مسئولیت‌ها و نقش‌های مدیر پروژه: یک مدیر پروژه واقعاً چه می‌کند (بخش دوم)
ده مسئولیت مدیر پروژه را در بخش اول این مقاله خواندیم. با دوازده مسئولیت دیگر آن آشنا شویم.
۱۱) مدیریت فروشندگان – شاید پروژۀ شما به منابع خارجی نیاز داشته باشد، مانند محصولات یا کار فروشندگان خارج از سازمان. در این صورت، احتمالاً قادر به هماهنگی آن‌ها هستید. مطمئن شوید که فروشندگان می‌دانند چه‌موقع اقلام خریداری‌شده را تحویل بدهند و نصب کنند. اگر برای پروژه‌ای مشاوره می‌گیرید، شاید بخشی از نقش شما مدیریت قراردادها و اقلام تحویلی فروشنده باشد.
۱۲) خدمت‌رسانی به‌عنوان یگانه‌مرکز ارتباطات پروژه – مؤلفه‌ها و ذی‌نفعان و حوزه‌های بسیاری در پروژه هستند. مدیر پروژه باید بتواند تصویر بزرگی داشته باشد و در مرکز تمام ارتباطات دخیل باشد. مدیر پروژه آن نقطۀ مرکز ارتباطات است که تمام کارها را هماهنگ می‌کند. اگر کسی دربارۀ پروژه نیاز به اطلاعات داشته باشد و باید اطلاعات را دربارۀ پروژه به‌اشتراک بگذارد، لازم است که یک نفر در مرکز ارتباطات باشد. این باعث می‌شود که اطلاعات ازدست نرود و ریسک کاهش بیابد.
۱۳) گزارش‌دهی- به‌عنوان مدیر پروژه شما می‌توانید به ذی‌نفعان و به تیم مدیریت یا هرکسی که به اطلاعات پروژه نیاز دارد گزارش بدهید. این گزارش‌ها را می‌توان دائماً زمان‌بندی کرد؛ می‌تواند شامل داده‌هایی دربارۀ وضعیت پروژه، ریسک، یا هر معیار سنجش پروژه باشد.
۱۴) مدیریت ریسک – طی برنامه‌ریزی، با تیم پروژه کار می‌کنید تا ریسک‌های بالقوه پروژه را شناسایی کنند. با پیشروی در فاز اجرا، آن ریسک‌ها را با بررسی دائمی با تیم و پیگیری با ماتریس ریسک مدیریت می‌کنید. همچنین می‌دانید چه‌موقع لازم است که مدیریت ریسک را شدیدتر کنید.
۱۵) مدیریت تغییر – مشتری باید حاضر به پذیرش و اتخاذ راهکار باشد. اگر مشتری راهکار را نپذیرد مزایای موردانتظار درک نخواهد شد. همه‌جا به ارتباطات و اجتماعی کردن تغییرات پیشِ رو نیاز خواهید داشت، از مشتری فیدبک و ورودی خواهید گرفت، و کاربران را برای آسان کردن گذار آماده خواهید کرد. مدیریت تغییر شامل فعالیت‌هایی هم‌چون آموزش و وبینارهاست.
۱۶) هدایت تیم- مدیر پروژه است که برای تیم انتظارات اجرایی را تعیین می‌کند. او باید مطمئن شود که هرکسی می‌داند چه‌چیز موردانتظار است و نمونه‌ای برای تیم تعیین می‌کند. به تیم جهت و انگیزه می‌دهد که پروژه را طبق برنامه اجرا کنند و یک راهکار کیفی به مشتری می‌دهد. راهکار کیفی او، ضمن انجام امور و حفظ حس احترام به تیم، بیشتر شامل رفع انسدادها، الهام دادن به تیم، و حل مشکلات است. همکاری را تثبیت می‌کند و از روابط کاری تیم پشتیبانی می‌کند. به تیم برای موفقیت‌هایشان اعتبار می‌دهد و پیروزی‌ها را جشن می‌گیرد.
