رهبری پروژه در طی سال‌ها تغییر کرده است.
پانزده سال پیش اگر کسی قصد داشت مدیر پروژه خوبی باشد، لازم نبود رهبر پروژه خوبی نیز باشد. البته ویژگی‌های اساسی و جنبه‌های ثابت مدیریت پروژه همچنان بی‌تغییر مانده‌اند. به‌طور مثال امروز نیز مثل همیشه صداقت و درستی را در یک رهبر ارج می‌نهیم؛ هنوز برای افرادی که به تیم الهام می‌بخشند و آن را متحد می‌کنند و مدیری که می‌تواند به راحتی پل‌هایی مابین تیم، مشتری و ذینفعان بسازد، ارزش قائلیم.
به‌هرحال چهره‌ی جدید مدیریت پروژه در حال تغییر (یا بلوغ) است زیرا مجبور به انطباق راهکارها و شیوه‌های فعلی‌مان با کسب‌وکار هستیم. ازجمله تغییراتی که باید با آن منطبق شویم، تنوع فرهنگی اعضای تیم‌ها و حوزه‌های زمانی پروژه‌ها است؛ برخی از اعضای تیم هیچ‌وقت همدیگر را ملاقات نمی‌کنند. به‌علاوه افراد انتظار دارند که با خودمختاری بیشتری کار کنند و در بحث‌های مرتبط با اهداف و نیازهای مشتری کاملاً مشارکت داده شوند.
از دیگر تغییرات اخیر و تأثیرگذار بر مدیریت، سریع بودن تغییرات به دلیل فناوری، سرعت گرفتن تکامل تجاری مشتریان و نیاز پاسخگویی به تقاضای بازار است. درنتیجه چالش رهبران پروژه و تیم‌های آن‌ها، ارائه و اعمال سریع راهکارهای کارآمدی است که منافع طولانی‌مدت ایجاد می‌کنند. همچنین رهبران و تیم‌ها باید نسبت به تقاضاهای تغییر در روند یک پروژه انعطاف‌پذیری بیشتری داشته باشند و شخصاً توانایی پاسخگویی زمانمند به ایمیل‌ها و پرسش‌وپاسخ‌ها، در حین «کار عمیق» [1] و مؤثر را داشته باشند.
مشکل از همین‌جا شروع می‌شود! زیرا بسیاری از متخصصین پروژه در گذشته مانده‌اند و با سازگاری با دنیای کسب‌وکار مدرن دست‌وپنجه نرم می‌کنند.
در ادامه به سه نیاز (و چالش) از بزرگ‌ترین نیازها و چالش‌های رهبری در جهان کسب‌وکار امروز می‌پردازیم:
- بهینه‌سازی زمانی و انجام کار به‌طور متمرکز
جهان امروز مملو از وقفه‌های بی‌پایان است و مدیران پروژه باید ازیک‌طرف به تقاضاهای فوری پاسخگو باشند و از طرفی دیگر زمان خود را حفظ کنند و قادر به کار تک‌وظیفه‌ای در بیشتر وظایف مهم خود باشند. متأسفانه بیشتر مدیران پروژه‌ای که با آن‌ها ملاقات می‌کنیم، در تقلای تمرکز بر اقدامات پیشگیرانه و ایجاد بلوک‌های زمانی برای انجام کار عمیق بازمانده‌اند، تا اینکه به اضطرار می‌افتند و شاید در خلوت خود آرزوی قهرمانی را دارند که آتش مشکلات را خاموش کند. نتیجه نامطلوب این رویکرد، مدیریت واکنشی پروژه است که در آن وقت‌گذاشتن برای بخش‌های مهم پروژه، مانند تیم، درک کسب‌وکار مشتری، مکالمات دشوار و کاهش امور پرخطر، برای مدیران سخت است.
برای بهره‌ور بودن (نه‌فقط فعال بودن)، مدیران پروژه باید بیاموزند که زمان خود را حفظ و بهینه کنند.
