ده دلیل شکست طرح‌ها و چگونگی تغییر آن‌ها
هیچ‌چیز آن‌طور که برنامه‌ریزی‌شده پیش نمی‌رود، و من فکر می‌کنم ۲ دلیل اصلی برای آن وجود دارد. اول اینکه جهان اهمیتی به برنامه‌ریزی‌های شما نمی‌دهد؛ اتفاقات پیش‌بینی‌نشده به‌طور مداوم سر راه شما قرار می‌گیرند و امیدها و انتظارات شمارا ناامید می‌کنند.
همین موضوع با دلیل دوم من ترکیب‌شده است: ما اهمیت و صحت این موضوع را می‌دانیم، اما هنگام برنامه‌ریزی و اجرای پروژه‌هایمان، به‌سرعت مفهوم آن را فراموش می‌کنیم. ما زحمت زیادی برای پروسه‌ی برنامه‌ریزی می‌کشیم، که باعث می‌شود برنامه‌ی خود را باور کنیم. بنابراین یک قانون ساده همواره وجود خواهد داشت: ” دومین علت شکست برنامه‌ریزی‌های شما، باور کردن برنامه‌هایتان است.”
ما چه‌کاری باید انجام دهیم؟ آیا فقط باید برنامه‌ریزی کنیم و امیدوار باشیم، آن‌ها به بهترین نحو عمل کنند و خود در گوشه‌ای بنشینیم و از بدی‌های جهان بگوییم؟
خیر. ما باید بهتر از این عمل کنیم. باید برنامه‌های خود را بر اساس درک برخی اشتباهات قبلی خودمان و افراد قبل از خودمان تنظیم کنیم. یک لیستی از ۱۰ موردی که ممکن است باعث اشتباهات در برنامه‌ریزی‌هایتان و راه‌حل‌هایشان در پایین، تنظیم به شرح زیر تنظیم‌شده است.
۱. مغالطه در برنامه‌ریزی
شاید به‌ناچار، شایع‌ترین علل شکست برنامه‌ریزی‌ها، نادیده گرفتن قانون هوفستادر در برآورد زمان، هزینه و یا منابع موردنیاز است. اغلب تفکر خوش‌بینانه‌ای در مورد آنچه در دسترس می‌باشد، حکم‌فرما است، اما در اثر فشارهای کاری و اعمال قدرت مدیران در سازمان شما (برای پروژه‌های داخلی) و یا فشارهای تجاری (وقتی مشغول به کار برای یک مشتری هستید) این موضوع نقض می‌شود.
راه‌حل: بررسی و تشکیل تیم مجزا برای بررسی
از اشخاص دیگری بپرسید و یا، اگر شما در برخورد با یک برنامه بزرگ و پیچیده هستید، یک تیم از افراد را به بررسی برنامه‌های خود با چشم شک و تردید، بگمارید. این موضوع می‌تواند به رفع هر دو علت مغالطه در برنامه‌ریزی، کمک کند. اول، همان‌طور که همه‌ی ما دست آورد های احتمالی خود را بیش‌ازحد برآورد می‌کنیم، معمولاً اکثرمان درک درست و واقعی‌تری از میزان کاری که دیگران می‌توانند انجام دهند داریم. این تیم، تصورات مافوق بشری از میزان کاری که شما می‌خواهید انجام بدهید ندارد. دوم، اگر خوش‌بینی بیش‌ازحدی به خاطر فشارهای تبلیغاتی و یا سیاسی برقرار است، تیم قرمز می‌تواند مکانیسمی برای مقابله با این فشارها ارائه دهد. این بررسی یک بخش ضروری در پروژه‌های با هزینه‌های بالا، حساسیت سیاسی، و یا سطح پیچیدگی بالا است.
۲. نادیده گرفتن گذشته
این موضوع که شما در بررسی درس‌های آموخته‌شده از پروژه‌های قبلی بسیار تلاش می‌کنید مهم است ( و اگر نیستید، باید باشید)، اما چه مقدار، نقد و بررسی‌های پروژه‌های دیگر را مطالعه می‌کنید و با اعضای ارشد تیم‌ها قبل از شروع پروژه‌ی جدید، صحبت می‌کنید؟ و هنگامی‌که به شما هشدار می‌دهند، چه مقدار به حرف آن‌ها گوش می‌دهید؟
یکی از دلایل معمول شکست، نگاه نکردن به گذشته و درس نگرفتن از آن است، که باعث می‌شود همان اشتباهات را تکرار کنیم. به یاد داشته باشید که جرج سانتایانای معروف، گفت: “کسانی که نمی‌توانند گذشته را به خاطر آورند، محکوم‌به تکرار آن‌اند.”