۱۷) مدیریت روابط و انتظارات با مشتری و ذی‌نفعان – با ذی‌نفعان و مشتری روابط نزدیکی داشته باشید. درک واضحی از نیازهای کسب‌وکار داشته باشید. وقتی تغییراتی رخ می‌دهد، انتظارات را مدیریت کنید.
۱۸) ارتباط برقرار کردن – ارتباطتان را با تمام کسانی که در پروژه هستند حفظ کنید. ارتباطات از مهم‌ترین مسئولیت‌ها در این لیست است و ارزشش را دارد که به‌طور ویژهای به آن اشاره شود. با فروشندگان، اعضای تیم، مشتری، و دیگر ذی‌نفعان ارتباط برقرار کنید.
۱۹) اکتساب و حفظ یک چشم‌اندازِ سازمانیِ کلان‌نگر از پروژه – از هم‌وابستگی‌ها و تأثیرات دیگر پروژه‌ها و اقدامات آگاه باشید. بدانید که چطور تغییرات بازار می‌تواند بر پروژه تأثیر بگذارد. این نقش، بیشتر، مناسب مدیر سبد پروژه یا دفتر مدیریت پروژه است. بااین‌حال بسیاری از سازمان‌ها این نقش‌ها را ندارند. به‌علاوه هرچقدر بلوغ شما در حرفه‌تان بیشتر شود بهتر می‌توانید این ادراک را داشته باشید.
۲۰) اخذ موافقت کاربر – برحسب رویکردی که تیم به‌کار می‌گیرد، در مراحل مختلف پروژه به موافقت‌های مختلفی نیاز است. شاید برای چندین اقلام تحویلی، یا برای شروع تولید، یا امضای نهایی برای تحویل، به تأیید مشتری نیاز باشد. اخذ موافقت، هر معنایی که برای پروژۀ شما داشته باشد، مطمئن شوید که همه درک مشابهی از این نقاط توافق مشتری دارید. دربارۀ معیار موافقت یا پذیرش کاربر شفاف باشید تا بتوانید از غافلگیری‌هایی که دقیقاً هنگام جشن گرفتن پایان پروژه رخ می‌دهد اجتناب کنید.
۲۱) اختتام (بستن) پروژه- بستن یا اختتام پروژه می‌تواند شامل فعالیت‌هایی هم‌چون توافق بر بودجه، برگزاری یک جلسۀ «درس‌های آموخته‌شده»، اطمینان از تسلط تیم‌های پشتیبانی (که البته قبلاً برنامه‌ریزی و آغاز شده است) باشد. بیشتر این کار اداری است و نیاز به تکمیل نهایی پروژه دارد.
۲۲) توجه به امور اداری پروژه – اموری هستند که جزء هیچ‌یک از موارد این لیست نیستند؛ ازجمله، اطمینان از اینکه یک مخزن مستند از تمام فایل‌های پروژه وجود دارد و اطمینان از اینکه آخرین نسخه‌ها برای تمام کسانی که به آن نیاز دارند در دسترس است. مسلط ماندن بر تمام این فعالیت‌ها کار را برای شما و تیمتان آسان‌تر خواهد کرد.
از این لیست مشاهده می‌کنید که فعالیت‌های مربوط‌به نقش مدیریت پروژه چنان تنوعی دارد که این شغل هیچ‌گاه خسته‌کننده نمی‌شود. به‌علاوه به شما این شانس را می‌دهد که به‌طور حرفه‌ای رشد کنید. به‌عنوان یک مدیر تازه‌کار پروژه بهتر است پروژه‌های کوچک‌تر و کم‌خطرتری را به‌عهده بگیرید. با کسب تجربۀ بیشتر، می‌توانید پروژه‌های بزرگ‌تر و پیچیده‌تری را عهده‌دار شوید.
