شما اینجایید
خانه > دفتر مدیریت پروژه > ماتریس اولویت‌بندی پروژه می‌تواند به کشمکش برسر انتخاب پروژه پایان بدهد

ماتریس اولویت‌بندی پروژه می‌تواند به کشمکش برسر انتخاب پروژه پایان بدهد

چگونه می‌توانیم موافقت ذی‌نفعان ارشد پروژه را جلب کنیم

وقتی پروژه‌های زیادی وجود دارد که برای جلب توجه شما رقیب هم‌دیگر هستند، تمرکز اولیۀ شما باید بر چه باشد؟ استفاده از یک ماتریس اولویت‌بندی پروژه به شفافیت این انتخاب کمک می‌کند. با استفاده از یک معیار توافقی برای امتیازدهی، می‌توانید با شفافیت تصمیم‌گیری کنید، درست اولویت‌بندی کنید، و تصمیم بگیرید که بهترین انتخاب برای سرمایه‌گذاری منابع چیست.

کار زیادی هست که باید انجام شود

در سبد پروژه (پورتفولیو) کارهای بسیاری هست که ممکن است اول به‌چشم نیاید. شاید منابع ماهر و بودجۀ شما محدود باشد و باید تصمیم بگیرید که چگونه آن را تخصیص بدهید.

قرار است تصمیم بگیرید اول کدام پروژه باید انجام شود. اگر باید پروژه‌ای را، فقط به این دلیل که کسی خواسته، اول انجام بدهید، به‌طور پیش‌فرض می‌دانید که چه‌چیز نباید اول انجام شود. این یک مسئلۀ توافقی است که می‌تواند در درازمدت موجب هزینۀ بسیار شود.

چرا اولویت‌بندی؟

امروزه بسیاری از سازمان‌ها پروژه‌ها را بدون بررسی تفکر پشت آن‌ها آمادۀ اجرا می‌کند. کسی یک ایده‌ای دارد، موافقت این ایده را کسب می‌کند، و منابعی برای اجرای آن تخصیص داده می‌شوند.

یا شاید کسی اشتیاق بسیاری به پروژه‌اش دارد و قادر است که تصمیم‌گیران را تحت‌تأثیر قرار بدهد و صرف‌نظر از دیگر پروژه‌ها، پروژه‌اش را اولین اولویت قرار بدهد. اما منابع بسیاری وجود ندارد. منظور از منابع هم پول است و هم سرمایۀ انسانی. غالباً سازمان نمی‌تواند هر پروژه‌ای را در لیستش قرار بدهد. سازمان بودجۀ محدودی دارد و به اعضای تیم‌هایش کارهای زیادی محول شده است.

وقتی تصمیم بگیرید این منابع را چگونه تخصیص بدهید و باارزش‌ترین اقدامات مشارکتی را شناختید، شفافیت بیشتری در ادامۀ کار وجود دارد. حتماً برای اولویت‌بندی و تصمیم‌گیری ارادی تفکر کنید. به‌این منظور، ماتریس اولویت‌بندی پروژه به شما کمک می‌کند.

این روند کاری نیست که فقط یک‌بار توسط تیم انجام شود. لیست را بعدها باید بازبینی کرد؛ خصوصاً وقتی به اقدامات جدیدی لازم است یا اقدامات جدیدی پیشنهاد می‌شود. این بررسی احتمالاً سالیانه یا در هر فصل انجام می‌شود اما هربار که لازم شد ارزیابی‌اش می‌کنید. مثلاً شاید متوجه نیاز به برطرفی یک مسئلۀ قانونی یا مربوط‌به مقررات شوید که نمی‌توان به‌راحتی به تأخیرش انداخت. این موضوع بر لیست اولویت‌بندی‌شدۀ کار اثر می‌گذارد و لازم است که امور را مجدداً تنظیم کرد.

چگونه با یک ماتریس اولویت‌بندی پروژه می‌توان اولویت‌بندی کرد؟

با استفاده از یک ماتریس اولویت‌بندی پروژه می‌توانید تصمیمات خود را برای اولیت‌بندی برحسب معیار قاطعی اتخاذ کنید. با این ماتریس می‌‌توانید جلوتر تصمیم بگیرید و می‌توانید به هرکسی که لازم است بداند چگونه تصمیم گرفته شده، مبنای اولویت‌بندی را نشان بدهید. این ماتریس با شناسایی آنچه مهم است به دیگران کمک می‌کند که در روند تصمیم‌گیری‌شان اطلاعات مناسبی داشته باشند.  تهیۀ این ماتریس چند مرحله دارد که برخی از مراحل آن زمان‌بر هستند اما در آخرکار ارزشش را دارد.

