چرا مدیران پروژه به مهارت داستان‌سرایی نیاز دارند؟
شنیدید که مدیران پروژه باید داستان‌سراهای خوبی باشند؟ خوب! بگذارید این داستان را برایتان بگویم! هنر داستان‌سرایی یا روایت داستان برای یک رهبر خوب شدن ضرورت دارد. چه تیم پروژه‌ی خود را آماده می‌کنید و تیم و پروژه‌های خود را به مدیران اجرائی ارائه می‌دهید و چه با مشتریان داخلی و خارجی ارتباط برقرار می‌کنید، معمولاً با داستان‌هایی که می‌گویید به موفقیت دست می‌یابید.
در ادامه دلایلی را می‌گوییم که اهمیت داستان‌ها را در هدایت تیم‌های پروژه اثبات می‌کند و به این می‌پردازیم که چگونه این مهارت خود را پرورش دهید.
- تیم پروژه‌ی خود را آماده کنید
داستان‌ها بخشی از فرهنگ تیم‌های پروژه هستند، یک مدیر پروژه‌ی گرم‌وسرد کشیده، می‌تواند از داستان‌ها برای آماده‌سازی تیم و ایجاد ارزش اخلاقی بین اعضای تیم استفاده کند. به‌علاوه برای اشکال‌یابی قدرت داستان مثل یک کاتالیزور است.
یک راه مؤثر برای داستان‌سرایی استفاده از تجربه خود است. به‌طور مثال زمانی یک مسئول قرارداد باتجربه IT به من گفت که هر جا بروید با آدم‌های یکسانی سروکار دارید. صورت‌هایشان تغییر می‌کند، اسم‌های آن‌ها تغییر می‌کند، محل آن‌ها تغییر می‌کند، اما انگار همان افراد هستند. این داستان به من آموخت که رویکردم را نسبت به افراد و موقعیت‌ها بر مبنای تجربه‌ام با افراد و شرایط مشابه درگذشته قرار بدهم.
وقتی داستان‌هایی را در مورد تجربه خود به اشتراک می‌گذارید و اعضای تیم خود را برای انجام آن تشویق می‌کنید، هرکسی می‌تواند راهکاری را در داستان‌های مبارزات شما پیدا کند. منظور این نیست هر بار که تیم تکان خورد یک داستان تعریف کنیم. منظور توانایی در گفتن داستانی از پروژه‌ی قبلی به شیوه‌های زیر است:
- صحبت در مورد یک موضوع مشابه در شرایط مشابه- آن را به نکات کلیدی خلاصه کنید.
- ارتباط دادن موقعیت قبلی با موقعیت فعلی.
- طراحی راهکارها بر مبنای آنچه در پروژه‌های گذشته انجام شده و مجدداً قابل به‌کارگیری است.
- راه‌اندازی پروژه‌های جدید
دانستن چگونه گفتن یک داستان مهیج خصوصاً وقتی مفید است که پروژه‌های جدید را راه‌اندازی می‌کنید. شاید با فنّاوری درصدد ایجاد یک ابتکار هستید یا سعی در متقاعد کردن یک مشتری خارجی پرسود داشته باشید، به‌هرحال به این مهارت نیاز دارید. بهترین کارکنان فروشی که می‌شناسم، داستان‌سرایان یا مجریان حرفه‌ای هستند. آن‌ها این مهارت را در «مدرسه‌ی خریدوفروش» یاد نگرفتند، بلکه یا استعداد ذاتی آن را دارند یا مهارتی است که برای آن سخت تلاش کردند. همین در مورد مدیران پروژه نیز صادق است. به‌عنوان یک مدیر پروژه باید مهارت داستان‌سرایی را پرورش دهید و برای منفعت خود به‌کار ببرید.
با این معیارها دست‌به‌کار شوید:
- راه‌حل خود را با اصطلاحاتی که ادراک آن آسان است، توضیح بدهید.
- افرادی را که در حوزه‌ی کسب‌وکار هستند جذب کنید- در مورد موضوعاتی داستان بگویید که برای سازمان‌ها اهمیت دارند، مثلاً این‌گونه: «در اینجا راهکاری هست که با آن می‌توانید درآمد داشته باشید یا در هزینه خود صرفه‌جویی کنید».
- با افزودن ابزار کمکی بصری و تصویری به ارائه خود، مانند عکس‌ها، نمودارها، ویدئوها، الگوواره‌های محبوب اجتماعی یا مدل محصولات، به داستانتان حیات ببخشید.
