بارها و بارها در جمع‌های دوستان و آشنایان این موضوع مطرح‌شده است که مدیریت پروژه چه حسی دارد. مردم‌دوست دارند بدانند که آیا این شغل خوبی است. مدیریت پروژه هم یک حرفه و هم مجموعه‌ای از فلسفه‌هایی است که بسیار مهم هستند و البته اصولاً افراد به این موارد نیز خیلی علاقه‌مند می‌شوند. این شغل برای فرد مناسب می‌تواند شغل بسیار مفرح و جذابی باشد. فرد باید حس خوبی درباره‌ی پیروزی‌های تیمی داشته باشد و با دستاوردهای شخصی غیرملموس‌تر از ساخت یک مجسمه و یا نوشتن مجموعه‌ای کد، راحت باشد. بین مدیریت یک پروژه و یک مدیر پروژه بودن تفاوت بسیاری وجود دارد. شما باید توانایی‌ها و مهارت‌های آن را در خود احساس کنید.
در اینجا به چند ایده، نصیحت و یا به زبان ساده‌تر درس‌هایی از یک مدیر پروژه موفق بودن، می‌پردازیم.
۱. سخت‌گیری آسان است
بدترین رازی که در مورد این شغل مخفی نگه‌داشته می‌شود این است که پیچ و مهره و اساس کار که بسیار مهم است، اتفاقاً آسان هم هستند. محاسبات زمان‌بندی تقریباً توسط هرکس می‌تواند انجام شود و وقتی از یک نرم‌افزار خوب در زمینه مدیریت پروژه استفاده کنید، این کار آسان‌تر نیز می‌شود. ممکن است شما تابه‌حال متوجه این موضوع شده باشید. ممکن است شما از یک مدیر پروژه پرسیده باشید که شغلشان شامل چه چیزهایی است و به شما پاسخ داده باشند که این کار مدیریت “مثلث آهنی” یا “تحمیل سه‌گانه” است، که شامل:
• هدف – کاری که باید انجام شود
• زمان‌بندی – زمانی که باید انجام شود
• بودجه – چقدر هزینه دارد
ساده به نظر می‌رسد، نه؟ ولی یک مدیر پروژه چقدر قدرت مستقیم برای انجام این کارها دارد؟ اغلب اوقات، خیلی کم.
۲. ملایمت سخت است
آیا تابه‌حال پروژه‌ای که کاملاً بر طبق برنامه پیش رفته باشد دیده‌اید؟ جواب احتمالاً خیر است. اگر می‌خواهید بدانید مدیر یک پروژه بودن چه حسی دارد، از او راجع به شغلش توضیح نخواهید؛ از او بپرسید چه چیزی او را در حال حاضر اذیت می‌کند.
مدیران پروژه نمی‌توانند تصمیمات یک‌جانبه در مورد هرکدام از گوشه‌های مثلث ذکرشده بگیرند، حتی اگر آن تصمیم‌ها تصمیمات درستی باشند. در بیشتر ارگان‌ها، مدیران پروژه توانایی استخدام و اخراج را ندارند. تصمیمات توسط رهبری و مافوق او گرفته می‌شود، که در بعضی مواقع برخلاف برنامه‌های مدیر پروژه است و البته در بعضی شرایط این تصمیمات بدون آگاهی مدیر پروژه، گرفته می‌شود. واقعیت این است که همان‌طور که مدیریت پروژه قدرت رسمی زیادی ندارد اما در اکثر مواقع تمام مسئولیت موفقیت پروژه بر عهده‌ی اوست.
درگذشته‌ها تفکرات اینکه ” اگر بقیه آن‌قدر در پروژه‌های من دخالت نکنند، همه‌چیز عالی می‌شود!” وجود داشت بعداً متوجه این موضوع شدیم که “تنظیم کردن این مشکلات، بدون گذاشتن اثر منفی بر پروژه و تیم، اصل کار است.”
بعضی مدیران پروژه می‌خواهند این مشکلات را با به دست آوردن قدرت بیشتر حل کنند. یک مدیر پروژه‌ی خوب احتیاجی به در اختیار داشتن قدرت رسمی زیاد، برای اطمینان از موفقیت پروژه، ندارد.
