مدیریت زمان، فقط به معنای زمان‌بندی نیست
شما که یک مدیر پروژۀ باتجربه یا یک مدیر پروژۀ آینده‌دار و مشتاق هستید می‌دانید که مدیریت انجام امور چقدر اهمیت دارد. با تکمیل وظیفه‌ها پروژه‌ها را به‌جهت مستقیم هدایت می‌کنیم.
اما بیشتر اوقات وقت خود را صرف مدیریت کار می‌کنیم تا مدیریت زمان موردنیاز برای تکمیل کار.
نظر شما چیست؟ تجربیات خود را با ما در انتهای همین صفحه در میان بگذارید.
مدیریت کار
مدیریت کار ضروری است. ما مدیران پروژه باید چندین وظیفه را باهم پیش ببریم. مدیران پروژه در هرکاری که به نظارت و کنترل امور مربوط می‌شوند دخالت دارند:
- بسط برنامه‌های پروژه و ایجاد زمان‌بندی‌هایی که با اعضای تیم به‌اشتراک می‌گذارند؛
- حفظ روابط و وابستگی‌های میان وظایف؛
- بالا نگه‌داشتن اعتمادبه‌نفس تیم تا تیم بتواند مؤثر باشد و برای تکمیل کار همکاری کند؛
- پشتیبانی از اعضای تیم و اطمینان دادن به آن‌ها که مهارت‌هایشان برای انجام کار لازم است؛
- تصمیم‌گیری؛
- پیگیری و گزارش پیشروی؛
- عملکرد صحیح درجایی که پیشروی طبق‌انتظار نیست.
تمام این فعالیت‌های مهم به مدیریت کار پروژه مربوط است. اما وقتی زمان محدود است، توازن تلاش‌ها در مدیریت زمان اهمیت می‌یابد.
مدیریت زمان
مگر در یک روز چقدر زمان است؟ توانایی در مدیریت مؤثر زمان به معنای انجام بیشتر وظایف مهم است. مدیریت زمان همیشه یک توازن است؛ شاید در این هفته اتفاقی بیفتد که پیش‌بینی‌اش نکرده بودید و نتوانید مانع آن شوید.
حامی مالی شما از شما می‌پرسد که آیا اسلایدهای فلان جلسۀ مهم را آماده کرده‌اید؛ هرچند شما واقعاً دلتان می‌خواهد که بگویید خیر و بر کار تحویل پروژه‌تان متمرکز نشوید، نمی‌توانید چنین کنید و سیاست‌های اداره را دنبال می‌کنید!
به این دلیل است که دانستن نحوۀ مدیریت زمانی که صرف انجام وظایف پروژه می‌شود، به‌اندازۀ انجام خود وظایف اهمیت دارد. در ادامه چند راهنمایی برای این کار مطرح می‌شود.
تعیین موعدهای مقرر برای وظایف
می‌توان موعدهای مقرر را تعیین کرد، حتی اگر دلخواه و غیراجباری باشند. اعضای تیم را به تعیین موعدهای مقرر برای خودشان و تعهد به این موعدهای مقرر وادارید.
موعدهای مقرر خودتان را تعیین کنید و به آن‌ها متعهد بمانید. موعدهای مقرر مثل راهی برای سنجش پیشروی ما هستند. اگر فایده دارد، به خودتان بعد از رسیدن به موعد مقرر پاداشی بدهید. پیشروی خود را بر نمودار گانت یا برنامۀ زمانی پروژۀ خود پیگیری کنید.
اگر می‌خواهید حتماً مدیریت زمان را دست انجام بدهید و گرفتار تعویق افتادن نشوید، بهترین راه عمومی کردن موعدهای مقرر است (حتی اگر فقط این موعدها تاریخی‌هایی باشند که انتخاب کرده‌اید).
از تیم بخواهید که این تاریخ‌ها را رعایت کنند. عواقب نرسیدن به این موعدهای مقرر را شفاف کنید، چه برای خودتان و چه برای تیمتان. رسیدن به موعدهای مقرر را برای خودتان به یک ضرورت بدل کنید.
از نیازمندی‌ها بکاهید
شاید انتظار شنیدن این راه را نداشتید. پیشنهاد نمی‌شود که وقتی درحال کار بر یک پروژه هستید، نیازمندی‌های پروژه‌ها را کم کنید؛ نمی‌توانید این کار را بدون فرایندهای مناسب کنترل تغییر و اجازه از حامی مالی‌تان انجام بدهید.
