یک خلاصه فوق‌العاده اجرایی بنویسید
اگر نمی‌توانید مخاطبان خود را در اولین مرحله تحت تأثیر قرار دهید، جلب نظر آن‌ها زمانی که در حال صحبت در مورد جزییات دقیق‌تر در جلسه طرح پیشنهادی پروژه هستید، خیلی سخت‌تر است. شما باید خلاصه اجرایی خود را بنویسید تا پروژه به نظر جالب برسد، مشکلی را که نیاز به شفافیت دارد، شناسایی کنید یا موقعیتی را که می‌تواند سودآور باشد، تعریف کنید.
البته شما می‌خواهید یک مرور کلی از حقایق ارائه دهید، آن مشکل چیست؟ نیاز یا هدف؟ راه‌حل شما چیست و اعداد و ارقام چگونه از آن پشتیبانی می‌کنند؟ هزینه‌ها و مزایای راه‌حل شما چیست؟ اما می‌خواهید این بخش را باانرژی آماده کنید. از سخنان خود نترسید و خیلی جدی هم نباشید، بگذارید داده‌ها صحبت کنند. اعداد و ارقام فقط زمانی که توسط انسان‌ها ارائه شوند، جالب هستند. اگر می‌توانید با اشتیاق خود حامیان‌مالی را جارو کنید، تمایل آن‌ها هم برای گوش‌سپاری به شرح جزییات چگونگی برنامه و طرح شما برای رسیدن به هدف بیشتر می‌شود. حتماً با اذعان به یک مرور کلی در مورد ریسک‌ها و مسائل طبیعی در پروژه، حامیان مالی خود را بیشتر متحیر کنید. با ذکر این موارد در خلاصه اجرایی می‌توانید به آن‌ها نشان دهید که چگونه فعالانه مشکلات را کاهش خواهید داد و نگذارید که حضار در حالت نگرانی و اگرها بمانند. بهترین خلاصه اجرایی، مجموعه‌ای از کلیه تحقیقات ناشی از سعی و تلاش شما است که برای مابقی طرح پیشنهادی خود صرف کرده‌اید.
سر اصل مطلب بروید
یک نوشته خوب، مهم‌تر از همه، روشن و قابل‌فهم است و برای مخاطب خاص در نظر گرفته‌شده است. این موضوع به شکلی مضاعف در مورد طرح پیشنهادی شما هم صدق می‌کند. شما می‌خواهید جزییات را بدون گم‌شدن در علف‌های هرز بیان کنید و همچنین مخاطبان خود را هم از دست ندهید. بنابراین چه می‌کنید؟ به حقایق مربوطه می‌چسبید. به اینکه با خلاصه اجرایی خود آن‌ها را به وجد آورده‌اید، اعتماد داشته باشید. اکنون پرونده خود را به‌صورت مرحله‌به‌مرحله با استفاده از داده‌های مربوطه جلو ببرید تا منظور خود را برسانید. بیشتر خوانندگان نوشته شما را تمام و کمال نخواهند خواند. آن‌ها اسناد شما را جست‌وجو می‌کنند و به دنبال داده‌هایی می‌گردند که ادعای ما را تأیید کند. در قالب طرح پیشنهادی شما باید تاریخچه و سابقه، همچنین خلاصه‌ای از پروژه موردنظر خود، دامنه آن، تجزیه‌وتحلیل صنعت و تحقیقات رقبا در مواردی که مرتبط باشد، تمام جزییاتی که بدرد حامی مالی شما می‌خورد باید در طرح پیشنهادی بیاید، تا خواندن سریع طرح برای آن‌ها آسان باشد.
نکته حرفه‌ای: لازم نیست خلاقیت به خرج دهید. اکنون زمان و مکان مناسبی برای خلاقیت نیست. به‌محض اینکه خلاصه اجرایی خیره‌کننده‌ای ارائه دادید، حامیان مالی تنها سند و نوشته‌ای که به‌آسانی قابل‌خواندن باشد می‌خواهند تا بتوانند بهترین تصمیم را بگیرند نه چیزی که شاخ و برگ داشته و غیرضروری باشد.
توضیح دهید که چگونه می‌خواهید به هدف برسید
پروژه شما مطابق برنامه‌ای که تعریف کرده‌اید باید از نقطه A به نقطه B برسد. نباید در این مسیر بن‌بست وجود داشته باشد وگرنه تأیید حامیان مالی را نخواهید داشت. تفاوت بین هدف و مقصود (منظور) را بدانید. اهداف گسترده هستند و کلیت پروژه را تعریف می‌کنند، اما این بدان معنا نیست که شما می‌توانید مبهم باشید. در اینجا هم شما می‌خواهید یک هدف روشن، مفرد که به‌راحتی قابل‌درک باشد بنویسید. مقصود جزییات چگونگی دستیابی به هدف است. برای این کار از قانون قدیمی روزنامه، یعنی ۵ W[1] پیروی کنید. یعنی چه کسی، چرا، کجا، چه زمانی و چه چیزی. این مقاصد باید همواره از هدف شما پشتیبانی کنند و برای تنظیم، آن‌ها باید ترتیب منطقی داشته باشند. در اینجا نکته‌ای برای شما در دستیابی به اهداف بهتر وجود دارد: آن‌ها را به اهداف SMART تبدیل کنید. همه می‌خواهند باهوش باشند، درست است؟ در این حالت این عبارت مخفف: خاص، قابل‌اندازه‌گیری، قابل‌دستیابی، واقع‌گرایانه و زمان[۲] است. با رعایت این منطق شما می‌توانید تصمیم‌گیرندگان را متقاعد کنید که پروژه شما فقط SMART نیست، بلکه در دستان خوبی نیز خواهد بود.
نمایش سابقه تاریخی
لازم به اختراع دوباره چرخ نیست. احتمالاً داده‌های تاریخی وجود دارند که مبنای محکمی به طرح پیشنهادی فعلی شما می‌دهند تا بتوانید طرح پیشنهادی خود را به حامیان مالی ارائه دهید. داده‌های تاریخی با تعریف آسان، داده‌هایی هستند که در مورد رویدادهای گذشته (در این مورد، پروژه‌های قبلی یا تیم‌ها) جمع‌آوری‌شده‌اند. بااتصال پیشنهاد خود به پروژه‌های موفق گذشته که اهداف یا محدودیت‌های مشابهی دارند، می‌توانید برای حامیانمانی توضیح دهید که این پیشنهاد عملی است. داده‌هایی را پیدا کنید که نشان دهند چرا این پروژه برنده است، یا با تحلیل نرخ‌های شکست‌های گذشته یا با تحلیل موفقیت‌های پروژه‌های گذشته.
[۱] Who,What,Where,When,Why
[۲] Specific,Measurable, Achievable, Realistic and Time
