انواع WBS (ساختارهای شکست کار)
هرچند «ساختار شکست کار» [۱] به‌عنوانِ برچسب تمام نمودارهای سلسله‌مراتبیِ محدوده‌های پروژه به‌کار گرفته می‌شود؛ درعمل، ساختارهای شکست کار دیگری به‌غیر از «ساختارهای مبتنی بر اقلام تحویلی» وجود دارند.
ساختارهای شکست کار مبتنی بر فعل: یک ساختارِ شکستِ کارِ وظیفه‌محور اقلام تحویلی پروژه را برحسب عمل‌های لازم برای تولید اقلام تحویلی تعریف می‌کند. اولین کلمه در مؤلفۀ موردنظرِ WBS یک فعل است؛ مانند طراحی کردن، توسعه دادن، بهینه‌سازی کردن، انتقال دادن، آزمون کردن و غیره.
ساختارهای شکست کار مبتنی بر اسم: یک WBS مبتنی بر اقلام تحویلی کار پروژه را ازلحاظ مؤلفه‌های (فیزیکی و کارکردیِ) سازندۀ اقلام تحویلی تعریف می‌کند. در این مورد، اولین کلمه در مؤلفۀ ساختار شکست کار یک اسم است؛ مانند ماژول الف، سیستم فرعی الف، موتور اتومبیل، آنتن و غیره. ازآن‌جهت که اسم‌ها بخشی از محصول هستند، این نوع ساختار شکست کار (WBS) گاهی‌اوقات یک «ساختار شکست کار محصول» (PBS) نامیده می‌شوند. طبق تعریفِ PMI، ساختارهای WBS ِ مبتنی بر اقلام تحویلی مرجح هستند.
ساختارهای شکست کار مبتنی بر فاز زمانی: یک ساختار شکست کار مبتنی بر فاز زمانی در پروژه‌های بزرگ استفاده می‌شود. این WBS پروژه را به‌جای اینکه به وظایف تقسیم کند به فازهای اصلی تقسیم می‌کند. در این نوع WBS، یک رویکرد «موج غلتان» به‌کار برده می‌شود و فقط فازِ نزدیک با جزئیات برنامه‌ریزی می‌شود.
انواع دیگر WBS عبارت‌اند از انواع مبتنی بر سازمان، مبتنی بر جغرافیا، مبتنی بر شکست هزینه، و مبتنی بر سود.
قانونِ ۱۰۰ درصد
یکی از مهم‌ترین اصول طراحی مهم WBS قانون ۱۰۰ درصد نامیده می‌شود که تعریف آن به قرار زیر است:
«طبق قانون ۱۰۰ درصد، WBS شامل ۱۰۰ درصد از کار تعریف‌شده در محدودۀ پروژه است و تمام اقلام تحویلی را –چه داخلی، چه خارجی و چه میانی- ازلحاظ کاری که باید تکمیل شود، ازجمله مدیریت پروژه، دربرمی‌گیرد. قانون ۱۰۰ درصد یکی از مهم‌ترین اصولی است که توسعه و تجزیه و تکامل ساختار شکست کار را هدایت می‌کند. این قانون در تمام سطوح سلسله‌مراتب اعمال می‌شود؛ مجموعۀ کار در سطح «کودک» باید برابر ۱۰۰ درصد کار ارائه‌شده توسط «والد» باشد و WBS نباید کاری را لحاظ کند که خارج از محدودۀ واقعی پروژه است؛ به‌این‌ترتیب نمی‌تواند بیش‌از ۱۰۰ درصد کار را درنظر بگیرد… شایان ذکر است که قانون ۱۰۰ درصد در سطح فعالیت نیز به‌کار برده می‌شود. مجموعِ کارهایی که نمایانگر فعالیت‌ها هستند، در هر بستۀ کاری باید ۱۰۰ درصد شوند.»
