بیانیه چشمانداز
بیانیه چشمانداز، بیانیهای در بالاترین سطح درنظرگرفته شده است، زیرا جهت و آرمان پروژه را توصیف میکند حتی اگر هرگز قابل رسیدن نباشد.
اهداف
اهداف هم بیانیههایی سطح بالا هستند و میتوانند تا حدودی مبهم باشند. بااینحال آنها زمینه کلی آنچه را که پروژه برای دستیابی به آن و چگونگی هماهنگیِ آن با اهداف تجاری ارائهشده است، فراهم میکنند.
مقاصد
مقاصد پروژه خاص هستند و بیانیههای سطح پایین در نظر گرفته میشوند. آنها نتایج را توصیف میکنند: تحویل دادنیهای خاص و ملموس که پروژه تولید خواهد کرد. پیشرفت به سمت یک مقصد معمولاً با داشبورد پروژه قابلپیگیری است زیرا مقاصد اغلب با معیارها در ارتباط هستند.
چرا باید به مقاصد مؤثر توجه کنیم؟
دلیل اصلی مهم بودنِ مقاصد مؤثر این است که هرچه مقاصد شما واضحتر باشند، احتمال رسیدن به آنها بیشتر است. بهعلاوه مدیریت پروژه شما بسیار سادهتر خواهد شد. مقاصد بسیار مهم هستند زیرا راهی برای ساختار پروژه و معتبر ساختن موفقیت آن ارائه میدهند. بنابراین هرچه مقاصد مؤثرتر باشند، پروژه موفقتر خواهد بود.
نحوه نوشتن مقاصد مؤثر
هر مقصد باید معیارهای SMART را برآورده کند. این مخفف شما را به سمت مقاصد مؤثر سوق خواهد داد. چگونه؟ با اطمینان از اینکه هر مقصد، خاص ، قابلاندازهگیری ، قابلدستیابی ، واقعبینانه است و محدودیت زمانی دارد. این یعنی هدف را تعریف کنید و مطمئن شوید که یک معیار برای سنجش پیشرفت آن وجود دارد بنابراین میتوانید بگویید که این انتظارات پایه شما را برآورده میکند یا خیر. بنابراین، مقصد باید قابلدستیابی باشد در غیراینصورت تلاش برای دستیابی به آن با عقل جور درنمیآید. بنابراین، واقعبین باشید و اطمینان حاصل کنید که هدف هردو پروژه و استراتژی سازمانی، تجارت ممکن و مرتبط است. سرانجام، هدف شما باید مهلت زمانی داشته باشد. نمیتواند تاریخ پایان نداشته باشد. باید محدودیت زمانی وجود داشته باشد. زمان چگونه با روزها، هفتهها و ماهها محدودشده است؟ اینها همه سؤالاتی برای پرسیدن هستند.
مثالی از یک مقصد
بهعنوانمثال اگر هدف افزایش سطح رضایت کلی مشتریان با ارسال بلیط پشتیبانی از طریق وبسایت باشد، پس مقصد پیادهسازی یک سیستم تهیه بلیط جدید آنلاین تا یک تاریخ معین است تا زمان پاسخگویی بلیط، حداکثر از یک ساعت بیشتر نشود. اکنون آن را از طریق SMART اجرا کنید. آیا خاص، قابلاندازهگیری، قابلدستیابی، واقعبینانه و ازلحاظ زمانی محدود است؟ اگر این معیارها را برآورده کند، آنگاه یک مقصد مؤثر است.
