یک پرونده‌ی قانع‌کننده می‌تواند حتی بیرون از فرایند بودجه‌بندی سالانه نیز به کار شما بیاید.
بسیاری از رهبران IT به‌طور مداوم از اینکه به علت کمبود بودجه توانایی ارائه‌ی خدمات جدید و راضی نگه‌داشتن مشتریان را ندارند، شکایت می‌کنند. در همین حال، بسیاری از کاربران ناراضی شکایت دارند که به IT نباید تا زمانی که خدمات جدیدی ارائه نداده است، پول بیشتری تعلق بگیرد.
با توجه به نظرسنجی اخیر مجله Fortune از مدیران اجرائی شرکت‌های خصوصی، ۹۲ درصد گفته‌اند که تمام هزینه‌ی موردنیاز برای سرمایه‌گذاری را در اختیاردارند.
اگرچه بهترین زمان برای به دست آوردن منابع مالی بیشتر در طول فرآیند بودجه‌بندی سالانه است. برای دست‌یابی به این منابع، مهم این است که ثابت کنید که نیاز شما واقعاً قانع‌کننده است. برای انجام این کار، چهار نکته‌ی زیر را در نظر داشته باشید:
یک مورد تجاری قانع‌کننده: بهترین موارد تجاری، آن‌هایی‌اند که به یک مشکل یا فرصت واضح و قابل‌مشاهده، اشاره دارند. نقض داده‌ها، شکایت قابل‌توجهی از یک مشتری بزرگ و یا یکی دیگر از رویدادهای بسیار در دیدرس، می‌تواند از یک مشکل که فقط IT متوجه آن است، تبدیل به چیزی که بالاترین رنک‌های اجرایی نیز نگران آن‌اند، شود. این مسئله خود باعث ساده شدن مشکل می‌شود.
در تنظیم استدلال، مفروضات در مورد مسائل تجاری باید محافظه‌کارانه و پیش‌بینی در مورد منافع دقیق باشد. هزینه‌های یک‌باره و موردی باید از هزینه‌های سالانه جدا محاسبه شود. این مسئله همچنین یک ایده خوب برای محاسبه‌ی احتمالات است، زیرا CFO ها، حسابرسان داخلی و دیگران مسئول تائید بودجه همیشه نگران این موضوع‌اند که هزینه‌ها بالاتر و یا پایین‌تر از مزایای پیش‌بینی‌شده باشند.
مورد تجاری باید به‌وضوح نوشته‌شده و درک آن آسان باشد. از اسناد حاوی دستور زبان بد و یا فاقد وضوح معمولاً این‌گونه برداشت می‌شود که باعجله نوشته‌شده‌اند و درنتیجه برای نویسنده بی‌اهمیت هستند.
یک اسپانسر مطلع و متعهد ازنظر اجرایی: اسپانسر اجرایی یک سیستم جدید برای بهبود روش اداره یا تجارت واحد خود عمل می‌کند، و تعریف مشکلات تجارت بر عهده‌ی او است. بهترین حامیان مالی ازنظر سیاسی به‌اندازه کافی زرنگ و دانا هستند تا قادر به استفاده مدیران دیگر برای حمایت از برنامه‌های خود باشند.
حامیان مالی/اجرایی مؤثر، تعهد را با بررسی دلایل اهمیت یک برنامه نشان می‌دهند. اسپانسرهای متعهد نشان می‌دهند که حاضرند برای بهبود عملکرد سود پروژه را در برابر معیارها قرار دهند.
برخی از پیشنهادات تمام قسمت‌های کسب‌وکار را تحت تأثیر قرار می‌دهد، در این صورت CFO، COO و یا مدیران اجرایی به‌احتمال‌زیاد به بهترین حامی بودجه جدید تبدیل می‌شوند. بااین‌حال، زمانی که فرصت مربوطه تنها مربوط به یک واحد کسب‌وکار است، رئیس آن واحد تجاری بهترین منبع بودجه است. روسای واحدهای مختلف کسب‌وکار در سازمان‌های بزرگ معمولاً اختیار زیادی در اختصاص دادن بودجه، زمانی که اهداف مشخصی در پیش رو باشد، دارند. رئیس واحدهایی که باور داشته باشد یک پروژه برای اهداف واحد حیاتی است، معمولاً قادر به پیدا کردن بودجه لازم برای آن، خواهند بود.
