هفت راهبرد برای شدت بخشیدن به مدیریت ریسک پروژه

وقتی ریسک پروژه شدت می‌گیرد چند نکتۀ مهم وجود دارد…

روزی در یک مصاحبه از مدیر پروژۀ تازه‌کاری پرسیدند: «اگر در تیمتان عضوی داشته باشید که مسئولیت‌هایشان را به‌موقع انجام نمی‌دهد چه می‌کنید؟» مدیر پروژۀ مصاحبه‌شونده هر راهبردی که در این شرایط به‌کار می‌گرفت برشمرد: ارتباطات پردفعات، پرسیدن تاریخ‌های تعهد، ایجاد روابط بهتر… اما مصاحبه‌کننده همچنان اصرار می‌کرد که اگر بازهم کاری را که برای اجرای پروژه انجام ندهد چه‌طور؟ چون مدیر پروژه تازه‌کار بود، می‌خواست نشان بدهد که بر همه‌چیز تسلط دارد و بازهم راهبردهایی را برای سازش با این عضو تیم گفت. اما مصاحبه‌کننده راضی نمی‌شد.

مصاحبه‌کننده می‌خواست بفهمد که اگر این ریسک افزایش بیابد و هیچ‌کدام از راهبردها ثمربخش نباشد او برخوردش را شدیدتر می‌کند یا خیر؟

شناسایی ریسک‌های بالقوه و آماده‌سازی برنامه‌هایی برای مقابله با آن‌ها بخشی از برنامه‌ریزی پروژه است. ریسک‌ها در حرفۀ پروژۀ شما نمایان می‌شود. اما زمان‌هایی است که راهبردهای تقلیل ریسک شما موفق نیست. اینجاست که باید به حل مشکلات در سطح بالاتری بپردازید. وقتی این اتفاق می‌افتد باید بدانید که چه‌موقع و چگونه به آن شدت بدهید. هفت راهبرد زیر را به‌کار بگیرید:

یک) قبل از اینکه ریسک به سطحی برسد که به مدیریت شدید نیاز دارد، حتماً رئیس و ذی‌نفعان کلیدی‌تان را از آن آگاه سازید. قبل از اینکه این ریسک بالقوه به وضعیت ریسک برسد، آن را در مکالمات و گزارش‌های وضعیت پروژه مطرح کنید. به این ترتیب، اگر این تبدیل به یک مشکل بزرگ شود، کسی غافلگیر نمی‌شود و یکّه نمی‌خورد.

دو) اگر مسئله به یک تهدید واقعی برای پروژۀ شما بدل شود و برنامۀ تقلیل ریسک کارساز نباشد و به کمک خارجی نیاز پیدا کردید، قبل از شدت دادن به مدیریت ریسک، مدیرعاملتان را حتماً مطلع کنید. آن‌ها باید ازقبل پیش‌زمینۀ موقعیت را بدانند (زیرا باید در جریان اتفاقات باشند). نگذارید که مدیرتان جابخورد. در گفت‌وگویی با او هرچه تا امروز رخ‌داده، نتیجۀ تلاشتان و برنامۀ مربوط‌به شدت دادن به مدیریت ریسک را به او بگویید. بهترین راه این است که با راهبرد شدت مدیریت ریسک مدیر خود هماهنگ باشید.

سه) اطلاعاتی دربارۀ اقداماتی که نتیجه‌ای نداشته ارائه کنید. برای اینکه نشان بدهید که تلاش کرده‌اید، تصویری از کل اقدامات و تلاش‌هایتان ارائه کنید. به‌علاوه تلاش کنید دیگران بفهمند که شما مایلید راهکارهایتان را ابتدا خودتان اجرا و پیاده‌سازی کنید.

چهار) وقتی کمک می‌خواهید در ارتباطتان شفاف باشید، نه اینکه فقط اطلاعاتی را بدهید. شکایت نکنید، غرولند نکنید، بهانه‌تراشی نکنید، بلکه در این موقعیت به شیوه‌ای حرفه‌ای عمل کنید.

پنج) بفهمید برای شدت دادن به مدیریت ریسک چه کاری از شما برمی‌آید – اگر مدیریت شما به مستندسازی دربارۀ موقعیت نیاز دارد، فوراً آن را تهیه کنید.

شش) به پیشروی پروژه تا جایی که ممکن است ادامه بدهید، حتی علی‌رغم ریسک.

هفت) در این موقعیت حرفه‌ای رفتار کنید.

اگر اولین‌بار است که مدیریت ریسک می‌کنید ممکن است کمی آزاردهنده باشد. اگر درست انجام شد، به خروجی موفقی ختم می‌شود، که هدف نهایی است.