مدیران پروژه از دوستداران فعالیت‌های هوای آزاد چه می‌توانند بیاموزند؟
دوستداران هوای باز و گشت‌وگذار را در نظر بگیرید. حتماً یادِ زیرپوش پشمی و پوتین‌های سنگین و کوله‌بارهایی که تا خرخره پرشده‌اند می‌افتید؛ اهلِ گشت‌وگذار سوار بر یک اس‌یووی، با حس ماجراجویی خود برای همه‌چیز آماده هستند؛ انگار در برنامه‌ریزی برای آینده حرفه‌ای شده‌اند.
درحالی‌که جهانِ مدیران پروژه و دوستداران گشت‌وگذار کاملاً باهم متفاوت به نظر می‌رسند، مدیران پروژه و رهبران کسب‌وکار می‌توانند از ماجراجویان حرفه‌ای، بسیار بیاموزند.
همیشه آماده باشید تا اگر تغییرات فرارسید بتوانید باانعطاف تغییر کنید
هرکسی که تابه‌حال در اردو شرکت کرده باشد، می‌تواند لیست کارهایی را که باید برای آن‌ها آماده بود از بر بگوید. آب‌وهوا را بررسی می‌کنند، بررسی‌های مسیر را می‌خوانند و برای بهترین ابزار از شرکت‌های عرضه‌کنندۀ ابزارِ فعالیت‌های هوای آزاد مشورت می‌خواهند تا به خیال خودشان برای هرچه که شاید در راه به آن برخورد کنند آماده باشند.
برای مدیر پروژه، آمادگی به این معناست که ریسک‌های پیش روی خود را به‌خوبی درک کند و اگر ضرورت یابد، بتوانند راهی برای حل آن‌ها بیابد. اینکه گاهی یک منبع دچار مشکل می‌شود و بخشی دیر وارد کار می‌شود ناگزیر است. گاهی تغییرات کوچک موجب دور انداختن برنامه می‌شود. بنابراین چگونه می‌توان مسائل غیرمنتظره را به شیوۀ مؤثری در نظر داشت؟
برای آماده ماندن در طی چرخۀ حیاتی یک پروژه، مدیران پروژه باید آگاه باشند که کدام منبع در حال ته کشیدن است و کدام پروژه‌ها به حد بیشینۀ بودجه نزدیک می‌شوند؛ همچنین باید اموری را که از کنترل آن‌ها خارج است در نظر داشته باشند؛ مانند تولیدکنندگان و پیمانکاران بیرونی.
بنابراین اگر برای درک سریع این تغییرات و تنظیم برنامۀ پروژه آمادگی داشته باشید می‌توانید با مشتریان و مدیران اجرائی و شرکت‌کنندگان در پروژه ارتباطات واضحی داشته باشید.
فقط موارد ضروری را بردارید؛ از چیزهای اضافی کم کنید و زمانتان را حفظ کنید.
هر که تابه‌حال با کوله‌پشتی سفر کرده، درسی را که به‌سختی یاد گرفته به شما می‌گوید: بیش‌ازحد کوله‌پشتی‌ات را سنگین نکن. هیچ‌چیز مثل تقلا برای کشیدن بار غیرضروری‌ای که هرگز از آن استفاده نمی‌کنید نمی‌تواند لذت گشت‌وگذار را از بین ببرد. چه چیزی بی‌شک ضروری است؟ غذا، آب، پناهگاه. ابزاری را که در مجله‌ها می‌بینید لازم‌اند؟ فقط بارتان را سنگین می‌کنند و از سرعتتان می‌کاهند.
همین اشتباه در مدیریت پروژه رخ می‌دهد؛ زمان زیادی برای جمع‌آوری وضعیت‌های پروژه تلف می‌شود، ساعت‌ها صرف صفحه‌گسترده‌ها و تولید نمودارهایی می‌شود که هیچ‌وقت درست درنمی‌آیند؛ به‌روزرسانی ایستای برنامه پروژه‌ها علاوه بر اینکه وقت‌گیرند، با کوچک‌ترین تغییرات دور انداخته می‌شوند.
