نگرش منبع‌محور (RVP) به PMO
وقتی که دربارۀ شکل‌گیری، ساختاردهی مجدد یا بازنمایی دفترهای مدیریت پروژه (PMO) صحبت می‌کنیم، معمولاً به تحویل یک مجموعۀ استاندارد از خدماتی که PMOها را با آن می‌شناسیم فکر می‌کنیم. شاید جویای بهترین روش‌ها برای پیاده‌سازی خدمات باشیم. اما راه بهتر آن است که مشکلات موجود را که نیاز به حل‌وفصل دارند شناسایی کنیم. این کار را باید با ترکیب تحلیل SWOT و Gap انجام داد.
راه سومی نیز وجود دارد و این راهی است که معمولاً مناسب PMOهایی است که قصد بهبود و بازسازی دفترهای مدیریت پروژۀ خود را دارند. راه سوم، نگرش منبع‌محور [۱] است که کسب‌وکارها می‌توانند آن را به‌عنوان بخشی از فرایند برنامه‌ریزی راهبردی خودشان برای دستیابی به مزیت رقابتی به‌کار بگیرند. این مدل در سال‌های ۱۹۸۰ تا ۱۹۹۰ بعد از مجموعه‌ای از مقالات با عنوان‌های «نگرش منبع‌محور به شرکت»، نوشتۀ Wernerfelt و «مهارت مرکزی شرکت»، نوشتۀ Prahalad و Hamel و «منابع شرکت و مزیت رقابتی مستمر» شکل گرفت. RBV بر این اصل استوار است که به‌جای بیرون‌نگری برای محیط‌های رقابتی نیاز به درون‌نگری برای یافتن منابع رقابت مزیتی وجود دارد. اما آیا باید این کار را با PMO نیز انجام داد؟ بله با همه‌چیز! چند بار شده که دفترهای مدیریت پروژه‌ای را دیده‌اید که سرسختانه و بی‌پروا با فرایندهای تحمیلی‌ای که به آن علاقه ندارند مقابله می‌کنند؟ یا دفترهای مدیریت پروژه‌ای که ابزار و روش‌های جدیدی برای کار معرفی می‌کنند اما می‌فهمند که مهارت‌های لازم را برای نگهداری و پشتیبانی از آن‌ها را ندارند؟ RVB تمام این‌ها را معکوس می‌کند و درعوض با اعتماد اعلام می‌کند که PMO، با اطمنیان به درستی رویکردش، درون‌نگری می‌کند تا منابعی را که دارد بشناسد و به بهترین شیوه، آن‌ها را برای موفقیت تجاری به‌کار می‌گیرد. ضمناً استفاده از فرصت‌های تیم، به یک شیوۀ جدید، عاقلانه‌تر و مطمئن‌تر است و پس‌ازآن کسب مهارت‌های جدید ضرورت دارد.
نگرش منبع‌محور به ما نشان می‌دهد که PMO باید منابع ‘VRIN‘ خود را شناسایی کند و به‌کار بگیرید تا ارزشی که را به شرکت تحویل می‌دهد بیشینه کند. منابع VRIN عبارت‌اند از: باارزشی (Valubale) ، نایابی (Rare)، بی‌نظیری(Inimitable) و جایگزین‌ناپذیری(non-substitutable) هستند.
باارزشی (Valuable)– این منابع در PMO ِشما می‌توانند برای سازمان شما ارزش بیاورند. منابع می‌توانند چه ملموس باشند (نرم‌افزار، ابزار، راهنمای آموزشی، روش‌ها) یا غیرملموس (شهرت، تخصص، دانش تخصصی، شبکه‌های ارتباطی).
