تا حالا این اتفاق برای شما افتاده است؟ صبح زیبایی دارید یک فنجان قهوه داغ در دستتان است و تصور می کنید که روی حجم کار کنترل دارید که ناگهان شوکه می شوید و اتفاق بدی می افتد. این یعنی شما برای دو هفته آینده باید کارهای مرتبط با اولویت بندی انجام دهید و طولانی شدن لیست کارهایی که باید انجام دهید هم کمکی به شما نمی کند. اینکه کارهای زیادی برای انجام داشته باشید با داشتن کارهای بیش از حد دو موضوع متفاوت هستند. مهم نیست که چطور تعریفش کنید، کار زیاد می تواند انگیزه دهنده باشد اما کار بیش از حد مانع از پیشروی شما می شود و نتیجه اینکه کارهای زیاد اما بدون هدف و غیر موثر انجام می دهید. اینکه تسک ها و پروژه ها با چه کیفیتی اولویت بندی شده اند مهم نیست، زمانی که مشغله ها و کارهای زیادی داشته باشید معمولا نمی دانید که باید از کجا شروع کنید.
۸ ترفند برای آرام کردن ذهن و شروع به انجام وظایف وقتی سردرگم هستیم
۱- آگاه باشید که عکس العمل شما نرمال است.
از سرزنش خود دست بردارید و برای اینکه روی کار تمرکز کنید استراتژی داشته باشید. اجازه دهید ذهن برای زمان مشخصی سرگردان و رها باشد. تایمری را روی ۱۰ دقیقه برای چرخ زدن در اینترنت، خیره شدن به بیرون پنجره یا حتی کمی جاخوردن تنظیم کنید تا به کم کردن استرس کمک کند.
۲- یک نفس عمیق بکشید
در واقع ۵ نفس عمیق بکشید.افراد در ارتش زمان مواجه شدن با موقعیت های خطرناک و بحرانی، از تنفس تاکتیکی استفاده می کنند و مفید بودن این تکنیک در کمک به مردم برای کاهش استرس ثلبت شده است. تا چهار بشمارید و هر بار نفس بکشید حالا تا چهار بشمارید و اینبار نفس را نگه دارید و دوباره تا شماره ۴ نفس را بیرون دهید و اینکار را تکرار کنید.
۳- تمام کارهایی را که باید انجام دهید یادداشت کنید
برخی از مردم با دست نویس کارهایشان راحت هستند و علاقه دارند خط خود را روی کاغذ ببینند. همچنین ثابت شده است نوشتن روی کاغذ به استرس زدایی کمک می کند.
۴- اولویت بندی و اولویت بندی خلاقانه
با اولویت دادن به کارهایی که ضرب الاجل دارند شروع کنید. کارها را به ترتیب بزرگی و اندازه مرتب کنید و آیتم های بزرگتر را بالاتر قرار دهید. به محض اینکه لیست اولویت بندی نهایی شد، عقب بایستید و ببینید این لیست نظم و ترتیب مشخصی دارد و جای شروع کار را نشان می دهد؟ اگر همچنان انگیزه کافی ندارید کاری را که بیش از همه دلتان می خواهد انجام دهید انتخاب کنید. انجام یک کار بهتر از بیکار بودن است.
۵- از کارهای ساده شروع کنید
طی ۱۵ الی ۳۰ دقیقه بعد کدام کارها را می توانید به سرعت انجام دهید؟ تماس تلفنی بگیرید، ایمیل ها را پاسخ دهید و …
۶- از هم تیمی ها کمک بگیرید
کار در اداره و داشتن همکار مزیت های زیادی دارد. ازآنها استفاده کنید! مردم دوست دارند به دیگران کمک کنند و مشکلاتشان را حل کنند. مشکلات پروژه را با همکارتان در میان بگذارید و ببینید هم تیمی ها زمانی که مشغله های زیاد دارند چه می کنند؟ ببینید آیا می توانید بخشی از کار را به کسی واگذار کنید یا برای یکی قهوه بخرید تا فرصت استراحت داشته باشید. صحبت با مدیر در مورد حجم کار و اولویت ها هم، راه خوبی برای مشورت گرفتن و راهنمایی است. شما در این مسیر تنها نیستید.
۷- از تایمر استفاده کنید
برای کار کردن زمان های مشخصی را تنظیم کنید. تایمر را روی ۳۰ یا ۴۰ دقیقه تنظیم کنید، کاری که در آن مدت بتوانید انجام دهید. “کار در بازه های زمانی مشخص مهم است چرا که رقابت با زمان، ما را متمرکز نگه می دارد.” پیتر برگمن در مقاله بازاریابی کسب و کار هاروارد می نویسد” برنامه عملی برای زمانی که احساس سردرگمی می کنید.” تمرکز حواس استرس انگیزشی را افزایش داده و استرس فلج کننده را کاهش می دهد. دوره های زمانی کاری، به شما چهارچوبی می دهد که کمک می کند تا هنگام انجام کارهای مهم راحت باشد.
۸- یا پنج باشید یا بیست
گاهی اوقات باید از کاری که انجام می دهید دست بردارید. حالا چه با پیاده روی، چه یک قهوه، مقداری مراقبه آرامش بخش، یا مطالعه مقاله ای غیر مرتبط. زمانی را برای منحرف کردن مغز ار کاری که انجام می دهید اختصاص دهید. تمرکز و درخششی که احساس تازه شدن به انجام لیست بزرگ کارهایتان می دهد شگفت انگیز است. بهترین مدیر پروژه ها استاد مدیریت حجم کاری زیاد هستند. آنها چطور اینکار را انجام می دهند؟
