از شما خواستهاند که یک پروژۀ جدید را عهدهدار شوید؟ مبارک باشد! زمان فوقالعادهای است. فرصت خوبی است که همۀ امور را، از اول، آنطور که میخواهید، انجام بدهید و در پروژۀ خود فرصت آشنا شدن با افراد جدیدی را داشته باشید. البته از هر پروژۀ جدیدی درسهای جدیدی برای مدیریت پروژه و بخشهای مختلف کسبوکار خواهید آموخت، حتی اگر تجربۀ قبلی داشته باشید.
این ۵ راهنمایی را هنگام شروع پروژه درنظر بگیرید.
- منشور پروژه بنویسید.
منشور پروژه نشان میدهد که قرار است از پروژه به چه دست یابید. همچنین حاوی اطلاعاتی دربارۀ اهداف پروژه است؛ البته بسیار کلی است.
ممکن است منشور پروژه را خودتان یا با کمک کس دیگری نوشته باشید؛ اما بههرحال، بهترین کار این است که بهمحض اینکه مطمئن شدید که شناخت کاملی از آنچه از شما خواسته شده پیدا کردید، میتوانید تهیۀ مستند را در دست بگیرید. این مستند باید حاوی اهداف و مقاصد پروژه، اقدامات لازم برای رسیدن به موفقیت، یک برنامۀ کلی از مایلستونها در صورت شناختن آنها، یک ماتریس مختصر از نقشها و مسئولیتها برای تیم، و یک تخمین کلی از بودجه باشد. همچنین باید برای سیاستها، فرایندها یا روشهایی که بهکار میگیرید به استانداردهای داخلی مدیریت پروژه رجوع کنید.
تمام ذینفعان (حداقل آنهایی که در این لحظه میشناسید) باید با محتوای آن موافقت کنند و حامی مالی پروژه باید مستند را تأیید کند. این اولین قدم برای شروع پروژۀ شماست.
- تیم پروژهتان را جمعآوری کنید.
نمیتوانید پروژهتان را بدون یک تیم تکمیل کنید! حامی مالی ممکن است نظراتی دربارۀ انتخاب تیم شما داشته باشد، و شما نیز ممکن است بتوانید با انتخاب بهترین کاندیداها از منابع موجود، بر فرایند تأثیر بگذارید.
در یک سازمان که کاملاً برای انتخاب اعضای تیم پروژه حق انتخاب ندارید، شاید نیاز به مذاکره با دیگران مدیران باشد. ممکن است کارکنانشان را بهطور تماموقت یا نیمهوقت دراختیار پروژۀ شما قرار بدهد.
حتی اگر هنوز وقت انتخاب تیم نرسیده، میتوانید دربارۀ تخصصها یا مهارتهای موردنیاز و نحوۀ دستیابی به آنها بیندیشید. همچنین تمام حوزههای مختلف کسبوکار را درنظر بگیرید و به این فکر کنید که هرکدام، درصورت لزوم، چگونه به تیم ارائه خواهد شد.
- برای جلسۀ آمادهسازی زمان تعیین کنید.
وقتی فهمیدید که چه کسی در تیم خواهد بود، برای جلسۀ آغازین، آنها را گردهم آورید. این فرصتی است که افراد را بههم معرفی کنید و همچنین مطمئن شوید که همه از اهداف پروژه درک مشترکی دارند. همچنین باید نقشها و مسئولیتهای هر عضو تیم را نیز با دقت بررسی کنید، تا هرکسی بهوضوح بداند که باید چه بکند و چه کسی قرار است فلان تخصص را در هر حوزه انجام بدهد. خودتان را هم در این بررسی لحاظ کنید تا بدانند که نقشتان مدیر پروژه است و چه انجام میدهید!
- پروژه را زمانبندی کنید.
میتوانید چه بهعنوان جلسۀ آغازگر پروژه و چه بهعنوان یک بحث جدا، طرح زمانبندی پروژهتان را بریزید؛ اما تقریباً در همان آغاز پروژه باید دید واضحی از وظایف و برنامه داشته باشید.
ازآنجهت که نمیتوانید تمام جزئیات مربوطبه وظایف هر بخش را بدانید، خودتان نمیتوانید تمام این امور را انجام بدهید. بدون شک وظایفی هستند که برای هر پروژه مشابهند و میتوانید خودتان آن را به زمانبندی وارد کنید، مانند تاریخهای کلیدی گزارش، ساختار کلی فازها و وظایفی که میدانید انجام خواهند شد، مانند آزمون نرمافزار. سپس میتوانید اعضای تیم را به افزودن جزئیات بیشتر به این فعالیتهای کلی وادارید تا جزئیات بیشتری از وظایف داشته باشید.
- یک لاگ مشکلات و ریسکها تنظیم کنید.
برای تهیۀ یک لاگ مشکلات و ریسکها تمام مشکلات و ریسکها بالقوهای را که ممکن است پروژۀ شما با آنها مواجه شود درنظر میگیرید. اینجا نیز، لازم است که از تیمتان ورودی بگیرید و آن را پر کنید. این لاگ شامل یک شرح مختصری از ریسک و مشکلات و برنامهریزی برای آنهاست. ضمناً اسم کسی را که عهدهدار برنامۀ عملیاتی، درصورت مواجهه با ریسک است، یادداشت کنید. این فرد مسئول رسیدگی به آن مشکل است. شاید پیشاپیش مشکلات یا ریسکهایی داشته باشید. با تیمتان دربارۀ نگرانیها و مشکلاتی که دربارۀ آنها اطلاع دارند صحبت کنید. سپس میتوانید آن را به لاگتان اضافه کنید. بهخاطر داشته باشید که مرتباً از لاگ نگهداری کنید، وضعیت آن را بهروزرسانی کنید، ریسکها و مشکلات جدید را با وقوعشان اضافه کنید. بهعلاوه میتوانید ریسکها و مشکلاتی را که از آنها عبور کردید ببندید تا آخرسر کار زیادی برای مدیریت در لیست نماند.
وقتی میخواهید پروژۀ جدیدی را شروع کنید، کارهای بسیاری باید کرد اما این راهنماییها به شما کمک میکنند که به شیوۀ منظمتر و سازمانیافتهتری پروژه را شروع کنید. برای دیگر اموری که باید در مرحلۀ آمادهسازی پروژه انجام بدهید، به استانداردهای مدیریت پروژۀ خود رجوع کنید یا اگر نگرانیهایی دارید با دیگر مدیران باتجربۀ پروژه صحبت کنید. جدا از همۀ اینها، از کارتان لذت ببرید! این مرحله زمان برنامهریزی و سازماندهی است؛ زمان فوقالعادهای است. اینکه از شما خواسته شده که این کار را مدیریت کنید نشان میدهد که مدیر شما به شما اعتماد دارد. با آرزوی موفقیت برای شما!
