تخمین زمان برای مدیرپروژه‌ها: نکات و تکنیک‌ها (بخش اول)

” اگر فقط زمان یبشتری وجود داشت ” با تأسف می‌گوید. مدیران پروژه این آهنگ غم‌انگیز را می‌خوانند، اما انتظار پیوستنِ گروه کر را به آن نداشته باشید. نگه داشتن برنامه زمانبندی پروژه، یکی از محدودیت‌های سه‌گانه است. زمان، حکمران تمام پروژه‌ها است. از همه افراد درگیر، از ذینفعان گرفته تا اعضای تیم، از همه مهم‌تر است. ساعت همیشه تیک تاک می‌کند. بهترین کاری که یک مدیر پروژه می‌تواند انجام دهد، این است که زمان تکمیلِ رضایت‌بخش پروژه را تخمین بزند.

موارد تخمین زمانی

یک مطالعه سال ۲۰۱۸ توسط موسسه مدیریت پروژه (PMI)، در گزارش Pulse of Profession نشان می‌داد که تخمین زمان ضعیف، عامل اصلی ۲۵ درصد پروژه‌های شکست‌خورده است. با این توصیفات، هر کسی که بتواند نحوه زمان‌بندی را به درستی حل کند، یک سوپر مدیرپروژه است. درحالی‌که متوقف کردن زمان غیرممکن است، می‌توان برای آن با توجه به این‌که به پایان پروژه مروبط است، راهکار مناسبی در نظر گرفت. با نگاه به آینده برای تعیین مدت زمان انجام تکمیل پروژه، امکان تخمین فراهم می‌شود. اما این جادوگری نیست، تکنیک‌های به‌خوبی اجراشدهٔ مدیریت پروژه است. بنابراین، برخی از ان نکات و تکنیک‌ها برای برآورد بهتر زمان چیست؟ آن‌ها از ساده به پیچیده اجرا می‌شوند. ما برخی از موارد آزمایش شده و واقعی را در زیر ذکر کرده‌ایم. ببینید کدام‌یک بهترین کارایی را با توجه به نوع مدیریت پروژه شما دارد؟

در دام برنامه‌ریزی سفسطه‌آمیز نیفتید

برنامه‌ریزی سفسطه‌آمیز، از کار روانشناسانی به نام‌های Daniel Kahneman و Amos Tversky نشات می‌گیرد، که ایده این اصطلاح را در اواخر دهه ۷۰ میلادی برای شرح تمایل روانشناختی مردم در دست کم گرفتنِ مقدار زمان تکمیل یک وظیفه مطرح کردند. مردم اغلب از درنظرگرفتن داده‌های تاریخی در محاسبات خود غفلت می‌کنند و فقط به آن‌چه باید انجام شود فکر می‌کنند که باعث می‌شود تخمین‌ها به صورت آگاهانه نباشد. در سال ۲۰۱۱، Kahneman برنامه‌ریزی سفسطه‌آمیز را در کتاب تفکر سریع و آهسته گسترش داد و بیان کرد اشتباهات تخمینی معمولاً توسط دو عامل ایجاد می‌شود: داده‌های تاریخی (عدم نگاه به گذشته به این معنی که یک وظیفه در گذشته چقدر طول کشیده است) و فرض را بر این گذاشتن که هیچ مانعی در مسیر پیش‌رو وجود نخواهد داشت. دومی با اصطلاح روانشناختی دیگری، تعصب خوش‌بینی تعریف می‌شود. درس اصلی برای یادگیری از همه این پروفایل‌های روانشناسی این است که ذات ما یک تخمین‌گذار ضعیف زمانی است. مدیران پروژه می‌توانند در شهود عامل باشند، اما بهتر است از یک برنامه با داده‌های سخت، پشتیبان داشته باشید. بیایید نگاهی دقیق‌تر به چند مورد از این داده‌های سخت بنیدازیم.

داده‌های تاریخی

اول داده‌های تاریخی است که فقط روشی فانتزی برای گفتن این جمله است: شما اولین کسی نیستید که این کار را می‌کنید. بنابراین به وظایف گذشته نگاه کنید و ببینید چقدر طول کشیده‌اند. اطلاعات تاریخی غیر از حکایات، اطلاعاتی درباره وقایع گذشته و شرایط مربوط به یک موضوع خاص است. تجزیه و تحلیل این داده‌ها آموزنده است. داده‌های تاریخی همچنین، گسترده هستند. این‌یک شبکه گسترده حول هر موضوع مربوط به آن است. در اینجا می‌توانید طیف وسیعی از اطلاعات، از اطلاعیه‌های مطبوعاتی گرفته تا گزارش‌های مالی، پرونده‌های ثبت‌نام و اسناد پروژه و محصول را تهیه کنید. برای داشتن یک برآورد زمانی مداوم، داده‌های تاریخی مهم هستند اما ارزان نیستند. جمع‌آوری داده‌های تاریخی به هزینه، وقت و تلاش نیاز دارد. این حتی شامل تجزیه‌وتحلیل نمی‌شود. اما حتی مقدار کمی از داده‌های تاریخی هم بهتر از هیچ است چراکه به سابقه وظایف اشاره می‌کند و می‌تواند برنامه‌ریزی را در مسیری انجام دهد که ازنظر تخمین زمانی برای اتمام پروژه دقیق‌تر است.