زمانی که یک پروژه را مدیریت می‌کنید، محدودیت‌های سه‌گانه همیشه مهم‌ترین نکته در ذهن شماست. چگونه می‌توانید دامنه، برنامه و هزینه پروژه را کنترل کنید؟ اما نگرانی و محدودیت چهارمی هم وجود دارد که بسیار مهم است و گاهی در گرداب مدیریت پروژه فراموش می‌شود، و آن کیفیت است. فرقی نمی‌کند که شما بهترین ابزارهای مدیریت پروژه را داشته باشید، تمام نقاط عطف[1] را بگذرانید و رعایت کنید و پروژه را با بودجه تعیین‌شده به پایان برسانید، اگر آنچه تحویل می‌دهید استانداردهای کیفیت را نداشته باشد. به همین دلیل مدیریت کیفیت پروژه بسیار مهم است.
مدیریت کیفیت پروژه چیست؟
مدیریت کیفیت پروژه شامل فرآیندها و فعالیت‌هایی است که برای مشخص کردن و دستیابی به کیفیت تحویل یک پروژه استفاده می‌شود. بااین‌حال کیفیت می‌تواند یک واژه گریزان باشد. کیفیت چیست؟ درحالی‌که ما می‌توانیم بحث در مورد معنی واقعیِ کیفیت را تا ابد ادامه دهیم و از روش سقراطی در مورد بسیاری از معانی ممکن استفاده کنیم، برای مدیریت پروژه پاسخ تعریف‌شده‌تر است. خیلی ساده، کیفیت همان چیزی است که مشتری یا ذینفع از پروژه نیاز دارد. با نگه‌داشتن تعاریفی که به مشتری یا ذینفعان گره‌خورده است، مدیریت کیفیت می‌تواند تمرکز بیشتری داشته باشد، که به معنی احتمال بیشتر برای دستیابی به اهداف است.
مفاهیم مدیریت کیفیت پروژه
مدیران پروژه به پیاده‌سازیِ یک برنامه (طرح) مدیریت کیفیت پروژه نظارت می‌کنند. ایده اصلی، دوباره، ارائه یک محصول یا خدمات به مشتری یا ذینفع است. انجام این کار مستلزم دانستن مفاهیم مدیریت کیفیت است.
رضایت مشتری
بدون رضایت مشتری نمی‌توان کیفیتی داشت. حتی اگر محصول قابل تحویل تمام ملاحظات مشتری یا ذینفعان را رعایت کند اما درجایی انجام شود که روند آن رضایت‌بخش نباشد، مشکل پیش خواهد آمد.البته محصول قابل تحویل باید با الزامات توافق شده مطابقت داشته باشد وگرنه پروژه شکست‌خورده است، زیرا محصول پروژه و مدیریت پروژه با انتظارات مشتری و ذینفعان مطابقت ندارد. به همین دلیل اجرای کنترل کیفیت به معنای مدیریت فرآیند و افراد است. مرتباً با مشتری یا ذینفع خود ملاقات کنید تا آن‌ها از پیشرفت پروژه مطلع بمانند. انتقادات و پیشنهاد‌های خود را دریافت کنید و اطمینان حاصل کنید که کاملاً با آن‌ها شفاف هستید تا از بروز مشکلات بعدی جلوگیری کنید.
ممانعت از بازرسی
کیفیت رایگان نیست. هزینه کیفیت (COQ) پولی است که برای پرداختن به مسائل در طول پروژه و بعد از پروژه صرف شده به‌منظور رفع هرگونه خرابی. این‌ها به دودسته تقسیم می‌شوند: هزینه انطباق و عدم مطابقت. هزینه انطباق را می‌توان یک هزینه پیشگیرانه در نظر گرفت. این هزینه‌ها در درجه اول مربوط به آموزش، فرآیند مستندسازی، تجهیزات موردنیاز و زمان موردنیاز برای رسیدن به کیفیت مطلوب است. سایر هزینه‌های مربوط به این امر می‌تواند شامل آزمایش، ضررهای ارزیابی مخرب و بازرسی‌ها باشد. هزینه عدم انطباق به هزینه‌های خرابی داخلی اشاره دارد. این‌ها شامل دوباره‌کاری چیزی یا دور انداختن کامل است. هزینه‌های بیشتر می‌تواند از بدهی، ضمانت کار و شکست تجاری باشد.
پیشرفت مداوم
این مفهوم کیفیت مدیریت پروژه می‌تواند در Six Sigma، Total Quality Management (TQM) یافت شود و غالباً در مفهوم ممانعت از بازرسی، به شکل ویژه بیان‌شده است. این مفهوم، همان‌طور که در عنوان آن توضیح داده‌شده است، تلاش مداوم برای رسیدن به پیشرفت در محصولات قابل تحویل در طول زمان است. چه از طریق تغییرات کوچک و افزایشی و چه از طریق تغییرات بزرگ، همیشه فرصت شناسایی و آدرس‌دهی به تغییرات وجود دارد. استفاده از این مفهوم همچنین به معنای نظارت و مستندسازی مداوم در مورد موضوعاتی است که پیش می‌آیند، بنابراین می‌توانید در هنگام مدیریت پروژه‌های آینده از درس‌های آموخته‌شده استفاده کنید. به‌این‌ترتیب شما یک پروژه کارآمدتر اجرا می‌کنید و احتمالاً اشتباهات را تکرار نخواهید کرد.
بخش آخر مقاله را از لینک زیر بخوانید:
مدیریت کیفیت پروژه – یک راهنمایی سریع (بخش آخر)
[1] Milestone
