدیره و سهامداران را راضی می‌کنند. مدیران میانی با تکیه بر مهارت گزارش نویسی می‌توانند فعالیت‌های خود را به شیوه‌ای بهتر و اثربخش‌تر ارائه و معرفی کنند و اجازه ندهند که تلاش‌هایشان در میان انبوه فعالیت‌های سازمان گم شود. کسانی هم که به تازگی وارد محیط کار می‌شوند به صورت جدی نیازمند مهارت گزارش نویسی هستند. معمولاً سرپرستان و مدیران فرصت کافی برای تنظیم گزارش‌ها ندارند و از سوی دیگر کارهای تخصصی‌تر را هم به سادگی به همکاران تازه‌وارد خود واگذار نمی‌کنند. گزارش نویسی یکی از فعالیت‌های اولیه در ورود به بسیاری از مشاغل است که متاسفانه اکثر ما به چشم یک فعالیت مهم و هدفمند به آن نگاه نمی‌کنیم و بیشتر آن را از جنس بیگاری کشیدن از نیروی تازه وارد در نظر می‌گیریم.
دلایل دیگری هم برای توجه ویژه و جدی به مهارت گزارش نویسی وجود دارند:
قبل از شروع بحث مهارت گزارش نویسی لازم است که گزارش را تعریف کنیم:
گزارش یک سند حاوی اطلاعات و دارای یک موضوع محوری مشخص است که برای ارائه به فرد یا افراد یا سازمان‌ها تنظیم می‌شود و از ویژگی‌های زیر برخوردار است:
* اطلاعات ارائه شده در گزارش دارای ساختار مشخص هستند.
* ساختار گزارش و محتوای آن بر اساس مخاطبان و دریافت‌کنندگان گزارش تنظیم می‌شود.
* مفروضات، داده‌ها، تحلیل‌ها، قضاوت‌ها و ارزیابی‌ها در آن به صورت مشخص و شفاف تفکیک شده‌اند.
* شکل و محتوای گزارش به شکلی است که بدون حضور نویسنده آن، با صرف حداقل زمان و انرژی برای مخاطب قابل درک و فهم باشد.
در اینجا برخی از نمونه‌های گزارش را که عموماً نیازمند تهیه و تنظیم آنها هستیم با هم مرور می‌کنیم:
* گزارش فعالیت‌های روزانه یا هفتگی چه در زندگی شخصی و چه برای ارائه به شرکت
* رزومه: رزومه در واقع گزارشی از زندگی و پیشینه ماست که برای ارائه به یک کارفرما تهیه و تنظیم می‌شود.
* حل یک تمرین: زمانی که یک تمرین را در کلاس درس یا در متمم حل می‌کنیم، صرف دانستن و فهمیدن جواب کافی نیست. بلکه با تشریح پاسخ خود، مسیری را که به پاسخ منتهی شده است گزارش می‌دهیم تا دیگران بتوانند آن را بشناسند و تحلیل کنند و ما هم بازخوردهای بهتری بگیریم.
* توصیه نامه: شاید برای شما هم پیش آمده باشد که بخواهید دوست یا همکاری را به سازمانی معرفی کنید. توصیه نامه هم شکلی از گزارش محسوب می‌شود. گزارشی که بسته به مخاطب آن ممکن است شکلی کاملاً رسمی و اداری گرفته یا در قالب یک ایمیل غیررسمی ارسال شود.
* پروپوزال دانشگاهی: زمانی که می‌خواهیم یک پروژه عملی دانشگاهی انجام دهیم یا یک فعالیت تحقیقاتی را آغاز کنیم، باید گزارشی آماده کرده و به استاد مربوطه ارائه کنیم تا بر اساس آن گزارش در مورد تایید یا عدم تایید آن پروژه تصمیم بگیرد.
* پروپوزال‌های تجاری و صنعتی: هر طرح تجاری یک نوع گزارش است. هر سندی که تلاش می‌کند یک کالا یا خدمت را به مشتریان بالقوه معرفی کرده و آنها را به خریداری و استفاده از آن محصول ترغیب کند، یک گزارش محسوب می‌شود.
* گزارش پیشرفت پروژه: مهم نیست که یک پروژه را برای سرپرست خودمان انجام می‌دهیم یا برای یک کارفرمای بیرونی. ممکن است مشغول تهیه کمپین تبلیغاتی برای شرکت خودمان باشیم یا در حال طراحی و تولید سایت برای کارفرما. ممکن است در حال تحقیقات بازار باشیم یا در حال آماده کردن کارگاه برای نصب ماشین آلات جدید. وقتی که اجرای پروژه نیازمند زمان نسبتاً طولانی است، سرپرست یا کارفرمای ما انتظار دارد که در مقاطع زمانی مشخص گزارشی از روند پیشرفت پروژه دریافت کند.
* گزارش‌های آماری: شرکتها به صورت گسترده نیازمند آمار و اطلاعات هستند. در دنیای امروز کسب اطلاعات به اندازه گذشته دشوار نیست. چالش و مهارت اصلی در دنیای امروز، ارائه اطلاعات در قالب گزارش‌های ساده و کاربردی و قابل فهم است. مهارتی که به دانش و تمرین زیاد نیاز دارد.
* گزارش جلسات (صورتجلسه): اسکات اسنیر در کتاب Stop the meeting (با لحنی طنزآلود) توضیح می‌دهد که بشر هرگز شیوه‌ای به هوشمندی برگزاری جلسات برای اتلاف وقت و هیچ کاری نکردن اختراع نکرده است. بخشی از این تقصیر را باید بر گردن گزارش نویسی ضعیف انداخت. گزارش نویسی حرفه‌ای، بی‌خاصیت بودن یا مفید بودن یک جلسه را به خوبی مشخص می‌کند و اجازه نمی‌دهد که چنین روندی در شرکتها رایج شود.
منبع: وب سایت متمم
