شما اینجایید
خانه > دفتر مدیریت پروژه > ساختار شکست کار چیست و چه اهمیتی دارد؟

ساختار شکست کار چیست و چه اهمیتی دارد؟

۳ مرحله برای استفاده از Gantt Chart Maker

اساس برنامۀ پروژه

ساختار شکست کار، که به‌اختصار WBS نامیده می‌شود، یک ابزار مدیریت پروژه است که با  آن پروژه‌ها را به بخش‌های مدیریت‌پذیر تقسیم می‌کنیم. ساختار شکست کار آغاز فرایند برنامه‌ریزی است و غالباً آن را «شالودۀ» برنامه‌ریزی پروژه می‌دانند.

اکثر حرفه‌ای‌های مدیریت پروژه اهمیت و مزایای ساختار شکست کار را حین اجرای پروژه‌ها تشخیص می‌دهند، بدون اینکه رسماً یک ساختار شکست کار داشته باشند.

WBS چیست؟

WBS تفکیکِ سلسله‌مراتبیِ اقلام‌تحویلیِ موردنیاز برای تکمیل پروژه است؛ اقلام تحویلی را به بسته‌های کاری مدیریت‌پذیری تقسیم می‌کند که می‌توان زمان‌بندی‌شان کرد و به آن‌ها منابع و بودجه تخصیص داد. یک قانون WBS آن است که پایین‌ترین سطح باید بسته‌های کاری دوهفته‌ای باشد. و قانون دیگری که معمولاً هنگام ساختن WBS به‌کار می‌رود قانون ۸/۸۰ است. طبق این قانون هیچ فعالیت مجزایی نباید کمتر از ۸ ساعت یا بیش از ۸۰ ساعت باشد.

WBS برمبنای اقلام تحویلی است؛ یعنی محصول یا خدماتی که مشتری بعد از تکمیل پروژه دریافت خواهد کرد. ابزار دیگری با نام ساختار شکست محصول نیز وجود دارد (PBS) که قبل از ساختار شکست کار است و پروژه را به خروجی‌هایی (محصولاتی) تقسیم می‌کند که برای تکمیل پروژه لازم‌اند.

چرا WBS تنظیم کنیم؟

برخی از مزایای WBS عبارت‌اند از:

  • اساس مستحکمی برای برنامه‌ریزی و زمان‌بندی فراهم می‌کند؛
  • پروژه را به بسته‌های مدیریت‌پذیر کاری تقسیم می‌کند؛
  • راهی برای تخمین هزینه‌های دقیق پروژه فراهم می‌کند؛
  • با آن می‌توان مطمئن شد که اقلام تحویلی مهم ازقلم نیفتاده‌اند؛
  • به مدیر پروژه در تخصیص منابع کمک می‌کند؛
  • راهی تکرارپذیر و اثبات‌شده برای برنامه‌ریزی پروژه‌ها فراهم می‌کند؛
  • ابزار ایدئالی برای طوفان فکری تیم و بهبود انسجام تیمی است.

ورودی‌های WBS

سه ورودی در فرایندهای WBS وجود دارد:

  1. شرح‌محدودۀ پروژه: تشریح پرجزئیات اقلام تحویلی پروژه و کار موردنیاز برای هرکدام؛
  2. شرح نیازمندی‌ها: مستندی که به جزئیات نیاز تجاری پروژه می‌پردازد و اقلام تحویلی را تشریح می‌کند؛
  3. دارایی فرایند سازمانی: سیاست‌ها، روال‌ها، راهنمایی‌ها، پیش‌الگوها، برنامه‌ها و درس‌های آموخته‌شدۀ سازمان.

این موارد به شما و تیمتان تمام اطلاعات لازم را برای ساخت یک ساختار شکست کار می‌دهد. به‌علاوه به یک پیش‌‌الگو (تمپلت) WBS نیز نیاز دارید.

خروجی‌های WBS

۴ خروجی از فرایند WBS وجود دارد:

  1. ساختار شکست‌ کار (WBS): اقلام تحویلی برمبنای تجزیۀ محدودۀ کل پروژه؛
  2. لغت‌نامۀ WBS: مستندی که هر مولفۀ شکست کار را توضیح می‌دهد؛
  3. خط مبنای محدوده: لغت‌نامۀ WBS، WBS، شرح محدودۀ پروژه؛
  4. به‌روزرسانی‌های مستند پروژه: تغییرات و اضافات به مستند پروژه.

