اجازه ندهید خزش محدوده موفقیت پروژۀ شما را تخریب کند

هر مدیر باتجربۀ پروژه‌ می‌داند که خزش محدوده مشکل رایجی است که می‌تواند موجب سردرگمی و هرج‌ومرج در پروژه‌ شود. آن‌قدر صبر نکنید که تبدیل به یک مشکل شود. از همان ابتدای پروژه می‌توانید برنامه‌ریزی کنید که چگونه محدوده را مدیریت کنید. بعد از اینکه محدودۀ پروژه را تعیین کردید، اگر قرار است محدوده تغییر کند باید برنامۀ واضحی برای مدیریت خزش محدودۀ پروژه داشته باشید.

خزش محدودۀ پروژه چیست؟

در PMBOK خزش محدوده را این‌گونه تعریف می‌کند: «بسط کنترل‌نشدۀ محدودۀ پروژه یا محصول، بدون تنظیم زمان، هزینه و منابع».

به زبان ساده‌تر، بعداز توافق همگان بر برنامۀ پروژه، خزش محدوده وقتی اتفاق می‌افتد که کار یا هزینۀ اضافی به پروژه افزوده می‌شود، اما این اتفاق به‌نحوی می‌افتد که به شما اجازه نمی‌دهد که زمان و هزینۀ بیشتری برای برنامه تنظیم کنید.

یک مثال: درحال ساخت وبگاهی برای یک مشتری هستید، همگی بر کاری که تیم انجام خواهد داد، گاهشمار و هزینه توافق می‌کنید. در این مثال توسعه‌دهندگان پروژه را تقریباً تمام کرده‌اند و همه‌چیز خوب پیش رفته است. اما مشتری تصمیم می‌گیرد که یک فروشگاه به وبگاه اضافه کند. اما این کار به پول و زمان بیشتری نیاز دارد که به آن خزش محدوده می‌گوییم.

چگونه خزش محدوده می‌تواند به موفقیت شما آسیب بزند

خزش محدودۀ پروژه می‌تواند تأثیرات زیر را بر پروژه داشته باشد:

• افزایش هزینه‌ها
• ممتد شدن گاهشمار
• تأثیر منفی بر رضایت مشتری و اعتمادبه‌نفس تیمی

چه باید کرد؟

خزش محدودۀ پروژه گریزناپذیر است. بهترین کاری که می‌توان کرد مدیریت فعالانۀ آن با یک نقشۀ ملموس است. می‌توانیم این کار را با استفاده از ابزار زیر انجام بدهیم:

• برنامۀ مدیریت محدودۀ پروژه
• شرح محدودۀ پروژه

برنامۀ مدیریت محدودۀ پروژه نه‌تنها برای توسعۀ محدوده و جلوگیری از خزش محدوده به‌کار برده می‌شود بلکه تیم را هدایت می‌کند که چگونه تغییرات را به محدودۀ پروژه اعمال کنند.

برنامۀ مدیریت محدودۀ پروژه

برنامۀ مدیریت محدودۀ پروژه مستندی است که برای موارد زیر تنظیم می‌شود:

• چگونه شرح محدودۀ پروژۀ خودتان را توسعه بدهید
• چگونه وقتی که برسر تغییرات رسماً توافق شد، تیم پروژه تغییرات اعمالی به محدودۀ پروژه را اعمال کند

مستند کردن اینکه چطور اطلاعات محدوده را بگیرید و چگونه تغییرات را کنترل کنید، این اطمینان را می‌دهد که بعداً هیچ عدم تفاهم یا سوء‌فهمی در این‌باره نخواهد بود.

