تخمین زمان برای مدیرپروژه‌ها: نکات و تکنیک‌ها (بخش دوم)

بدانید چه‌کاری باید انجام شود

داده‌های تاریخی به‌تنهایی کارایی دارند، گرچه مدیر پروژه می‌تواند پیش از آن برای درک اهداف و مقاصد پروژه، با ذینفعان ملاقات کند. این فقط اولین قدم برای درک کامل پروژه است. ابزارهای زیادی وجود دارند که می‌توانند به شناسایی وظایف ضروری برای تکمیل موفقیت‌آمیز پروژه و برنامه زمان‌بندی دقیق‌تری که بتواند با آن ادغام شود، کمک کنند. فقط یکی از آن ابزارها، یک الگوی ساختاریِ شکستن کار (WBS) است، که روشی برای گرفتن تحویل دادنی‌های پروژه و شکستنِ آن‌ها در وظایف کوچک است. این مورد نه‌تنها کار را مدیریت‌پذیرتر می‌کند به تخمین زمانی هم کمک می‌کند. اما یک پروژه فقط به انجام رساندن و اجرای وظایف نیست. فعالیت‌های دیگری هم اگرچه به ناچیز وجود دارند که زمان را کم می‌کنند. فراموش نکنید که مدت‌زمان لازم برای برگزاری جلسات هم با تیم و هم گزارش دادن به ذینفعان را لحاظ کنید. همچنین ارتباطاتی به شکل عمومی، ارزیابی و فعالیت‌هایی که در مسیر پروژه اتفاق می‌افتد وجود دارد.

با متخصصان صحبت کنید

شما به‌تنهایی می‌توانید تخمین‌های زیادی بزنید و حتی به دنبال داده‌های تاریخی باشید تا پروژه خود را در یک بستر بزرگ‌تر قرار دهید. اما تخمین زمان نباید به شکل جداگانه انجام شود. صحبت با شخصی که در پروژه‌های مشابه کارکرده است، نکات ظریف و دقیق و جزییاتی که در داده خشک و خام یافت نمی‌شود، آشکار خواهد کرد.کارشناسان عالی هستند اما ممکن است افراد نزدیکی هم وجود داشته باشند که استفاده‌ای ندارند. ما در مورد همکاران شما صحبت می‌کنیم. تیم‌ها برای تخصص و تجربه جمع می‌شوند. با آن‌ها صحبت کنید، طوفان مغزی! به ایده‌ها و نگرانی‌های آن‌ها گوش دهید.. خوش‌اقبالی می‌تواند این باشد که اعضای تیم روی پروژه‌های مشابهی کار کرده باشند و مسائلی را حل کرده باشند که درگذشته آن‌ها را از موضوع اصلی منحرف کرده بود. آن‌ها می‌توانند ایده‌هایی در مورد برنامه‌ریزی مؤثر و کارآمد به شما بدهند ازجمله اینکه هرکدام از وظایف چقدر زمان خواهد برد.

تخمین بالا به پایین و پایین به بالا

تخمین پایین به بالا وظایف بزرگ‌تر را به کارهای کوچک‌تر می‌شکند. سپس تخمین می‌زنید که برای تکمیل هر کار چقدر زمان لازم است. تخمین زمان در سطح دانه‌ای، دقت را نیز افزایش می‌دهد. تخمین از بالا به پایین یک نوع آنالیز است که در آن شما ابتدا یک مرور کلی از جدول زمانی پیش‌بینی‌شده را تهیه می‌کنید. سپس با استفاده از پروژه‌های گذشته، تجربه و داده‌های تاریخی به‌عنوان راهنما، زمان را تخمین می‌زنید. هر دو روش تخمین زمان باهم خوب کار می‌کنند، نتایج هر دو را باهم مقایسه کنید و تخمین دقیق‌تری از زمان لازم برای تکمیل پروژه خواهید داشت. اگر این دو باهم مطابقت نداشته باشند، به این معنی نیست که یکی یا دیگری اشتباه است، بلکه به این معنی است که باید تخمین خود را اصلاح کنید.

PERT

PERT[1] از نیروی دریایی ایالات‌متحده می‌آید، جایی که برای تخمین زمان لازم موشک‌های بالستیک استفاده می‌شد. این‌یک پروژه پیچیده و گسترده بود که هزاران پیمانکار در آن شرکت داشتند. با تشکر از PERT، این پروژه دو سال زودتر ازآنچه انتظار می‌رفت به پایان رسید. آنچه PERT انجام می‌دهد مدیریت احتمالات است. این کار با WBS آغاز می‌شود و کارها را به فعالیت‌های کوچک‌تر تقسیم می‌کند که سپس در نمودار گانت قرار می‌گیرند. در آن نمودار گانت، همه وظایف وابسته – وظایفی که نمی‌توانند تا پایان دیگری شروع شوند – مرتبط هستند. هر وظیفه در نمودار گانت یک خط است که از یک نقطه شروع می‌شود و در تکمیل، خاتمه می‌یابد.

فرمول تخمین زمان

برای هر یک از این فعالیت‌ها این زمان‌ها را تخمین بزنید: زمان خوش‌بینی (O)، سریع‌ترین زمانی که یک فعالیت می‌تواند انجام شود. محتمل‌ترین زمان (M)، تاریخ تحویل موردنیاز مدیر پروژه است. زمان بدبینی (P)، طولانی‌ترین مدت‌زمانی است که برای به پایان رساندن فعالیت اختصاص داده شده است. برای فهمیدن مدت‌زمان هر فعالیت این معادله را تکمیل کنید، با E زمان مورد انتظار برای اتمام را نشان دهید:

E = (O + 4M + P) / 6

برای محاسبه واریانس که V نماد آن است، از این معادله استفاده کنید:

V = [(P – O)] / 6 ^ 2

پس از محاسبه E و V برای هر فعالیت، Es را اضافه کنید و حالا یک تخمین زمان دقیق برای پروژه دارید.

استفاده از ProjectManager.com برای تخمین زمان

برای افزایش دقت هنگام بارگذاری داده‌های اولیه، در نمودار آنلاین گانت از ProjectManager.com استفاده کنید. پیوند دادن کارهای وابسته آسان است. مدت زمان ویرایش کار به همان سادگی کشیدن و رها کردن جدول زمانی است. حتی می‌توانید مسیر بحرانی را به‌طور خودکار محاسبه کنید. هنگامی‌که یک تخمین زدید و برای شروع پروژه آماده بودید، خود را در یک نرم‌افزار قدرتمند مدیریت پروژه با به‌روزرسانی وضعیت در زمان واقعی، انتساب وضعیت آسان و یک بستر مشترک برای کمک به تیم‌ها برای ارتباط و همکاری با یکدیگر می‌بینید.

[1] Program Evolution and Review Technique