قسمت قابل‌توجهی از مسیریابی پروژه، مدیریت ریسک مؤثر است. ریسک‌ها وابسته به عوامل مختلفی‌اند و به‌عنوان محرک عمل می‌کنند. این وابستگی‌ها برای شناسایی اندازه‌گیری تأثیرات خطرها به ما کمک می‌کنند. در اینجا به تعداد کمی از این عوامل اشاره شده است.
- محصول و ارائه خدمات
- انتظارات مشتری، فروشنده، اسپانسر و تیم پروژه
- موقعیت جغرافیایی
- هنجارهای صنعت
- سطوح خرید
- تفاوت‌های فرهنگی
هنگامی‌که وابستگی‌ها تعیین شود، بسیار واضح می‌شود که خطرهای موجود چگونه‌اند:
- هزینه‌های غیرمنتظره
- مسائل مربوط به زمان‌بندی
- همه اختلافات از قبیل موافقت‌ها/ قراردادها
- کمبود تکنولوژی
- مسائل قانونی و حقوقی
- میزان منابع
- نگرانی‌های دیگر داخلی و خارجی محیطی و غیره
- آیا باید از تمام خطرات اجتناب کرد؟
از تمام ریسک‌ها و خطرات نمی‌توان و نباید به‌طور کامل اجتناب کرد. موقعیت‌هایی پیش خواهد آمد که نمی‌توان همه‌چیز را به‌سادگی به پایان رساند و استراتژی‌های دیگری باید در نظر گرفته شود. رسیدن به نقطه‌ای که بهترین استراتژی نمایان شود وابسته به علم به عواملی همچون اولویت‌بندی‌ها، چشم‌انداز مدیریت، سیاست‌های شرکت، ترجیحات ذی‌نفعان، عوامل خارجی و غیره هستند. برای تعیین بهترین استراتژی رهبران پروژه و شرکت، اعضای تیم و ذی‌نفعان باید ازطریق فرایند زیر کار کنند.
شناسایی خطرات بالقوه با شناسایی عوامل وابسته‌ای که ممکن است آن‌ها را آغاز می‌شود. درست انجام دادن این قسمت کلید تعیین نقاط تأثیر است.
ارزیابی تأثیر و تعیین میزان تأثیر بر موفقیت پروژه و اهداف شرکت. به یاد داشته باشید پروژه درنهایت باید درراستای اهداف تجاری موردنظر باشد.
برای ریسک‌ها برنامه‌ریزی کنید. از آنجایی‌که تمام پروژه‌ها با خطرات مختلف درآمیخته‌اند، بهترین روش مدیریت ریسک را براساس نتیجه‌ی احتمالی و میزان تحمل کسب‌وکارتان، انتخاب کنید.
ثبت و استناد وابستگی‌ها ازقبیل ریسک‌ها، تأثیرات، استراتژی‌های مدیریت ریسک، دلایل هر تصمیم، شرکت‌کنندگان در هر تصمیم، راه‌حل‌های جایگزین و ….
نظارت و کنترل خطرات در سراسر چرخه پروژه، پرداختن و مستندسازی هرگونه تغییر.
پاسخ با بیشترین سرعت و به کامل‌ترین شکل ممکن برقراری ارتباط و سندسازی هم‌گام با تغییرات.
مرور دوباره‌ی وابستگی‌ها، ریسک‌ها، وضعیت‌ها و تصمیم‌ها مکرراً. شناسایی، بررسی و مستند کردن درس‌های آموخته‌شده. ما با چنان سرعتی در حال حرکت به جلو هستیم که ممکن است نادیده گرفتن این قسمت وسوسه‌ای بزرگ باشد اما برای یادگیری و بهبود آنچه می‌دانید، حیاتی است. در پایان هر پروژه، شناسایی، بررسی و مستندسازی هر نتیجه‌ی به‌دست‌آمده، نقش رو به جلویی در آماده‌تر بودن برای پروژه بعدی دارد.
چه کسی مسئول مدیریت ریسک است؟
هیچ‌کس در واقعیت در مدیریت ریسک تنها نیست. نتایج پروژه، هرکس را که در پروژه درگیر است تحت‌تأثیر قرار می‌دهد که باعث مسئول بودن همه در اجرای برنامه‌های مدیریت ریسک می‌شود. اما می‌توان گفت که مدیر پروژه نقش محوری در شناسایی، مستندسازی، برقراری ارتباط، مدیریت و آماده شدن برای ریسک پروژه بازی می‌کند.