چطور یک WBS تنظیم کنیم؟

WBS را راحت می‌توان ساخت. وقتی که اهداف و مقاصد پروژه فهمیده شدند، جلسه‌ای را می‌توان ترتیب داد که تیم پروژه در این جلسه اقلام تحویلی موردنیاز برای تکمیل پروژه را تفکیک کنند. ساخت WBS به روش تیمی بهترین کارایی را دارد. این رویکرد به تیم کمک می‌کند که مشارکت کنند و به آن‌ها سهمی عاطفی در پروژه می‌دهد. ایدۀ خوبی است که ذی‌نفعانتان را در این مرحله دخیل کنید.

دو فورمت برای ایجاد WBS موجود است: شکل تخته‌ای و شکل گرافیکی. برای شکل تخته‌ای از یک صفحه‌گسترده استفاده کنید و هر سطح یا سطح فرعی را شماره‌گذاری کنید؛ شکل ۱ مشاهده شود. شکل گرافیکی را می‌توان با استفاده از نرم‌افزارهای ترسیمی و نمودارهای به سبک درختی ایجاد کرد؛ شکل ۲ مشاهده شود. سطح اول هردو شکل با اسم پروژه آغاز می‌شود. سپس تمام اقلام تحویلی کلی و اصلی اضافه می‌شوند. فراموش نکنید که در سطح دوم باید هرچیزی را که برای تکمیل پروژه نیاز است درنظر بگیرید.

هرکدام از اقلام سطح دوم را بشکنید تا به بسته‌های کاری‌ای برسید که کمتر از دو هفته نیستند. یک قانون کلی است که بسته‌های دوهفته‌ای مدیریت‌پذیر هستند. باید قانون ۸/۸۰ را در این نقطه درنظر بگیرید. این به تیم بستگی دارد که هر مورد را چگونه بشکند، قوانینی برای تعریف این کار موجود نیست، و این بسته‌به سبک تیمی است که WBS را می‌سازد. فراموش نکنید که WBS شامل فعالیت‌ها یا وظایف نیست، بلکه فعالیت‌ها و وظایف را بعداً از بسته‌های کاری استخراج و برنامه‌ریزی می‌کنید.

بررسی کنید که هیچ حوزه یا اقلام تحویلی مهمی از قلم نیفتد. فقط کاری را که برای تکمیل پروژه لازم است اضافه کنید. WBS شما باید شامل محدودۀ کامل پروژه باشد، ازجمله بسته‌های کاری مدیریت پروژه. با ساخت WBS به‌طوری تیمی می‌توانید مطمئن شوید هیچ‌چیز فراموش نشده است.

این سطح از تجزیه تعیین هزینۀ هر بسته را آسان می‌کند و ما را به هزینۀ دقیق‌تر پروژه می‌رساند. مشابهاً می‌توان به هر بسته افراد را تخصیص داد؛ بااین‌حال شاید ترجیح بدهید که مهارت‌های موردنیاز برای بسته‌های کاری را اضافه کنید و فعلاً تخصصیص افراد را انجام ندهید تا زمانی که زمان‌بندی شما مشخص شود و خط زمانی (گاهشمار) را مشاهده کنید.

قدم بعدی انتقال خروجی شکست کار به زمان‌بندی پروژه‌تان، معمولاً به یک نمودار گانت، است. بسته‌های کاری را با فعالیت‌ها و وظایف موردنیاز برای تکمیل هرکدام گسترش بدهید. نمودار گانت برای پیگیری پیشروی زمانی بسته‌های کاری مشخص‌شده در ساختار کار به‌کار برده می‌شود.

خلاصه

وجه تمایز مدیریت پروژه از مدیریت عمومی، نیاز مبرم آن به برنامه‌ریزی است. WBS اولین قدم در ساخت یک برنامۀ کیفیت‌دار پروژه و پیشبرد شما وتیمتان در مسیر موفقیت است. چشم‌پوشی از این فرایند در آغاز پروژه موجب شکست بسیاری از پروژه‌هاست. همیشه با تولید یک ساختار شکست کار برای پروژه‌ها شانس موفقیت خود را تقویت کنید.

پاسخ دهید

بالا