- درک کسب‌وکار مشتری
همیشه درک زمینه کاری مشتریان برای مدیران پروژه اهیمت داشته؛ اما این روزها به دلیل رقابت افزاینده و دنیایی که به‌سرعت درحرکت است و نیاز به آگاهی فرهنگی ما از مشتری، ضرورت بیشتری یافته است. شرکت‌ها به‌شدت بر محصولات و خدمات مبتکرانه متکی هستند، چراکه اگر خود را به این سرعت نرسانند از مشتریان نمره منفی می‌گیرند.
بعضی معتقدند نیاز نیست مدیران پروژه برای تحویل یک پروژه در موضوع آن متخصص باشند. شاید؛ اما نتیجه این است که هیچ‌گاه رهبر نمی‌شوند. مدیران پروژه بدون تخصص در موضوع می‌توانند کار مطلوب مشتری را تحویل بدهند، اما هیچ‌گاه قادر به شریک‌شدن با مشتری، به‌چالش‌کشیدن چشم‌اندازهای آن‌ها، کمک به آن‌ها در تصمیم‌گیری‌های مهم تجاری و درک ضرورت انطباق حیطه کاری آن‌ها با هدف تولید ارزش تجارتی نخواهند بود.
برای کسب این توانمندی‌ها، مدیران پروژه باید فکر مشتریان خود را بخوانند و بفهمند که موفقیت واقعاً چیست و هدایت‌کنندگان واقعی تجارت چگونه هستند؛ این‌گونه خود را با مشتری یکی می‌بینند، نه مجزا. به‌علاوه وقتی دلیل تجاری مناسبی وجود داشته باشد، آن‌ها انعطاف‌پذیرتر و بیشتر پذیرای تغییرات «برحسب حیطه» خواهند بود.
- تعامل و مشارکت واقعی
افراد همیشه اهمیت همکاری گروهی را تصدیق می‌کنند. اما اگر از آن‌ها بخواهید پروژه‌های خود را شروع و برنامه‌ریزی کنند، اکثراً همان رویکردهای قدیمی و ازمدافتاده را به‌کار می‌گیرند؛ بدون کمک از کسی، در Microsoft Project یک نمودار گانت با جزئیات بسیار می‌سازند. این شیوه برای یک مدیر پروژه‌ی مدرن امروزی به‌قدر کافی تعاملی نیست.
رویکرد بهتر، گردآوری افراد در یک کارگاه و یک جلسه‌ی شروع پروژه است (چه به‌طور رودررو، چه مجازی) تا اقلام تحویلی، حیطه، اهداف، و دستورالعمل‌های اساسی تعریف شوند و برنامه‌ای ساخته شود که از یک نقطه رویداد (مایلستون) سطحِ‌بالا آغاز شده و به جزئیات پیشروی می‌کند.
اگر تیم، مجازی است، ایجاد مجموعه‌ای از روش‌های کاری تعاملی، اهمیت مضاعفی دارد؛ همراه‌شدن با کسی که کیلومترها از شما دور است دشوارتر است. امروزه مدیران پروژه می‌دانند برای کسب نتایج مناسب از تیم‌های از راه‌دور، باید تلاش مضاعفی داشته باشند. به همین دلیل یک مدیر کاردان حتماً برای تیم‌سازی و بحث در مورد نحوه‌ی انطباق افراد باهم و انتظارات آن‌ها از یکدیگر زمان صرف می‌کند. ازاین‌رو، تمرکز تیم‌های از راه‌دور بر مدیران پروژه‌ای است که می‌توانند رهبران خوبی باشند.
مدیران پروژه باید دائماً در تکامل و تطبیق با شرایط متغیر محیط‌ها، مشتریان و تیم‌های خود باشند. به‌خصوص یک رهبر مدرن امروزی باید تیم‌هایی را که از راه‌دور کار می‌کنند، به مشارکت و تعاون وادارد؛ نیازهای تجاری نهایی مشتری‌شان را درک کند،و وقت اعضای تیم را برای کار تک‌وظیفه‌ای بر مهم‌ترین وظایفشان آزاد بگذارد. هرچند که تمام مدیران پروژه و رهبران تیم هنوز در این حد نیستند، اما همه‌ی ما می‌توانیم فرصت آن را داشته باشیم!
[1] deep work
