اداره مدیریت پروژه (PMO) – کجا هستیم و چگونه دوباره تمرکز کنیم؟
از همان ابتدای شروع به ساخت برنامهها، پیگیری جداول و زیر نظر گرفتن بودجهها، اغلب تمرین کنندگان PMO، دورنما و اولویتهایشان در سالهای اخیر با قدمهای سریعتری تکاملیافته است. الآن صحبت بیشتر پیرامون Agile، هوش مصنوعی و دیگر تکنولوژیهای در هم گسیخته است- اما ما چگونه میتوانیم بدون اینکه مسیر را گم کنیم تمرکز خود را روی اجزای اساسی پایهای نگهداریم؟ امروز میخواهیم برخی از اجزای کلیدی که اغلب PMO ها نباید فراموش کنند و بهاحتمالزیاد مسئول آن هستند را بررسی کنیم، تا اطمینان حاصل کنیم که در محیط و کسبوکاری که زیاد آرام نیست میتوانیم مؤثر باشیم.
همتراز بودن آغاز پروژه با استراتژی
اکثر مدیران در حال حاضر انتظار یا تقاضا دارند که PMO بخشی از فرآیند برنامهریزی باشد و هم ترازی استراتژیک داخل کسبوکار را تضمین کنند. مؤثرترین و پردست آوردترین پروژهها در سازمانها آنهایی هستند که PMO نهتنها بخشی از پروژه بوده بلکه درواقع برنامهریزی سالانه پروژه را هدایت میکرده است. این سازمانها ضروری میدانند که مدیران پروژه/برنامه از همان ابتدای چرخه برنامهریزی کسبوکار سالانه، درگیر کار باشند تا ابهام یا “تفهیم” مدیران پروژهای که از ابتدا درگیر کار نبودهاند نیاز نباشد. بنابراین اغلب، شما آنها را در کنار رهبران شرکت درحالتوسعه استراتژی و زمینهچینی برنامهها برای تبدیل استراتژی به واقعیت میبینید.
اداره کردن
یک فرآیند اداره کردنِ خوب که به کسبوکار اعتبار میدهد، آن چیزی است که روی مکالمات، تمرکز میکند تا اطمینان حاصل کند که تصمیمات گرفتهشده، پول و دیگر منابع اختصاص دادهشده و اولویتها برقرارشده تا کل کسبوکار تفهیم شده باشد که اول باید روی چه چیزی کار کند. تابهحال چند بارشده که کسبوکارهایی را دیدهایم که ابتکار عملهای زیادی را با منابع کمی به عهده گرفتند و نهایتاً هیچ دست آوردی نداشتند؟ اینجا همانجایی است که PMO باید هدایتکننده مکالمات درست روی موضوعات درست باشد تا مدیران را برای اخذ تصمیماتِ لازم هدایت کند. راجع به تغییر مدیریت هم در اینجا باید فکر و بحث شود.
زمانبندی/برنامهریزی منابع
در این دوره و زمانه، من بهندرت تمرین کنندگانی دیدهام که برای اجرای پروژهها و برنامههایشان منابع بسیاری داشته باشند. بنابراین این به PMO بستگی دارد تا طوری اطلاعات پروژه را باهم یکی کند که دیگران از آن بهعنوان راهنمای تصمیمگیری استفاده کنند. اینکه اولویتها چه هستند، چه منابع و مهارتهایی موردنیاز است و چه کسی در دسترس است؟ اینها سؤالاتی است که PMO باید پاسخ دهد. درنهایت زمانی که وقت تعیین و اختصاص دوباره فرارسید، به PMO بستگی دارد تا اطمینان حاصل کند که فرآیندهای تغییر مدیریت بهکاررفته تا تغییر را مدیریت کند و وقفه سازمان را بهطور مؤثری به کمترین برساند.
شناسایی ریسک و کاهش آن
هیچ پروژهای بدون شناسایی صحیحِ ریسک و تمرین کم کردنِ آن به سرانجام نرسیده است. چه خطرات شناختهشده و ناشناختهای میتواند یک پروژه را از بین ببرد؟ سازمان شما در این حوزه چه تجربهای دارد؟ در مواقع بسیاری تجربه گذشته، پیشبینی کننده خوبی است. PMO اطمینان حاصل میکند که این سطح از برنامهریزی کامل شده و فراموش نشده است.
گزارشنویسی
خلاصهنویسی اطلاعات کلیدی سطح اجرایی، برای هدایتِ تصمیمهای کسبوکار، یک باید است. PMO با تمرکز برداده های کلیدی/جزییاتِ موردنیاز کسبوکار شما، در چرخه گزارشنویسی ثبات و قابلیت تکرارپذیری ایجاد میکند. متأسفانه این موضوع، سناریو یکی قابلاستفاده برای همه نیست، لذا انتظار سفارشیسازی داشته باشید تا آنچه را نیاز است به دست آورید.
نکات نهایی
جهانی که ما در آن زندگی میکنیم، گیجکننده است. تلاش برای کنار آمدن با همه این موضوعات، کاملاً خستهکننده است. همه باید همیشه سطحی برای نشستن و مستقر شدن و برگشت به بنیانها بهطور منظم داشته باشند تا اطمینان حاصل کنند که تمرکز را روی موضوع نهایی که مسئولیتش رادارند از دست نمیدهند.
