مقایسۀ شرح‌کار پروژه (SOW) و منشور پروژه (از نگاه امتحان PMP)
در مقالات قبلی دربارۀ شرح‌کار پروژه و منشور پروژه گفتیم. در این مقاله تفاوت و شباهت این دو را بررسی می‌کنیم. به دلیل تفاوت‌هایی که در چارچوب‌ها، روش‌ها و سازمان‌های مختلف موجود است، این مقایسه را ازنظر امتحان آمادگی PMP بررسی می‌کنیم. به‌طور خلاصه می‌توانیم بگوییم که شرح‌کار پروژه یا Project State of Work ورودی‌ای است که برای ساخت منشور پروژه استفاده می‌شود و هردو شامل اطلاعات مهم و کلی پروژه هستند.
شرح‌کار یا SOW
شرح‌کار یک مستند است که نیاز تجاری، و نمایی از مشخصات و کیفیات محصولات و اقلام‌تحویلی مقصد پروژه را ارائه می‌دهد. این مستند شامل آنچه جزء پروژه هست یا نیست می‌شود. مستند پروژه را اشخاص زیر تهیه می‌کنند:
- (در پروژه‌های خارجی) مشتری که مستند مزایده را تهیه می‌کند؛
- (در پروژه‌های داخلی) حامی مالی پروژه (برای تیم و مدیر پروژه)؛
منشور پروژه
منشور پروژه یک مستند رسمی برای دادن اختیارات یک پروژه به مدیر پروژه است؛ به مدیر پروژه این اختیار را می‌دهد که کار را به‌عهده بگیرد و بودجۀ پروژه را مصرف کند:
منشور پروژه شامل:
- توجیه پروژه/هدف پروژه
- مشخصات محصول و اهداف کلی پروژه
- معیار موفقیت پروژه
- نیازمندی‌های کلی پروژه
- نام مدیر پروژه
- لیستی از نیازمندی‌های تأییدی پروژه و اختیارات تأییدشده.
منشور پروژه در فرایند منشور پروژه (Develop Project Charter) با ورودی‌های زیر ساخته می‌شود:
- شرح‌کار پروژه (SOW)
- مورد تجاری
- توافق
- واقعیت‌های محیطی سازمانی (EEF)
- دارایی‌های فرایند سازمانی
چند نمونه:
مثلاً آماده شدن برای امتحان PMP را یک پروژه درنظر بگیرید. فرض کنید شما مدیر ارشد پروژۀ آمادگی برای امتحان هستید و قرار است شرح‌کار و مشنور پروژه را برای مدیر پروژۀ خود تنظیم کنید (که در این مثال، آن‌هم خودتان هستید)
شرح‌کار پروژه شامل این موارد است:
- واجب شرایط امتحان بودن (مثلاٌ 25 ساعت آموزش مدیریت پروژه، تجربۀ کاری و غیره)؛
- آماده شدن برای امتحان با مطالعه و آزمون‌های آزمایشی؛
- نشستن و امتحان را دادن و گرفتن اعتبار امتحان.
منشور پروژه نیز موارد مشابهی دارد:
- هدف پروژه: توانایی گرفتن مدرک PMP به‌دلیل اینکه به حرفۀ مدیریت پروژۀ شما مزیت رقابتی می‌افزاید؛
- معیار موفقیت پروژه: قبول شدن در امتحان در اولین بار شرکت در امتحان؛
- بودجه و زمان‌بندی کلی: مطالعه و امتحان دادن در سه ماه (که میزان معمول برای مدیران پروژۀ شاغل است)، حداقل هزینۀ گواهی برای امتحان آمادگی و امتحان اصلی 1000 دلار ایالات متحده؛
- مدیر پروژه: خودتان.
یک مثال از سؤالات امتحان آزمایشی PMP
شما مدیر یک پروژۀ نرم‌افزاری هستید. همکاری می‌خواهد از اختیار شما برای تصمیم‌گیری دربارۀ خرید یک بستۀ توسعۀ نرم‌افزاری مطمئن شود. از کدام یک از مستندات زیر برای اثبات اختیارات خود به او استفاده می‌کنید؟
- ثبت‌نامۀ ریسک (رجیستر ریسک) پروژه
- برنامۀ کار پروژه
- شرح‌کار پروژه
- منشور پروژه
پاسخ گزینۀ چهار است. با مستند منشور پروژه می‌توانید اختیارات خود را اثبات کنید. سند رسمی برای شروع پروژه و مصرف بودجۀ آن منشور پروژه است. به‌علاوه نام مدیر پروژه در آن آورده شده است.
خلاصه
شرح‌کار را سازمان و/یا مدیریت برای مدیر پروژه می‌فرستد تا براساس آن یک منشور پروژه شکل بگیرد:
- شرح‌کار پروژه (SOW) شامل نیاز تجاری و نمای کلی کیفیات و ویژگی‌های اقلام تحویلی است.
- منشور پروژه مستندی است که برمبنای شرح‌کار تهیه می‌شود که به مدیر اجازه می‌دهد پروژه را شروع کند و بودجه خرج کند.
جدول‌های زیر را مقایسه کنید:
| منشور پروژه | شرح‌کار پروژه |
| الف. نیاز تجاری، برنامۀ استراتژیک (راهبردی) | الف. هدف یا توجیه پروژه (برحسب نیازهای تجاری و برنامۀ راهبردی) |
| ب. شرح محدودۀ محصول | ب. اهداف پروژه، مشخصات محصول |
| ج. نیازمندی‌های کلی | |
| د. مرزها، توصیفات کلی، محدودیت‌ها و مفروضات پروژه | |
| ه. معیار موفقیت پروژه | |
| و. خطرات کلی | |
| ز. بودجه، زمان‌بندی مختصر | |
| ح. لیست ذی‌نفعان | |
| ط. نیازمندی‌های تأییدی پروژه و اختیارات تأییدی | |
| ی. مدیر پروژۀ تعیین‌شده برای پروژه |
اجزای شرح‌کار به‌قرار زیر هستند:
| جز | شرح | |
| 1 | نیاز تجاری | چرا پروژه را باید انجام داد؟ به‌دلیل عوامل خارجی زیر: · تقاضای بازار (تقاضای جدید، محصولات جدید می‌سازد) · پیشرفت فناوری (بهره‌بردن از مواد جدید یا فناوری‌های جدید موجود) · مقررات دولتی (محیطی، ایمنی، غیره) · ملاحظات زیست‌محیطی |
| 2 | شرح محدودۀ محصول | مشخصات محصول، خدمات، یا نتیجه‌ای که پروژه متحمل آن می‌شود. چگونه پروژه به ارتباط بین محصول، خدمات، نتایج، و نیاز تجاری می‌پردازد؟ |
| 3 | برنامۀ راهبردی | پروژه باید در راستای اهداف کلی سازمان و شرح مأموریت آن باشد. |
توجه شود که برنامۀ راهبردی زمانی مطرح است که مدیرارشد برای تیم و مدیر پروژه و مصارف داخلی شرح‌کار را می‌نویسد. زمانی که یک مشتری خارجی برای مزایده و برون‌سپاری یک کار شرح‌کار می‌نویسد اهمیت ندارد.
پیشنهاد می‌شود مطالب مرتبط با اسناد مدیریت پروژه را در خط دید بخوانید و مقایسه کنید.