اگر طراح WBS تلاش کند که تمام جزئیات مربوط‌به فعالیت را در WBS درنظر بگیرد، ممکن است عمل‌هایی که محاسبه می‌کند یا بسیار باشند یا اندک. اگر بسیار باشند، از ۱۰۰ درصد محدودۀ والد تجاوز می‌کند و اگر اندک باشند، از ۱۰۰ درصد محدودۀ والد کمتر می‌شود. بهترین روش برای رعایت قانون ۱۰۰ درصد، تعریف مؤلفه‌های WBS برحسب نتایج یا خروجی‌هاست. ازاین‌طریق می‌توان مطمئن شد که ساختار شکست کار بیش‌ازحد تجویزی نیست و مانعِ نوآوری و تفکر خلاقِ افراد دخیل در پروژه نمی‌شود. در پروژه‌هایی که توسعۀ محصولات جدید مطرح است، رایج‌ترین تکنیکی که می‌توان برای اطمینان از خروجی‌محور بودنِ WBS به‌کار برد، استفاده از شکست کار محصول (PBS) است.
شاید در پروژه‌های نرم‌افزاری ویژگی‌محور بتوان از همین تکنیک برای به‌کارگیری ساختارِ شکستِ کارِ ویژگی استفاده کرد. وقتی در یک پروژه خدمات حرفه‌ای ارائه می‌شود، در نظر گرفتن تمام اقلام تحویلی برای ساخت یک WBS ِ مبتنی بر اقلام تحویلی، تکنیکی است که رواج دارد. در ساختارهایی که کار برحسب فازهای پروژه به بخش‌های فرعی تقسیم‌بندی می‌شود (مثلاً فاز مقدماتی طراحی، فاز بحرانی طراحی) باید اطمینان یافت که فازها، برحسب اقلام تحویلی، با شفافیت، تفکیک شده‌اند (مثلاً سند تأییدشدۀ بررسی طراحی مقدماتی، یا سند تأییدشدۀ بررسی طراحی بحرانی).
دربین تمام سطوح موجود در یک ساختار شکست کار، سطح ۲ غالباً مهم‌ترین محسوب می‌شود؛ زیرا در این سطح تعیین می‌شود که چگونه برای تخمین زمان‌بندی و هزینۀ پروژه‌های آتی، هزینه‌های واقعی و داده‌های زمان‌بندی چگونه گروه‌بندی شوند. شاید بعد از اینکه محصول تکمیل شد، دانستن اینکه طراحیِ (مهم‌ترین مؤلفۀ کار) یک محصول چقدر طول کشید، برای مدیر پروژه مفید واقع شود تا بتواند از این داده‌ها برای تخمین‌های مشابه در آینده استفاده کند. در دیگر موارد مدیر پروژه شاید بخواهد بعداز تکمیل پروژه بداند که بخش اصلی محصول چقدر هزینه داشته است. به‌این‌منظور «ساختار شکست کار محصول» یا PBS به‌کار گرفته می‌شود. بنابراین می‌توان از سطح ۲ برای محاسبۀ «واقعیت‌های» پروژه برای تخمین‌های آینده استفاده کرد.
پس از تکمیل، هر مؤلفۀ WBS باید شامل چهار مورد زیر باشد:
- محدودۀ کار، ازجمله تمام «اقلام تحویلی»؛
- تاریخ‌های ابتدایی و انتهایی محدودۀ کار؛
- بودجه برای محدودۀ کار؛
- اسم شخص مسئول محدودۀ کار.
اگر مدیر پروژه از WBS به این شیوه استفاده کند می‌تواند عهده‌دار پروژه‌های پیچیده شود و آن‌ها را به بخش‌های مدیریت‌پذیر و تخصیص‌پذیر تقسیم کند. وقتی از این تکنیک استفاده شود، سردرگمی بین اعضای دخیل در پروژه به‌حداقل می‌رسد.
علاوه بر قانون ۱۰۰ درصد، تداخل نیافتن تعریف محدودۀ بین دو مؤلفۀ WBS نیز ضرورت دارد. ابهام موجب دوباره‌کاری یا سوءبرداشت‌ها دربارۀ مسئولیت‌ها و اختیارت می‌شود. همچنین ممکن است این تداخل در محاسبۀ هزینه‌های پروژه سرگردانی‌هایی ایجاد کند. اگر کلمات مؤلفۀ WBS مبهم باشند، با یک لغت‌نامۀ WBS می‌توان خطوط تمایز بین مؤلفه‌های WBS را ابهام‌زدایی کرد.
[۱] WBS: Work Breakdown Structure
