چگونه شرحکار پروژه بنویسیم (بخش اول)
شرحکار [۱] یا SOW بهمنزلۀ کتابمقدسی میماند که کارِ موردانتظار و ماحصل پروژه را شرح میدهد. شرحکار ابزاری کلیدی برای هدایت تیم است؛ این ابزارِ پراهمیت یا برای هدایت کار با پیمانکار و فروشنده استفاده میشود، یا برای هدایت کار داخلی. شرحکار توصیفی از کل کار موردانتظار شماست. لازم نیست که این شرح جزئیات بسیاری داشته باشد؛ درواقع برای پروژههای بزرگ درنظرگرفتنِ جزئیات شرحکار عملاً ممکن نیست؛ اما باید فراگیر باشد و کاِر موردنیاز برای تولید اقلام تحویلی پروژه، و نیز، امور اجراییِ کار، مانند گزارشدهی پروژه، در آن لحاظ شوند.
اگر کار را پیمانکار یا فروشنده انجام میدهد، شرحکار بخش کلیدیِ قرارداد است. کارِ لحاظشده در این مستند بخشی از تعهدِ قراردادیِ فروشنده به شماست. کاری که در شرحکار لحاظ نشده تنها درصورتِ توافقِ دوجانبه یا درخواستِ تغییرِ در پروژه انجام میگیرد. شرحکار برای تیم داخلی نیز اهمیت دارد، هرچند قانوناً بر این امر دلالت نمیکند؛ زیرا تخصیص منابع تنها برحسبِ تأمینِ کارِ شرحدادهشده در شرحکار برنامهریزی میشود. غرض از نوشتن این مقاله ارائۀ راهنماییها و ترفندهای نوشتن یک شرحکار مؤثر به کاروران مدیریت پروژه است.
آیا به شرحکار نیاز دارم؟
شرحکار یک ابزار سازمانی باارزش برای مجسم کردن کار پروژه است. ارزشِ شرحکار در بهتصویرکشیدنِ تمام مؤلفههای ضروری پروژه است و در دو موقعیت مفید واقع میشود: شکلدهی به بخشی از قرارداد با یک مشاور یا فروشندۀ خارجی؛ یا بهعنوانِ مرحلۀ میانی برنامهریزی پروژههای بزرگ و پیچیدهای که کار بهطور داخلی انجام میشود. وقتی پروژههای شما آنقدر ساده و کوچک است که میتوانید مستقیماً شرحمحدوده را به ساختار شکست کار ترجمه کنید (بهطور مثال MS Project) نیازی به شرحکار ندارید.
فایدۀ شرحکار وقتی است که پروژه بزرگ و پیچیده است؛ زیرا به شما این امکان را میدهد که برحسب نوعی کاری که باید انجام شود، متخصصان موضوعی فن [۲] را که به MS Project دسترسی ندارند بهکار بگیرید. هرکسی که مهارت ارتباطاتِ نوشتاری دارد و دربارۀ کارِ پروژه از دانش فنی برخوردار است میتواند شرحکارِ پروژه را تهیه کند.
چهموقع شرحکار بنویسم
شرحکار باید بعد از شرحمحدوده و حینِ فازِ برنامهریزیِ پروژه نوشته شود. شرحمحدوده باید ابتدا نوشته شود، و به زبان ساده، محصول پروژه را درنظر بگیرد. فرض کنید که سازمان برای توسعۀ یک سیستم مبتنی بر نرمافزار، که سفارشها را برای نرمافزار میگیرد و ردیابی میکند، یک پروژه را شروع میکند. شرحمحدوده باید شامل ادبیات آن نیز باشد. بهعلاوه ممکن است که شرحکار شامل لیستی از کاربران تحت پوشش این پروژه باشد؛ مانند کارمندان ورود سفارش، مهندسان نرمافزاری که سفارشها را پیکربندی میکنند، مدیرانی که از سیستم گزارش میگیرند و کارکنان تحویلدهنده، که سفارش را تحویل میدهند. میتوانید ویژگیهایی را که مایلید سیستم داشته باشد لحاظ کنید؛ مانند میاننتی (اینترنتی) یا دروننتی (اینترانتی) بودن دسترسی، تعداد سفارشهایی که باید ذخیره شوند، اطلاعاتی که باید برای هر سفارش ذخیره کرد، نحوۀ جمعآوری پرداختهای سفارشها و غیره. شرحمحدوده بیانگر اطلاعات لازم دربارۀ هر چیزی است که قرار است ساخته شود.
حال که فهمیدید چه میسازید، باید جزئیات نحوۀ ساخت آن را درنظر بگیرید. اکنون باید شرحکار را تألیف کنید. شرحکار تعریف کاری است که قرار است انجام شود؛ ازاینرو باید قبل از زمانبندی نوشته شود یا در ساختار شکست کار بخشبخش شرح داده شود.
در شرحکار باید چهچیز لحاظ شود؟
شرحکار را با اطلاعات موجود در شرحمحدوده آغاز کنید. تمام مؤلفههای موجود در شرحمحدوده باید در شرحکار نیز موجود باشند. در شرحمحدوده معمولاً یک نمای کلی از اقلام تحویلی پروژه درنظر گرفته میشود؛ شرحکار شاملِ اقلام تحویلی، زمان تحویلشان، و نحوۀ ساخت اقلام تحویلی است. بهعلاوه در شرحکار باید جزئیات اقلام تحویلی نیز شرح داده شود. بهطورمثال اگر شرحمحدوده شامل یک دریافت سفارش و سیستم مدیریت باشد، میتوانید این مورد از اقلام تحویلی را به پایگاهدادهای برای دریافت و ذخیره و پیگیری اطلاعات، یک واسط سمتکاربر برای تعامل با کاربران، و یک سیستم گزارشدهی برای مدیریت گزارشها تفکیک کرد.
در بخش دوم این مقاله لیستی از دستهبندیهای اطلاعاتی شرحکار و اقدامات لازم بعدی برای تنظیم شرحکار را مطالعه خواهید کرد.
[۱] Statement Of the Work
[۲] Subject Matter Expert