در برنامۀ مدیریت محدودۀ پروژه چه وجود دارد؟

برنامۀ مدیریت محدوده شامل اجزای زیر است:

• فرایند آماده کردن شرح محدوده- توضیح اینکه محدودۀ پروژه چگونه شناسایی، اعتبارسنجی و مستند خواهد شد.
• فرایند ساخت ساختار شکست کار (WBS) و لغت‌نامۀ WBS – توضیح اینکه تیم چگونه برای اجزای کلان کار و روابط و وابستگی‌های آن به یک‌دیگر اطلاعات جمع می‌کند؛ تیم چگونه ساختار شکست کار می‌سازد؛ یا چگونه با ذی‌نفعان مختلف مصاحبه کرده و نیازمندی‌ها را برای اقلام تحویلی پروژه شناسایی کرده است. کار موردنیاز این اقلام تحویلی به اجزای کوچک‌تری تقسیم خواهد شد تا بتوان کار موردنیاز را بهتر مدیریت کرد.
• فرایند پذیرش رسمی اقلام تحویلی پروژه– توضیح اینکه پروژه چگونه رسماً توسط مشتری یا کاربر پذیرفته می‌شود. اگر قرار باشد برای اقلام تحویلی طی دورۀ پروژه پرداخت‌های مختلفی صورت بگیرد، پذیرش با امضای رسمی مستند پذیرش در مراحل مختلف پروژه انجام می‌شود؛ در غیر این صورت، می‌توان امضای آن را انتهای پروژه گرفت. به‌علاوه معیار مشخص پذیرش، درصورت وجود (مثل تکمیل و امضای آزمون پذیرش کاربر با معیار مشخص آزمون) توضیح داده شود.
• فرایند تغییر محدودۀ پروژه – تعریف فرایندی برای اعمال تغییرات به محدودۀ پروژه؛ که این تغییرات می‌تواند به‌دلیل نیاز به دیگر مستندات پروژه برای به‌روزرسانی باشند، مانند به‌روزرسانی بودجه و زمان‌بندی پروژه. می‌تواند شامل بررسی‌ها و تأییدهایی برای تغییر محدوده باشد که امکان تأیید رسمی تغییرات ازطریق آن‌ها وجود دارد.

مدیریت محدوده را از آنچه هست دشوارتر نکنید

هرچند این کار بسیار رسمی و خسته‌کننده و دشوار است، پم‌باک با شفافیت اعلام می‌کند که «برنامۀ مدیریت محدوده می‌تواند رسمی یا غیررسمی باشد، کلی باشد یا جزئیات زیادی داشته باشد، یا بر مبنای نیازهای پروژه باشد.»

اگر محدودۀ پروژۀ شما کوچک و نسبتاً ساده و کم‌ریسک است، نیازی به بیش‌ازحد بار کردن این فرایند نیست.

اجزایی را که ممکن است به آن‌ها نیاز شود نادیده نگیرید

مهم‌ترین این اجزاء شناسایی و به توافق رسیدن برسر نحوۀ مدیریت تغییرات محدوده است. به‌طورمثال اگر مشتری بخواهد یک ویژگی یا تغییری را اضافه کند، تیم زمان‌بندی و متعاقباً هزینه‌های پروژه‌ها را تنظیم می‌کند. این مستنداتی که بعداً تنظیم شده‌اند توسط ذی‌نفعان اولیه تأیید و بررسی می‌شوند و یک برنامۀ جدید خواهند بود.

به‌علاوه اگر به کارشناسان موضوعی فن نیاز دارید اما اکنون در دسترس نیستند، در مستند شناسایی کنید که چطور می‌توان به اطلاعات مهم دست یافت تا بتوان محدوده را دقیقاً توسعه داد. اگر تمام اطلاعات لازم را برای تعیین محدوده ندارید، احتمال تجربۀ خزش محدوده بیشتر خواهد بود.

با وقت صرف کردن برای مدیریت محدوده از استرس‌های بعدی خلاصی می‌یابید

اگر ازقبل زمان صرف کنید که انتظارات را به‌طور شفافی تعیین کنید و توافق تمام اشخاص را جلب کنید می‌توانید استرس‌های بعدی را به‌حداقل برسانید. با مستند کردن برنامه و ایجاد توافق، می‌توان همگان را برای بررسی تغییرات محدوده راهنمایی کرد. مشتری می‌تواند تصمیمات آگاهانه‌تری برای افزایش هزینه و زمان بگیرد.