اما می‌توانید برای کار خود نیازمندی‌ها را به سرراست‌ترین و مختصرترین شیوه انجام بدهید؛ به‌این‌معنا که ریزکاری‌های غیرضروری را کنار بگذارید، هرچند لازم است که مستند شما ظاهر خوبی داشته باشد و کاملاً همه‌جانبه و دقیق باشد، لازم نیست یک قطعۀ هنری باشد که وقت شما را یک هفته می‌گیرد. مادام اینکه برای هدف شما مناسب و مطابق استانداردهاست کافی است.
فکر کنید که کجا می‌توانید با کم کردن کار موردنیاز برای تکمیل فعالیت‌هایتان زمان بیشتری را حفظ کنید. شاید نتوانید زمان زیادی را حفظ کنید اما معمولاً چیزی هست که بتوانید از آن بکاهید.
متمرکز بمانید
متمرکز ماندن بسیار دشوار است. در یک روز کاری عادی عامل‌های زیادی هستند که برهم‌زنندۀ تمرکزند: دریافت ایمیل‌ها، افرادی که اطراف میز شما می‌آیند، یادآوری‌های فوری به حامی مالی که جلسه را فراموش کرده یا دعوت از او در آخرین لحظه…
تمام تلاشتان را بکنید که لیست وظایف روزانۀ خود را پیگیری کنید و به فعالیت‌هایی که قصد انجام آن‌ها را داشتید عمل کنید. اگر بتوانید کاری را که امروز در لیستان وجود دارد تکمیل کنید می‌توانید هر روز این کار را انجام بدهید و استوار دربرابر عوامل برهم‌زنندۀ تمرکز بایستید!
وقتی که عوامل برهم‌زنندۀ تمرکز در طی روز رخ می‌دهند، دیپلماتیک رفتار کنید اما برای موقعیت‌هایی که مجبورید، آمادگی نه گفتن را داشته باشید تا بتوانید تمرکز خود را حفظ کنید و مطمئن باشید که می‌توانید هر کاری را تکمیل کنید!
وقتی که زمام تمرکزتان را در دست‌های خودتان می‌گیرید، هدفمندانه عمل می‌کنید، و وظایف وقت کمتری می‌گیرند.
زمان را اولویت‌بندی کنید
درنهایت زمانی را که صرف فعالیت‌ها می‌کنید اولویت‌بندی کنید. وظایفی که فوریت و ضرورت جدی دارند باید همیشه در لیست شما اول باشند (و خود شما هم از خلاص شدن از آن‌ها احساس بهتری می‌یابید.)
پس‌ازآن وظایف فوق مهم هستند که فوریت ندارند. این‌ها امور مهمی برای پروژه هستند اما شاید برخی از آن‌ها را به‌تعویق بیندازید زیرا موعد مقرر آن‌ها هنوز نرسیده است. آن‌قدر وقت را تلف نکنید که آن‌ها فوری شوند؛ تمام تلاشتان را بکنید که امروز تکمیلشان کنید.
درآخر لیست وظایف کم‌اهمیت هستند که فوریت ندارند. می‌توان هر کاری را که فوری نیست و ضرورت هم ندارد به‌تعویق انداخت. با اولویت‌بندی وظایف روزانه‌تان و زمانی که صرف وظایف می‌کنید، راحت‌تر به کارهای ضروری و فوری دسترسی می‌یابید.
طبیعتاً نتیجۀ متمرکزتر ماندن، انجام کارهای پرضرورت، اولویت‌بندی زمانی و تعیین موعدهای مقرر، بازدهی روزانۀ بیشتر است. بااین‌همه زمان کمتری را برای جست‌وجو در رسانه‌های اجتماهی و گپ زدن با همکارانتان هدر کنید. وقتی همه چیز اهمیت دارد، چگونه اولویت‌بندی کنیم؟
مدیریت زمان ملزم به ایجاد توازن است. اگر نیاز به زنگ‌تفریحی در فشار کاری روزانۀ خود دارید، ۵ دقیقه وقتتان را صرف گشتن در فیس‌بوک کنید یا با همکاری یک فنجان چای بنوشید و دربارۀ تعطیلات آخر هفته‌تان صحبت کنید.
باید زمان خود را متوزان کنید تا برای رسیدن به سرعت کار ظرفیت کافی داشته باشید. ترفندش این است که اجازه ندهید که این زنگ‌تفریح‌ها به ده دقیقه یا بیست دقیقه یا بیشتر افزایش بیابد.
متعهد به حفظ تمرکز و مدیریت زمان خود باشید. تأثیر ابزار مدیریت پروژه را در مدیریت زمان دست‌کم نگیرید. دربارۀ ابزار مدیریت پروژه بخوانید:
ده نکته برای انتخاب ابزار مدیریت پروژه
یک راهنمایی سریع برای ابزار مدیریت پروژه
پنج ابزار مدیریتی که بهتر است تیم شما از آن‌ها استفاده کنند