چه چیز بی‌شک ضروری است؟ داده‌ها. داده‌های درست، در زمان درست، با تغییراتی که بلادرنگ منعکس می‌شود. مشتریان مایل‌اند زمان پایان پروژه‌های خود را دقیقاً بدانند. مدیران اجرائی مایل‌اند بدانند بودجه‌ها دقیقاً کجا صرف می‌شود و عملکرد منابع چقدر مؤثر است.
همیشه برنامه‌های کاربردی جدید و افزایه‌هایی هستند که موجب بهبود فرایندها می‌شوند. اما آیا واقعاً ارزش می‌افزایند یا فقط بار اضافی‌اند؟ استفاده از یک ابزار برای برنامه‌ریزی، ارائۀ بلادرنگ وضعیت‌ها، ارتباط با مشتریان، و ارائۀ به‌روزرسانی‌های معینی که مشتریان مایل‌اند ببینند، به کم شدن بار مدیریتی که به دلیل چندین بخش متحرک غیرمتربط ایجاد می‌شود کمک می‌کند. زونکن‌های و تخته‌سفیدها را کنار بگذارید، جلسات دائمی بررسی وضعیت را متوقف کنید و از بار اضافی کم کنید، و به اصل و آنچه اهمیت دارد بپردازید.
محدودیت‌های خود را بدانید
چطور بدانیم چه موقع یک کار، اضافی است و چگونه آن را اثبات کنیم؟
شاید مهم‌ترین درسی که باید از دوستانمان با پوتین‌های صخره‌نوردی‌شان بگیریم این است که محدودیت‌های خود را بدانیم. برای کسانی که اهل گشت‌وگذارند قطعاً محدودیت‌هایی وجود دارد. اگر سال‌هاست که پیاده‌روی‌های طولانی نکرده‌اید، بدن شما حتماً نشان می‌دهد که انتخاب مسیرِ ۴۰۰۰ فوت بالای سطح دریا چقدر برای شما مناسب است. اگر یک وسیلۀ نقلیۀ AWD ندارید، احتمالاً باید از رانندگی در جاده‌های پارونشده در زمستان صرف‌نظر کنید.
هر کسب‌وکاری محدودیت‌هایی دارد که واقعاً محدودکننده‌اند: منابع، ماشین‌ها، زمان، ارزش قرارداد. تمام این موارد می‌توانند تشخیص دقیق آنچه تیم قادر به تحمل آن است و زمان به پایان رساندن بارکار فعلی آن را دشوار کنند. استفاده از ابزاری که اولویت کار و میزان دسترسی‌پذیری منابع را لحاظ می‌کند و در تخمینِ زمانِ تکمیل یک وظیفه، واریانس را در نظر می‌گیرد، دید مناسبی از آنچه تیم واقعاً می‌تواند متحمل شود فراهم می‌کند. واضح است که به عهده گرفتن کار بیش‌ازحد می‌تواند موجب تأخیرها شود و کاملاً زنجیرۀ تأمین را متوقف کند و برای مشتریان تنش ایجاد کند. در مقابل اگر به‌کفایت کار را به عهده نگیرید، قابلیت تیمتان برای ارائۀ بهترین عملکرد هرز می‌رود و رشد شما بهینه نخواهد بود.
بنابراین دفعۀ بعدی که برنامۀ پروژۀ جدیدی را شروع کردید، به دوستان کوهنوردمان فکر کنید. (۱) آماده بمانید، (۲) فقط آن‌قدر بار بردارید که از پس آن برمی‌آیید، (۳) و فقط موارد ضروری را نگه دارید؛ و ابزاری را به کار بگیرید که با کمک آن‌ها بتوانید بر این سه مسلط بمانید؛ در خط دید بخوانید .