از بسیاری جهات، گرفتن بودجه از طریق یک واحد تجاری بهترین نتیجه است. به خاطر جابجایی بودجه واحد تجاری به پروژه، رئیس این واحد عملاً در حال انجام یک تعهد عمومی بسیار مبرهن است که باعث اعتماد شکاکان به اهمیت این پروژه می‌شود و همچنین باعث حمایت واحد تجاری مربوطه از هر تجارتی در زمینه‌ی این پروژه می‌شود.
رهبری قابل‌اعتماد IT. موفقیت در تأمین مالی پروژه‌های جدید تا حد زیادی برداشتن سابقه پروژه‌های موفق CIO و سازمان IT بستگی دارد. کسانی که فاقد سابقه پروژه‌های موفق (یا بدتر از آن، دارای سابقه شکست پروژه‌اند) هستند، معمولاً منابع کمی در طول فرایند برنامه‌ریزی سالانه دریافت می‌کنند. درخواست برای منابع اضافی در خارج از فرایند برنامه‌ریزی سالانه تقریباً هرگز بدون اعتبار فردی یا داشتن تجربه موفق به دست نمی‌آید.
رهبری IT که فاقد یک سابقه‌ی خوب است، نیاز به یک نگاه سخت گیرانه به خود، و سپس ایجاد یک برنامه برای بهبود دارد. بدون سابقه‌ی خوب در ارائه‌ی ارزش به شرکت، سازمان IT امیدی برای گرفتن وجوه اضافی و سرمایه، نخواهد داشت.
خوش‌بینی سازمانی. زمانی که مدیریت احساس مثبت داشته باشد، درخواست برای منابع خارج از فرایند بودجه‌بندی نرمال بسیار بهتر است. درآمد سه‌ماهه خوب، یک مشتری بزرگ جدید، راه‌اندازی موفق محصول – این از انواع چیزهایی است که به‌احتمال‌زیاد برای الهام بخشیدن به خوش‌بینی‌های لازم برای تأمین مالی پروژه‌های اضافی است.
در مقابل، اصلاً منطقی به نظر نمی‌رسد زمانی که یک محصول برگشت‌خورده، دولت در حال بازرسی است، مدیرعامل جدیدی وارد کارشده، و یا هرگونه عوامل این‌چنین مطرح است، شما درخواست سرمایه‌ی اضافی برای یک پروژه داشته باشید. پیشنهاد یک پروژه نامربوط در طول زمان هرج‌ومرج شرکت‌های بزرگ، باعث ساده بودن و عدم تیزهوش به نظر آمدن فرد درخواست دهنده تلقی می‌شود. حتی اگر این درخواست قبل از این رویداد خارجی ساخته‌شده بود ، بهترین گزینه به تعویق انداختن فرایند تصمیم‌گیری است.
اما ادغام‌ها، تحریم‌ها و تجدید ساختارها می‌تواند فرصت‌هایی برای به دست آوردن وجوه اضافی در IT باشد. اگر یک پروژه خاص می‌تواند نشان‌دهنده‌ی حمایت از تغییرات در ساختار شرکت و یا برای موفقیت یک‌نهاد جدید در شرکت‌های بزرگ مهم باشد، این پروژه به‌احتمال‌زیاد به‌طورجدی در اولویت‌های جدید در نظر گرفته می‌شود.
رهبری IT نیاز به تغییر چشم‌انداز از کمبودها به فراوانی‌ها دارد. اکثر رهبران IT نگران‌اند که سرمایه‌ی کافی برای فعالیت‌های حیاتی نداشته باشند. به‌جای تمرکز بر محدودیت‌ها، بر احتمالات و امکانات تمرکز کنید. با توجه به بازده نسبتاً پایین در بازارهای فعلی، بسیاری از شرکت‌ها نگهداری سود اضافی به‌جای سرمایه‌گذاری خارجی با نرخ ضعیف را انتخاب کرده‌اند. اگر شما بتوانید یک تجارت جامع که بازده بیشتری از هزینه‌های داخلی سرمایه تولید دارد، به نمایش بگذارید، تیم‌های اجرایی بسیاری در پی سرمایه‌گذاری بر روی پروژه‌ی شما هستند؛ حتی اگر این هزینه جز بودجه نباشد. کار با حامیان مالی اجرایی نشان می‌دهد که چگونه فرصت‌های جدید پروژه از اهداف شرکت‌های بزرگ حمایت می‌کنند. آن‌ها زیر هر سنگ را برای پیدا کردن منابع مالی جست‌وجو می‌کنند.
