بگذارید اینگونه شروع کنیم. ۲ نوع گزارشگیری داریم:
- گزارشگیری روزانه؛ که بهصورت روزمره و توسط کاربران سیستم و یا بهصورت مقطعی توسط کاربران ارشد سیستم تهیه میشود. این گزارشها بیشتر جهت اثبات یک موضوع به کار میروند؛ مانند:
- گزارش صورت وضعیت یک مشتری یا تأمینکننده
- گردش حساب یک بانک
- خریدوفروش فصلی
- صورتحساب فروش روزانه
- گزارشگیری تحلیلی: بهصورت دورهای و بیشتر توسط مدیران شرکتها استفاده میشود و معمولاً شامل محدودهی وسیعتری از دادهها است و جهت کمک به تصمیمگیری و از همه مهمتر تصمیمسازی مدیران تهیه میگردد؛ مانند:
- تعیین میزان رشد فروش نسبت به سال گذشته؛ در صورت عدم همخوانی آن با اهداف، تحلیل بیشتری صورت میپذیرد.
- تعیین ۵ مشتری از بدترین مشتریان در سال از نظر حجم فروش؛ در صورتی که مشتریان بد، وقت زیاد و یا تخفیف زیادی میگیرند، بهراحتی میتوان آنها را از چرخه سازمان حذف کرد.
- تعیین مشتریان که در نزدیکی سال نو خرید بیشتری نسبت به ماههای دیگر دارند؛ مدیران فروش با تعیین آن بر این مشتریان سرمایهگذاری بیشتری نسبت به سایر رقبا خواهند کرد.
- تعیین کالاهایی که در کنار کالاهای شرکت، بیشترین فروش را داشتهاند؛ مدیران بازاریابی کالاهای شرکت را در فروشگاههای بزرگ در نزدیکی این کالاها خواهند چید و مشتریان بیشتری جذب خواهند شد.
اینها فقط چندین نمونه کوچک از هزاران موردی است که مدیران صدها نوع کسبوکار متفاوت هر روزه به دنبال تعیین آنها هستند.
این بحث را با یک پرسش و پاسخ به پایان میرسانیم:
سؤال: با توجه به اینکه همه مدیران هر روزه به گزارشهای تحلیلی مختلف مراجعه میکنند، کدام شرکتها موفقتر خواهند بود؟
پاسخ: آنهایی که نیاز خود را بهتر و سریعتر تشخیص دهند، در نتیجه سؤالات بهتری بپرسند و پس از آن در سریعترین زمان ممکن به دقیقترین پاسخ دست یابند.
و اما با چه چیز میتوان گزارشهای تحلیلی سریعتر و دقیقتری را فراهم آورد؟ پاسخ این سؤال در مفهومی به نام «هوش تجاری» نهفته است!