راه‌حل: چک‌لیست درس‌های یاد گرفته‌شده
انجام یک فرآیند عمدی برای بررسی تمام خاطرات مربوط، سوابق و داده‌ها بسیار مفید خواهد بود. چک‌لیستی از تمام شکست‌ها در برنامه‌ریزی که در بررسی‌های شما نشان داده می‌شود بسازید، و از آن برای بررسی و تنظیم نهایی برنامه‌ریزی خود استفاده کنید.
۳. تمرکز محدود
در بسیاری از مواقع ما با پروژه‌هایی مواجه می‌شویم که تبدیل به تمام زندگی‌مان می‌شود. ما به‌راحتی بیش‌ازحد بر روی آن‌ها متمرکز می‌شویم، به‌خصوص در مورد آنچه شما به‌عنوان شغل خود که مدیریت پروژه است می‌پندارید. این موضوع یعنی تمرکز بیش‌ازحد بر مسائل درون کار که ممکن است شمارا از عوامل خارجی غافل کند، و باعث نادیده گرفتن آن‌ها توسط شما شود.
راه‌حل: مشاهدات عمدی
سرخود را بالای دیوار ببرید و اتفاقات اطراف را مشاهده کنید. ببینید که در میان تیمتان، سازمان و ذینفعانتان، در محیط اجتماعی و تجاری‌تان چه اتفاقاتی در حال افتادن است. به دنبال گرایش‌ها و ترند های جدید و بکار بستن آن‌ها در کارهایتان باشید.
۴.نادیده گرفتن رقابت
در ارتباط با تمرکز محدود، یکی از منابع اصلی خطاهای برنامه‌ریزی، چشم‌پوشی از اقدامات افراد دیگر و یا سازمان‌هایی که، به نحوهای مختلف، در حال رقابت با شما هستند می‌باشد. انگیزه‌ی آن‌ها در دست گرفتن منابع، وارونه جلوه نشان دادن وضعیت شما، و یا تغییر موقعیت برای به دست آوردن وضعیت بهتر است. درحالی‌که تمرکز محدود شما به نیروهای خوب و یا خنثی و نادیده گرفتن رقابت به این بدخواهی‌ها قوت می‌بخشد.
راه‌حل: داخل شدن به ذهن رقبای خود
مانند یک بازی نقش‌آفرینی، خود را به‌جای رقبای خود بگذارید و استراتژی‌های محتمل برای مقابله با خود را در نظر بگیرید. حداقل به بعضی از افراد تیمتان وظیفه‌ی انجام تحقیقات اپوزیسیون بدهید تا بدانید که اگر در طرف مقابل شما بودند چه‌کاری انجام می‌دادند.
۵.توهم کنترل
ما معمولاً بر این موضوع باور داریم که بیشتر از میزانی که واقعاً شرایط را تحت کنترل داریم، آن را تحت سلطه‌ی خود ببینیم. دو چیز در ایجاد این توهم کنترل باهم ترکیب می‌شوند. اول تمایل به نادیده گرفتن حوادث و نیروهایی که خارج از کنترل شما هستند و دوم این باور که ما می‌توانیم اتفاقاتی که، درواقع، خارج از کنترل ما هستند را نیز کنترل کنیم.
راه‌حل: درک امکان اتفاق افتادن شکست
به دنبال نقاط بحرانی که در آن‌ها نقشه‌های شما ممکن است شکست بخورد، بگردید. هر چیزی را که می‌توانید کنترل کنید و بر بقیه‌ی عوامل تا جای ممکن نظارت کنید. در این صورت شما آماده برای عمل متناسب با هر تغییر و رویدادی هستید که ممکن است باعث شکست برنامه‌ریزی‌های شما شود.
۶.تکبر مورفی
قانون مورفی می‌گوید: “اگر چیزی ممکن است خراب شود، حتماً خراب می‌شود.” هرگز فکر نکنید که قانون مورفی برای شما صدق نمی‌کند.
راه‌حل: قبل از مرگ
قبل از اینکه طرح خود را نهایی کنید – و قطعاً قبل شروع اجرای آن- به اینکه شکست کامل چه شکلی خواهد بود فکر کنید. لیستی از تمام عواملی که ممکن است در آن‌ها اشتباه به وجود بیاید تهیه کنید و به هرکدام جداگانه، با اولویت‌بندی، رسیدگی کنید. (یکی از گام‌های مدیریت ریسک)
۷.فشار قهرمان بودن
آیا تابه‌حال برای پذیرش یک چالش قهرمانانه اما غیرممکن وسوسه شده‌اید؟ به این موضوع فشار قهرمان بودن می‌گویند، و این‌یکی از صفات خاص مدیران پروژه است. چه به خاطر هیجان، لذت بردن از حس موفقیت، دوستدار مورد پرستش واقع‌شدن و یا هر سه‌ی آن‌ها باشد. تسلیم وسوسه شدن در این موارد باعث از بین رفتن تلاش‌ها و خطر بالای شکست است.