۳. افراد کار را انجام می‌دهند
بسیاری از مدیران پروژه بیشتر گرفتار فرایندها می‌شوند تا افراد. زمان‌بندی کاری جادویی نیست. البته که بهترین کار برای مدیران پروژه است، اما یادآوری بیش‌ازاندازه آن به افراد آگاهی که دوست دارند کار خود را بدون قرار گرفتن هیچ مانعی درراه انجام دهند به‌جای کمک کردن به پروژه بیشتر به آن ضربه می‌زند. پروژه‌ای که به افراد بیشتر از شکل‌گیری فرایند اهمیت می‌دهد، محیطی مفرح‌تر و یا حداقل قابل‌تحمل‌تر برای کار را می‌سازد.
افراد دوست دارند کار آن‌ها در جریان باشد. این بدین معنا است که شما به‌عنوان یک مدیر پروژه، باید موانع را قبل به وجود آمدن از سر راه بردارید. شما هر کار غیرقابل‌اندازه‌گیری را باید انجام دهید تا افرادی که مشغول به انجام این کارها هستند، توسط جزئیات فرعی منحرف نشوند.
توسعه‌ی نرم‌افزاری، برای مثال، کاری خلاقانه است. اکثر مهندسانی که من می‌شناسم عاشق کد نویسی هستند؛ و از چیزهای دیگری که همراه کد نویسی اند، متنفرند. برای مثال ضرب‌الاجل‌های بسیار کوتاه‌مدت باعث تغییر تمرکز مهندس شما از کد نویسی به گذشت زمان می‌شود که همین مسئله باعث ممانعت از به‌کارگیری خلاقیت به مقدار کافی و درنتیجه کاهش جزئیات در برون ده کار می‌شود. همچنین جلسات و ملاقات اداری متعدد نیز باعث حواس‌پرتی می‌شوند.
دانستن این مسئله که چه زمانی در کاری مداخله کنیم و چه زمانی بیرون از گود بایستیم، بسیار حساس و ظریف است. به خاطر داشته باشید: فرایندها و برنامه‌ریزی‌ها کاری از پیش نمی‌برند، افراد شما کار را انجام می‌دهند. پرسنل راضی، کار بیشتر و پرسنل ناراضی کار کمتری انجام می‌دهند.
۴. افراد شما دلیلی برای تنفر از جلسات دارند
اگر تابه‌حال در محیط دفتری کارکرده باشید، به جلسات خسته‌کننده رفته‌اید. این مسئله مانند بیماری همه‌گیر است. اگر جلسات شما فقط برای استفاده خودتان است، تیم شما علاقه‌ای برای شرکت در آن ندارند. آن‌ها علاقه بیشتری به ادامه‌ی کار خود نسبت به جمع شدن در یک اتاق با همدیگر رادارند. اگر جلسات شما برای گرفتن تصمیمات خوب و مشخص برای تیم است، افراد آن را سودمند قلمداد می‌کنند. کارهای اداری نیز به همین‌گونه است. آیا شما گزارش‌ها و زمان‌بندی‌ها را به خاطر اجبار می‌نویسید یا این کار را انجام می‌دهید زیرا برای تیم مفید است؟ برای یک مدیر پروژه‌ی خوب تعامل با تیم به‌صورت زیر خلاصه می‌شود:
“هر کاری که من با تیم انجام می‌دهم برای تیم است، و هر کاری که برای خودم است را خودم انجام می‌دهم.”
۵. گواهی‌نامه‌ها همانند چک باکس‌ها هستند
دریافت‌های PMP، CSM یا دیگر گواهی‌نامه‌ها، برای یادگیری درباره‌ی کار عالی است، اما شمارا تبدیل به یک مدیر پروژه‌ی خوب نمی‌کند، و اطمینان دریافت شغل را به شما نمی‌دهد. همان‌طور که نوشتن یک برنامه‌ی زمان‌بندی خوب، به معنای انجام پروژه در زمان معین نیست. اینکه شما چیزهای بیشتری از این بابت یاد بگیرید، عالی است اما رابطه‌ای بین داشتن گواهی‌نامه‌های مذکور و مدیریت درست پروژه وجود ندارد.
در اینجا افراد حرف اول را برای موفقیت می‌زنند؛ روابط خود را با افراد مختلف بسازید. روابط شما و مناسب بودن شما ازنظر فرهنگ کاری برای یک شغل جدید بسیار باارزش‌تر از یک رزومه‌ی خیره‌کننده، در فرایند استخدام شدن است.