یک) ذی‌نفعان مناسب را شناسایی کنید

تصمیم‌گیران نیاز دارند که برای کار اولویت‌بندی، ورودی‌هایی داشته باشند. حتماً دقت کنید که چه کسی نیاز است که در این فرایند نقش داشته باشد. قطعاً نمی‌خواهید که تلاش‌های شما موردانتقاد شدید واقع شود یا به آن‌ها جامۀ عمل پوشانده نشود، فقط به این دلیل که یک تصمیم‌گیرنده حضور نداشته است.

دو) معیار اولویت‌بندی پروژه را تعیین کنید

وقتی که پروژه‌ها را به ترتیب قرار می‌دهید، یک لیست مناسب از معیارهایی را انتخاب می‌کنید که به‌خوبی به آن‌ها اندیشیده‌اید. خوب است که پروژه‌ها را در مقایسه باهم امتیاز بدهید. این به شما یک مبنای قاطع برای تصمیم‌گیری می‌دهد.

شناسایی این معیارها نیاز به ورودی از دیگران است. تصمیم‌گیران کلیدی به شما کمک می‌کنند که معیاری را که انتخاب کرده‌اید اعتبارسنجی کنید. باید مطمئن شوید که اقداماتی که قرار است صورت بگیرید در راستای پشتیبانی از اهداف مشترک باشد؛ بنابراین باید با شفافیت، آن را اظهار کنید. با بررسی بخش‌های دیگر می‌دانید که برای سازمان چه‌چیزی مهم است و این معیارها چقدر اهمیت دارد.

پورتفولیوِ پروژه مثل یک پورتفولیوِ سرمایه‌گذاری می‌ماند و باید تنوع داشته باشد. عموماً شامل مجموعه‌ای از اقدامات راهبردی، تاکتیکی و اقدامات انگیزانندۀ رشد و سرمایه، و پروژه‌های معطوف به مشتری و کارکنان است.

باید با نگاه به اهداف راهبردی سازمانتان شروع کنید و برای امتیازدهی، برخی را به‌عنوان یک معیار کلیدی درنظر بگیرید. به‌علاوه، نیازهای قانونی و مقررات شرکت را درنظر بگیرید؛ که معیار بسیار مهمی برای امتیازدهی است.

همچنین می‌توانید فرصت‌های جدید کسب‌وکار، ذخایر هزینه‌ها، رضایت مشتری را به‌عنوان معیارهای مهم امتیازدهی درنظر بگیرید.

سه) ماتریس اولویت‌بندی پروژۀ خود را بسازید

لیستی از تمام پیشنهادها به‌همراه تمام معیارهای امتیازدهی داشته باشید. خوب است که معیارهای امتیازدهی‌تان را برحسب سطح اهمیت آن بسنجید. نمونه‌ها و پیش‌الگوهای بسیاری در اینترنت وجود دارد.

چهار) لیستی از پیشنهادها و امور پیشنهادشده برای انجام کار را جمع‌آوری کنید

برای امتیاز دادن، لیستتان همه‌جانبه باشد تا بتوانید پروژه‌ها را باهم مقایسه کنید و امتیاز بدهید.

پنج) این تمرین را به‌طور تیمی تکمیل کنید

این فعالیتی نیست که یک‌نفر انجام بدهد. یک تلاش تیمی است. حتماً دیگران باید در امتیاز دادن و تصمیم‌گیری حاضر باشند. مطمئن شوید که شرکت‌کنندگان در این کار حتماً افراد مناسبی باشند. همچنین اگر اطلاعاتی از هر پروژه به شرکت‌کنندگان بدهید فرایند راحت‌تر خواهد بود. شاید انجام این تمرین به بیش از یک روز نیاز داشته باشد. برای هر پروژه لیست ارتباطات را بنویسید. سؤالاتی هستند که در این فرایند باید پاسخ بیابند.

شش) برای گرفتن بازخورد و ورودی موردنیاز دیگران به بررسی ادامه بدهید

وقتی که پروژه‌ها را اولویت‌بندی کردید، اطلاعات را در سازمان به‌اشتراک بگذارید. مطمئن شوید که هیچ پروژه‌ای از لیست جانیفتاده است زیرا بعدازاین فرصتی برای بحث‌های اضافی و تأثیرات بالقوه بر دیگر بخش‌ها نیست. مطمئن شوید که هیچ وابستگی یا تناقض جدی‌ای وجود ندارد که وقتی که درابتدا امتیاز می‌دادید از آن بی‌اطلاع مانده‌اید.

تلاش مجدد

حتماً حدس می‎‌زنید که ماتریس اولویت‌بندی پروژه کل مسئلۀ اولویت‌بندی را حل نمی‌کند. عوامل دیگری در کارند و شرایط تغییر می‌کند. لازم است که برحسب نیاز موقعیت را تنظیم کنید. با استفاده از ماتریس اولویت‌بندی پروژه، به چالش مشترکی که تمام سازمان‌ها دارند شفافیت و ساختار می‌دهید.

پاسخ دهید

بالا