از مدیر پروژه بپرسید: چگونه به مشتری بگوییم که پروژه‌اش عقب افتاده است؟ (بخش اول)

الیزابت عزیز: من پروژه در دست اجرایی دارم، ما تاکنون نصف پروژه را انجام داده‌ایم. ما تا حالا نصف راه را رفته‌ایم و فکر می‌کنم که باید در زمان‌بندی تغییری ایجاد کنیم. مخصوصاً، به زمان بیشتری نیاز داریم. مشتری قبلاً زمانی بیش از مهلت تعیین‌شده به ما فرصت داد و فکر نمی‌کنم بازهم به ما فرصت دهد. چگونه می‌توانم این خبر را به آن‌ها بدهم؟

همیشه برداشتن پروژه از میانه راه‌کار سختی است. زمانی که مهلت‌های اصلی تحویل تعیین شدند، شما پروژه را دست نگرفته بودید و اگر بخواهیم در مورد مدیر پروژه قبلی منصفانه قضاوت کنیم، ممکن است در آن زمان این مهلت‌های زمانی معقول بوده باشند. بااین‌حال الآن در موقعیتی هستید که نمی‌توانید پروژه را در جدول زمانی مقرر تحویل دهید و این شما را تبدیل به آدم بدِ این پروژه می‌کند که قرار است خبرهای بد را به مشتری بدهد. طوری به نظر می‌آید که انگار تحت نظارت شما پروژه شکست‌خورده است.

از دیدگاه من شما سه انتخاب دارید:

1- خودتان را مخفی کنید و امید داشته باشید تا معجزه‌ای شود و به طریقی زمانی ایجاد شود.

2- پیدا کردن راه‌های خلاقانه برای ایجاد زمان مانند ردیابی سریع، خرد کردن برنامه زمانی و حوزه گذاری مجدد فعالیت‌ها.

3- به مشتری بگویید که به زمان بیشتری نیاز دارید.

امیدوارم قبل از اینکه من بگویم گزینه 1 را رد کرده باشید. بیایید به گزینه‌های دیگر هم نگاهی بیندازیم. زمان ایجاد کنید. راه‌هایی برای تحویل همان حجم کارها به شکل سریع‌تر وجود دارد. ردیابی سریع تکنیکی است که با استفاده از آن شما می‌توانید برای وظایف به شکل موازی تصمیم‌گیری کنید، درحالی‌که در حالت عادی این وظایف را به شکل سریال انجام می‌دادید. اگر تا حالا قسمتی از DIY SOS را دیده باشید، آن‌ها برای بازسازی خانه از این روش استفاده می‌کنند. همه ابزار و کارها در خانه جمع می‌شود و کارها باهم و حول هم انجام می‌شوند. زمانی که ما کار ساخت خانه خودمان را انجام دادیم، اول کارگران ساختمانی آمدند، بعد برق‌کارها آمدند و به دنبالش بازهم کمی کارگران ساختمانی آمدند و بعد ملاقاتی از جانب لوله‌کش انجام شد تا زمانی که به شکل اتفاقی همه تکه کارهای خودشان را انجام داده بودند. ما هنوز تزئین سقف‌ها را انجام نداده بودیم درحالی‌که بُتن هم برای کف تأخیر داشت و آماده نشده بود اما برنامه‌های بازسازی تلویزیون نشان می‌داد که می‌توان این کار را انجام داد.

برای اینکه وظایف جدول زمانی خود را ردیابی سریع کنید، نگاهی به چیزی که ترتیب سریالی دارید بیندازید. خطر انجام موازی این کار چیست؟

برای مثال می‌تواند به معنی توسعه دو بخش از نرم‌افزار در یک‌زمان و کار نزدیک باهم برای اطمینان از اینکه این بخش هنوز هم به‌اندازه کافی عملکرد خوبی دارند. می‌تواند به معنیِ تست و ارزیابی باشد درحالی‌که هنوز توسعه برخی از قسمت‌ها به پایان نرسیده است و ایجاد تغییراتی در جهت روشی چابک‌تر ازآنچه انتظارش را داشتید باشد. با تیم خود درباره اینکه برای فشار کمتر ردیابی سریع روی آنان چه‌کاری می‌توانید انجام دهید، صحبت کنید.