راه‌حل: وکیل عاقل
درک فشار قهرمان بودن تا مراحل آخر، زمانی که دیگر دیر شده است، واقعاً سخت است.اما دوستان و همکاران شما از نشانه‌های آن می‌توانند این موضوع را پیش‌بینی کنند. راه‌حل این است که یکی از دوستان یا همکاران مورد اعتماد خود را به‌عنوان یک مربی انتقادی در کنار خود داشته باشید تا بتواند به شما هشدار دهد.
۸.مطرح‌شدن موارد موردنیاز
جهان تغییر می‌کند، و افراد ذهنیت خود را تغییر می‌دهند و متوجه می‌شوند چیزی که می‌خواستند اشتباه بوده است. چیزی که راه‌اندازی کرده‌اند دیگر چیزی نیست که می‌خواهند یا نیاز دارند. بعضی از افراد حتی می‌خواهند از این موقعیت نیز استفاده کنند. فرض کنید پروژه‌ای دارید و به شما می‌گویند “آیا می‌توانی فقط…” این ۳ کلمه کلماتی است که یک مدیر پروژه بیشتر از همه‌چیز از آن ترس دارد.
راه‌حل: کنترل تغییر به‌صورت رسمی
به‌صورت مداوم چیزهایی که نیاز به بررسی دارد بررسی کنید و زمانی که فرصت موردنظر به وجود آمد، از طریق فرایند رسمی ایجاد تغییر، تغییرات را اعمال کنید و کنترل را انجام دهید.
۹.اثر پیچیدگی
ما معمولاً زمان، بودجه و منابع در دسترس خود را نسبت به کار موردنظر و یا وابستگی متقابل آن‌ها، دست‌کم می‌گیریم. برخلاف تمرکز محدود، که ما پیچیدگی‌های موردنیاز را نمی‌بینیم، در اینجا آن‌ها را ساده می‌کنیم و اثر پیچیدگی هنگامی‌که افراد شروع به کار با یکدیگر کنند، یا کار بین سازمانی آغاز می‌شود. برای مثال فرض کنید که مذاکره با ۲۰ نفر به دو برابر زمان مذاکره با ۱۰ نفر احتیاج دارد، درحالی‌که احتمالاً ۴ برابر آن طول می‌کشد.
راه‌حل: ساده کردن
جریان‌های کاری مستقل را از هم جدا کنید و بین آن‌ها رابطی بسازید. به این صورت شما چند پروژه‌ی ساده‌ی کوچک در کنار هم به‌جای پروژه‌ای بزرگ و پیچیده دارید. در این حالت معمولاً درک درست‌تری از زمان و منابع موردنیاز داریم و احتمالات بهتر می‌توانیم در نظر بگیریم.
۱۰.قوهای سیاه
نسیم نیکولاس نویسنده‌ی اثر قوهای سیاه از اثری با همین نام استفاده کرده است. درواقع این اثر اشاره به حوادث نامعلوم در آینده دارد که ما را درگیر خود می‌کند. ریسک در برنامه‌ریزی این است که بر چیزهایی که می‌دانیم تمرکز کنیم و بیش‌ازحد به آن‌ها اعتماد کنیم.
راه‌حل: هدف فرمانده
در مواجهه با عدم قطعیت و تغییر سریع، باارزش‌ترین واحد از اطلاعات شما هدف شما است: شما چه چیزی را بیشتر از همه‌چیز می‌خواهید ؟ در زبان نظامی، به این “قصد فرمانده” می‌گویند و به هر افسر زمینه‌ی تصمیم‌گیری در صورت تغییر شرایط میدان جنگ و ناتوانی در برقراری ارتباط با فرمانده خود را می‌دهد. تعریف پروژه شما؛ هدف و اهداف حامیان و یا هیئت‌مدیره، به‌عنوان هدف فرمانده به شما خدمت می‌کنند.
نتیجه‌گیری
اجازه ندهید که برنامه‌ریزی شما به‌عنوان منبع غیرضروری در شکست پروژه سهیم باشد. هر یک از ۱۰ راه‌حل ارائه‌شده، می‌تواند راه‌حل مشکلات متعددی که درراه برنامه‌ریزی برای شما پیش می‌آید باشد. درنهایت هر کاری که انجام می‌دهید، مشکلات برنامه‌ریزی را به‌عنوان دلیلی برای عدم برنامه‌ریزی نبینید. برنامه‌ریزی یکی از اسرار مهم موفقیت است. به یاد داشته باشید: ” بزرگ‌ترین شکست در برنامه‌ریزی، برنامه‌ریزی نکردن است.”
