مدیریت پروژه مدیریت ریسک است؛ نه صبر کنید، مدیریت ارتباطات است

مهم‌ترین بخش بدنۀ دانش چیست؟ این سؤالی است که ممکن است در یک مصاحبۀ شغلی از شما پرسیده شود. شاید سؤال دشواری به‌نظر برسد اما واقعاً اینگونه نیست. کسی که این سؤال را از شما می‌پرسد احتمالاً می‌خواهد بداند که شما حوزه‌های دانش راهنمای پم‌باک را می‌دانید یا نه. پرسیدن این سؤال کار درستی است زیر پرسنده انتظار دارد که شما یک مدیر پروژه باشید و بتوانید از بهترین روش‌هایی که PMI فراهم کرده است استنتاج کنید. قبل از اینکه پاسخ این سؤال را بگوییم، مدیریت ریسک را با مدیریت ارتباطات  مقایسه کنیم.

گاهی در برخی از کلاس‌های مدیریت پروژه می‌گویند که مدیریت پروژه مدیریت ریسک است. اما برخی نیز معتقدند که مدیریت ارتباطات اولین ضرورت است زیرا مدیریت پروژه واقعاً حول ارتباطات متمرکز است… مهم این است که تمام افراد قادر به تفکر باشند. وقتی عضو تیم شما می‌گوید که تصمیم دارید یک فعالیت را تمام کنید، فقط از او تشکر نکنید و کار را ادامه بدهید؛ فکر کنید که این کار به چه معناست و زودتر تمام شدن آن چه فایده‌ای دارد. اگر منبعی هست که بر مسیر بحرانی نیست، فرصت دارید که آن منبع را به‌کار بگیرید و بر یک فعالیت مسیر بحرانی قرار بدهید یا آن‌ها را به کمک کس دیگری که فشار کار زیادی دارد بگمارید. به این شیوه مدیریت ریسک را تمرین می‌کنید زیرا فرصت‌ها را تشخیص می‌دهید. به همین طریق، اگر عضو تیمی نزد شما آمد و گفت که موادی که سفارش داده شده است دیر می‌رسد، فکر کنید که اگر مواد دیر برسد چه اتفاقی می‌افتد، چه کاری در این‌باره می‌توان کرد؟ تفکر فعال داشته باشید.

مثال دیگر همکاری است که مدیر پروژه است و همیشه پروژه‌هایش را بدون دردسر به‌پیش می‌برد؛ شاید فکر کنید همیشه پروژه‌های آسانی را مدیریت می‌کند. اما واقعاً این نیست. همکار شما  احتمالاً در مدیریت ریسک خوب عمل می‌کند و از تفکر فعال برخوردار است. او کاری می‌کند که پروژه آسان به‌نظر برسد؛ زیرا واکنش‌های مشخص و معینی به فرصت‌ها و ریسک‌هایی که تیم پروژه با آن روبه‌رو می‌شود دارد.

اما همۀ این‌ها به مدیریت ارتباطات چه ارتباطی دارد؟ اگر یک ثبت‌نامۀ ریسک (ریسک رجیستر) داشته باشید اما کسی آن را نبیند چه فایده‌ای دارد؟ نه‌تنها باید تفکر فعال داشته باشید، بلکه باید به عبارت «چه اتفاقی می‌افتد؟» این را نیز اضافه کنید که «چه کسی باید از آن مطلع باشد؟»

حال یک مثال در مصاحبۀ شغلی. کارفرمای آیندۀ شما به شما نگاهی می‌اندازد و می‌پرسد که مهم‌ترین بخش بدنۀ دانش چیست؟ می‌توانید بگویید همۀ آن‌ها مهم است. اما این پرسشگر واقعاً می‌خواهد نظر شما را بداند. می‌توانید بگویید بم‌باک فرایندهای مهم بسیاری را گفته که همگی در اجرای یک پروژه باید رعایت شوند. سپس می‌توانید تمرکزتان را متمرکزتر کنید و یکی را انتخاب کنید. اگر فقط می‌توانستید یکی از بخش‌های بدنۀ دانش را در پروژۀ خود انتخاب کنید کدام را انتخاب می‌کردید؟ معمولاً مصاحبه‌کننده یک اعتقاد قبلی دارد که می‌خواهد به شما انتقال بدهد. می‌توانید برای دومین بار حدس بزنید و جوابی را که فکر می‌کنید مایل است بشنود بدهید. بهترین کار این است که پاسختان را بدهید و متقاعدش کنید.

شاید پاسخ به این سؤال مدیریت ارتباطات باشد. زیرا پروژه‌های بسیاری هستند که گرفتار متلاشی شدن ارتباطات می‌شوند. اما برخی هم مدیریت ریسک را مهم‌ترین بندۀ دانش می‌دانند. اما در صورتی که بتوان به این دو به یک میزان اهمیت داد، موفقیت قطعی است. همیشه رویکردهای علمی به ریسک نیازمند رویکردهای ارتباطی است تا متوازنشان کنند.