نایابی (rare) – اینکه PMO ِشما فقط منابع باارزش داشته باشد کافی نیست. باید منابعی باشند که در دیگر حوزه‌های کسب‌وکار وجود نداشته باشند. اگر هم‌تایان شما در کسب‌وکار منابعی را داشته باشند که PMO ِ شما دارند پس چرا نزد شما آماده‌اند؟
بی‌نظیری (Inimitable) –اگر PMO یک تلاش موقتی است (مثلاً دفتر پروژۀ برنامه یا پروژه، به‌طور مثال)، شاید یافتن منابعی که باارزش و نایاب هستند کافی باشد. اما اگر PMO شما راهبردی است، باید بر تلاش‌هایی متمرکز باشید که بی‌نظیر هستند؛ به‌عبارت‌دیگر، منابع یا مهارت‌هایی داشته باشید که دیگر حوزه‌های کسب‌وکار نمی‌توانند به‌راحتی داشته باشند. تیم شما ممکن است از این مهارت‌ها، که به‌راحتی در بازار کسب نمی‌شوند، برخوردار باشند یا ممکن است حوزه‌هایی باشند که تیم دفتر مدیریت پروژه می‌تواند مؤثرتر از دیگران آن حوزه‌های کسب‌وکار را عملیاتی کند یا دیگر بخش‌های کسب‌وکار برایشان به‌صرفه نباشد که متحمل آن شوند.
جایگزین‌ناپذیری (Non-substitutable) – دفتر راهبردی مدیریت پروژه باید مطمئن باشد که منابعش به‌آسانی با دیگر منابعی که ازلحاظ راهبردی معادل آن‌ها هستند قابل‌جایگزینی نیستند. مثلاً اگر منابع شما همه برمبنای یک ابزار منفرد PPM هستند اما ابزار مشابه دیگری در سازمان به‌کار برده می‌شوند، PPM ِ شما به‌آسانی قابل‌جایگزینی با معادل آن هستند؛ همین ارزش تیم PMO ِ شما را به‌شدت کاهش می‌دهد.
وقتی PMO منابعِ VRIN ِخود را شناسایی کرد، باید خود را برحسب این منابع سازمان‌دهی کند؛ منابع، خودشان هیچ مزیتی را به سازمان اضافه نمی‌کنند. برای اینکه PMOها بتوانند منفعت رقابتی درازمدت برای سازمان داشته باشند، تیم PMO باید این منابع را به‌کار بگیرد و ارزشی را که به کسب‌وکار می‌دهند بهینه کنند.
خوب است تمام PMOها منابعِ VRIN ِخود را تشخیص بدهند و بیندیشند که چگونه از آن می‌توان برای بهینه کردن اثربخشی‌شان استفاده کرد. PMO شما چه تفاوتی دارد؟ این منابع برای سازمان شما چه تفاوتی را ایجاد می‌کنند؟ دراینجا چند نمونه تغییرات هستند که PMOهایی که با آن‌ها کار کردم متوجه آن شدند و درنتیجه بر منابعِ VRIN خود تمرکز کرده‌اند.
دفتر مدیریت پروژۀ الف: متوجه شد که مهارت‌های مالی‌اش به توانمندیِ مهارت‌های تیم مدیریت مالی نیست و منابع دو تیم هم‌پوشانی دارند. با تیم مالی کار کردند و مقداری از کار تحلیل مالی را محول کردند و کیفیت تحلیل را بهبود دادند؛ اما دفتر مدیریت پروژه بر نقاط قوتش تمرکز کرد.
دفتر مدیریت پروژۀ ب: فهمید که توانایی‌اش در مدیریت تجاری و مدیریت پروژه بسیار ارزشمند است. چند فرایند و خدمات کم‌ارزش را کنار گذاشتند و بر آموزش کار کردند؛ به کسب‌وکار کمک کردند که مهارتی را بپرورانند که به توسعۀ آن نیاز دارند.
دفتر مدیریت پروژۀ ج: مشاهده کردند که چشم‌انداز منحصر‌به‌فردی از پروژه و وابستگی‌های سیستمی کسب‌وکار دارند. این یک منبع VRIN محسوب می‌شود که به‌طور مؤثری استفاده نمی‌شود. تیم پیشنهادهای خدماتی جدید و گزارش‌هایی را برای کاهش ریسک تجاری و بهبود گردش‌کار و بهتر کردن برنامه‌های پروژه‌ای میان‌سلویی تعریف کرد.
منابع VRIN در PMO شما کدام هستند؟ نظرات خود را در بخش دیدگاه به‌اشتراک بگذارید!
در خط دید بخوانید:
[۱] resource-based view (RBV)
