شما به شدت مشتاق شروع پروژه جدید هستید و بدون اینکه ترتیب کارها را مشخص کرده یا معنی تمام کارهایی که باید انجام شود، درک کنید پروژه را استارت می‌زنید. در این حالت وقت زیادی صرف اینکه چه کاری باید انجام دهید و از کجا شروع کنید می‌شود.
داشتن برنامه خوب مهمترین استراتژی به انجام رساندن پروژه است. در این مقاله ۵ گام برای سازماندهی کارشما آمده است، تا در کمترین زمان ممکن چرخه تکمیل پروژه به اتمام برسد.
۱- تمام آیتم‌های کاری ممکن را جمع‌آوری کنید.
تمام آیتم‌های کاری را که بخشی از پروژه شما هستند، (شامل ایمیل‌ها، تسک های انجام‌نشده در ابزار مدیریت پروژه و یادداشت‌های کوتاه) شناسایی کنید سپس تمام این آیتم‌ها را به‌عنوان بخشی از پروژه، سازماندهی و اولویت‌بندی کنید. اگر در بخش اولویت‌بندی مشکل داشتید، از خودتان این سؤالات را بپرسید:
کدام تسک فوراً باید اجرا شود؟
کدام تسک به‌محض اتمام بیشترین تأثیر مثبت را دارد؟
آیا هرکدام از تسک ها به تسکی که اول تکمیل‌شده وابستگی دارد؟
آیا پیش از آنکه شروع به فعالیت کنید به فرد دیگری برای تکمیل کاری وابسته هستید؟
آیا تسکی وجود دارد که ذهنتان را مشغول کرده باشد و تا به انجام نرسد نتوانید روبه‌جلو حرکت کنید؟
۲- یک فرآیند را توسعه دهید
تمام مراحل لازم را برای تکمیل هر کار انجام دهید. این سؤالات را از خودتان بپرسید
تمام تسک ها و تسک های کوچکی که برای تکمیل این کار باید انجام شوند چه هستند؟
چه کسی باید در پروژه حضورداشته باشد، مشارکت کند، بررسی تضمین کیفیت انجام دهد یا از کار کنار گذاشته شود؟
آیا این مؤثرترین روش برای تکمیل تمام مراحل در این پروژه خاص است؟
۳- کارها را سازماندهی کنید
سعی کنید تا حداکثر سازماندهی را داشته باشید و ساختاری پیدا کنید که مناسب شما، تیم شما و پروژه باشد. این کار می‌تواند شامل آزمون‌وخطا باشد اما سازمان‌یافته بودن، یک فرآیند است. یکی از کارهای مفید استفاده از ابزار مدیریت پروژه مشترک است که امکان زندگی، سازمان یافتن و قابل‌دسترس بودن برای سایر اعضای تیم را می‌دهد. شما به‌جایی نیاز دارید که خودتان و همه اعضای تیم بتوانند پروژه و تمام‌کارهای درگیر در آن را در هر زمان ارزیابی کنند.
۴- زمانی را به‌مرور و بررسی اختصاص دهید
خاطرات ما برای سازماندهی به بازسازی نیاز دارند به‌علاوه مرور به ما کمک می‌کند تا دید تازه‌ای نسبت به کارهایی که باید انجام شود، دوباره اولویت‌بندی یا سازماندهی شود پیدا کنیم. هر هفته زمانی را مشخص کنید (مثل هر جمعه عصر یا دوشنبه صبح) تا آیتم‌ها را مرور کنید. این کار نه‌تنها به طراوت ذهن شما کمک می‌کند بلکه باعث می‌شود تا همه کارهایی که بخشی از یک پروژه بزرگ‌تر هستند و دید وسیع‌تری می‌خواهند ببینید. تغییرات اتفاق می‌افتند بنابراین شما احتمالاً در طول هفته به‌روزرسانی‌های بسیاری خواهید داشت. پروسه مرور و بررسی کمک می‌کند تا همیشه همگام با پیشرفت کار حرکت کنید.
۵- فقط پروژه را انجام دهید.
حالا که هر ۵ گام اول را انجام داده‌اید، وقتش رسیده که اقدام کنید. ماشه را بکشید، مقالات را منتشر کنید و نهایتاً محصول تولیدشده را عرضه کنید. شما اکنون در حال انجام چه‌کاری هستید؟
بر اساس متدولوژی به انجام رساندن کارهای David Allen، این ۴ مورد را در نظر داشته باشید.
۱- مفاد: اکنون چه‌کاری می‌توانید انجام دهید؟
۲- زمان در دسترس: در حال حاضر زمان کافی برای انجام چه‌کارهایی رادارید؟
۳- انرژی در دسترس: در حال حاضر توانایی انجام چه‌کاری رادارید؟
۴- اولویت: پس از پاسخ به سه سؤال اول، روی آیتمی که بالاترین اولویت را دارد کارکنید.
برای سازماندهی تیم و خودتان راه‌های زیادی وجود دارد. روش سازماندهی موردعلاقه شما چیست؟