مدیر پروژه، وقتی‌که پروژه‌های جدید را راه‌اندازی می‌کند، نیاز ندارد که کاسب باشد. اما اگر معیارهای اساسی و قدرت داستان‌سرایی را بشناسد، شانس بیشتری در اخذ موافقت برای پروژه‌های تیم خود و رساندن آن به بهترین کیفیتش را دارد.
- ارائه‌هایی در سطح مدیران اجرائی ایجاد کنید
طی کردن یک مسیر طولانی برای رفتن به اتاق مدیرعامل برای یک ارائه، وحشت را در دل هرکسی می‌اندازد. توانایی در داستان‌سرایی (یا آشنایی با چند شگرد یدک و قابل‌اعتماد) به مدیر پروژه فرصت می‌دهد ارائه‌های خوبی داشته باشد. داستان‌ه خوب بهتر است یا چند نکته بولت‌دار خسته‌کننده که همه‌جا برای تزئین نمایش اسلایدها به کار می‌روند؟ این نکته‌های خسته‌کننده را با نکات جاذب و برجسته‌ای که مدیران نیاز به دانستن آن دارند جایگزین کنید.
- نمانام (برند) تیم پروژه‌ی خود را بسازید
همانطور که سازمان‌ها نمانام‌هایی دارند، تیم‌هایی که در این سازمان‌ها هستند نیز نمانام خود را دارند. داستان‌سرایی، کلیدی برای ساخت نمانام تیم پروژه است. در فضای ادغام و تملک (M&A) امروزی و دیگر عدم قطعیت‌های موجود در فضای سازمانی، بسیار مهم است که تیم‌های پروژه، خود را از بخش‌های دیگر سازمان متمایز کنند.
بعضی از مدیران پروژه با این مدل جدید مقاومت می‌کنند زیرا معنای این مدل «با یک دست دادن و با یک دست گرفتن» است. اما مدیران پروژه‌ای هستند که در این محیط جدید رشد کرده‌اند؛ زیرا می‌توانند داستان جالبی تعریف کنند که مثلاً چرا تیمشان باید مسئولیت پروژه‌های وب شرکت را به عهده بگیرد. با گفتن داستان‌هایی در مورد پروژه‌های قبلی تیمشان موفق به این کار می‌شوند؛ داستان‌های آن‌ها شامل این موارد است:
- یک داستان در مورد مشکل فنی و چگونه حل آن
- چگونگی موفقیت تیم در تکمیل پروژه‌ها، علیرغم انواع چالش‌های پروژه‌ای معین
- زمان‌هایی که پروژه را با موفقیت تحویل داده‌اند
- درس‌های باارزشی که آموختند و می‌توان در هر پروژه‌ی جدیدی به‌کار برد.
هم‌تایان و مدیران با این داستان‌ها در مورد مدیر و تیمش و پروژه‌های آن‌ها نکات زیادی را می‌فهمند. استفان کارور در مقاله خود با عنوان «موفقیت در مدیریت پروژه با داستان‌سرایی» اظهار می‌کند که چنین مدیران پروژه‌ای، می‌توانند داستان‌های «جذاب و بچسب» بگویند.
داستان شما چیست؟
برخی از افراد ذاتاً داستانسرا هستند اما برخی دیگر باید بر این مهارت کار کنند. اگر داستان‌سرایی ذاتی نباشد، می‌توانید راهنمایی‌های زیر را به کار بگیرید:
- از تجربه خود حرف بزنید؛
- داستان‌ها و بازخوردهای وسوسه‌انگیز خود را قبل از گفتن آن با مشتریان و مدیران با یک مربی، ناظر، عضو تیم، مدیر، دوست و غیره تمرین کنید.
- از مطالب مرتبط با گذشته‌نگری‌ها و داستان‌های بعد از مرگ افراد، به‌عنوان منابعی برای داستان‌های خود استفاده کنید.
- آگاهی و اطلاعات داشته باشید. وبلاگ‌های صنعتی و کتاب‌های کسب‌وکار را بخوانید و با سایر افراد در صنعت خود دراین‌باره صحبت کنید.
می‌توانید یک داستان تأثیرگذار از تجربه خود بگویید؛ اگر تجربه ندارید، تجربیات مشابه را با خواندن کتاب‌های تجاری یا پست‌های وبلاگ‌های صنعتی بیابید، داستان خود را این‌گونه مطرح کنید که «درجایی خواندم که یکی از رقیبان ما چگونه مشکل مشابهی را حل کرد…».
اینکه همه داستان‌ها را دوست دارند، خبر خوبی است! فقط چگونه داستان گفتن را بیاموزیم.
