یک راهنمایی فوری برای ابزار مدیریت پروژه

همه به شما می‌گویند که ابزار مناسبی برای انجام درست کار دارند، اگر یک ابزار مدیریت پروژه‌ی آنلاین داشته باشید، این یا آن کار یا فلان‌کار را انجام می‌دهند.

قبول! اما گزینه‌های بسیاری در بازار وجود دارد. آیا فقط به چند الگوهای آماده‌ی [1] ورد و اکسل نیاز دارید یا یک نرم‌افزار مقاوم‌تر اَبربنیاد [2] که با اشتراک‌گذاری آسان فایل، موجب پیشرفت همکاری می‌شود؟

واقعیت این است که ابزار فوق‌العاده‌ای برای مدیریت پروژه وجود دارند که از تمام ویژگی‌های طراحی‌شده برای کمک به مدیریت پروژه پشتیبانی می‌کنند. نمونه‌هایی از این ویژگی‌ها عبارتند از:

• داشبوردها [3]
• برنامه‌ریزی پروژه [4]
• مدیریت وظیفه [5]
• ارائه گزارش [6]
• برگه‌های زمانی [7]
• مدیریت بارکار [8]
• نمودارهای آنلاین گانت [9]

پیش از به‌پایان‌رسیدن یکی و شروع با دیگری، راهکار مناسبی را برای پروژه خود تحقیق و تعیین کنید.

در ادامه یک راهنمای مفید برای شروع کار با ابزار مدیریت پروژه‌ ارائه می‌شود و عملکردهای مختلف آن و چگونگی کمک آن‌ها به کارایی بهتر در حین برنامه‌ریزی، اجرا، نظارت و گزارش در مورد پروژه، جزبه­‌جز شرح داده می‌شود.

داشبورد

داشبورد راه آسانی برای ایجاد چشم‌اندازی از پروژه‌ی است. مثل داشبورد اتومبیلتان می‌توانید با یک نگاه بفهمید که پروژه چگونه در حال ایفا است و آیا چیزی از خط قرمز رد می‌شود؟

با یک ابزار آنلاین مدیریت پروژه، وقتی که یک عضو تیم، وضعیت و برگه زمانی‌اش را به‌روزرسانی می‌کند، داشبورد دائماً به‌روزرسانی می‌شود. این‌گونه بر فراز همه چیز قرار می‌گیرید و بدون صرف هیچ زمان و تلاشی برای ورود دستی داده‌ها به صفحه‌گسترده [10]، قبل از اینکه پروژه از مسیرش خارج شود، می‌توانید کاری انجام بدهید.

اگر پروژه‌های چندگانه دارید می‌توانید آن‌ها را در یک داشبورد بگذارید تا بتوانید بارکار، بودجه و پیشروی در کل سبد پروژه (پورتفولیو [11]) را نظارت کنید. البته مثلاً اگر نیاز دارید که به بودجه یک پروژه نگاه دقیق‌تری بیندازید، می‌توانید به آن پروژه از کل به جز [12] نگاه کنید. همچنین با یک ابزار آنلاین مدیریت پروژه، جزئیات، بلادرنگ [13] خواهند بود.

داشبورد از نمودارها و گراف‌هایی تشکیل شده است که از تخصیص منابع، پیگیری بودجه، مدیریت وظایف و غیره، محاسبه‌های تصویری ارائه می‌دهند. با سفارشی‌سازی داشبورد توسط تیم، مشتری یا دپارتمان، می‌توان بر داشبورد و نحوه‌ی انجام کار آن کنترل داشت.

ویژگی فوق‌العاده دیگر داشبورد پروژه ‌این است که تمام گراف‌ها و نمودارهای آن را می‌توان به‌آسانی و با یک ضربه بر کلید چاپ کرد و به اشتراک گذاشت. بدین‌ترتیب، راه آسانی برای تولید موارد لازم برای یک جلسه یا اشتراک­‌گذاری از طریق ایمیل با اعضای تیم، ذینفعان یا مشتریان دارید. به‌علاوه می‌توانید نما را طوری سفارشی‌ کنید که بازتاب مخاطب هدف باشد.

برنامه‌ریزی پروژه

ابزار مدیریت پروژه باید با صفحه‌گسترده‌های اکسل یکپارچه شود تا ورود لیست وظایف آسان شود؛ اما در صورت تمایل، یک برنامه پروژه بسازید و سپس وقتی که یک پروژه‌ی جدید می‌سازید، فیلدهای خالی را در الگوهای آماده‌ی صفحه پروژه پر کنید.

وقتی که این وظایف را لیست کردید، آن‌ها را با تاریخ برنامه‌ریزی‌شده‌ی تحویل به‌روزرسانی کنید و نمودار گانت در سمت راست مدت این وظایف را در یک گاه‌شمار (خط زمانی [14]) نشان می‌دهد. این خطوط زمانی یا گاه‌شمارها هم‌زمان با پیشروی اعضای تیم در انجام وظایف و به‌روزرسانی وضعیتشان سایه‌دار می‌شوند. این‌گونه می‌توانید چشم‌انداز دقیقی از پیشرفت پروژه داشته باشید.

باید بتوانید اعضای تیم را به برنامه پروژه دعوت کنید و وظایف بخصوصی را برای آن‌ها تعیین کنید. این‌گونه می‌توانند با اضافه کردن فایل‌ها و نظرات با شما در سطح وظیفه همکاری کنند. اگر ابزار مدیریت پروژه آنلاین باشد، تیم شما می‌توانند به‌آسانی وظایفشان را از تلفن همراه یا میزکار – بسته به اینکه هنگام تکمیل وظیفه کجا باشند – به‌روزرسانی کنند.

اگر برنامه‌ریزی پروژه‌ی شما اَبربنیاد است و به‌طور بلادرنگ به‌روزرسانی می‌شود، می‌توانید از مشاهده‌ی فعالیت بر آن برنامه در اتوماسیون با اعلام‌های ایمیلی بهره‌مند شوید. می‌توانید آن را برای خود یا کل تیم تعیین کنید تا هر کسی بداند چه موقع یک وظیفه تکمیل و دیگری می‌تواند شروع ‌شود. با این کار هر کسی در جریان قرار می‌گیرد.

مدیریت وظیفه

برای تیم شما و البته برای خود شما، وظایفی وجود دارند که باید مدیریت شوند؛ بنابراین به ابزار مدیریت پروژه‌ای نیاز دارید که حتی اگر بر پروژه‌های چندگانه به‌طور هم‌زمان کار می‌کنید، به تیم و خود شما یک لیست وظایف بدهد تا ببینید امروز لازم است چه انجام شود.

شما به لیست وظایفی نیاز دارید که به‌طور آنلاین قابل‌دسترس باشد تا به‌آسانی به‌روزرسانی شود. همچنین باید قابلیت ضمیمه‌کردن را داشته باشد تا شما و تیم بتوانید یادداشت‌ها، فایل‌ها و لینک‌های مرتبط به وظیفه و هر بحثِ حول کار را اضافه کنید. بدین‌صورت همکاری بلادرنگ آسان می‌شود.

برای اینکه هیچ‌وقت زمان تحویل را رد نکنید، ابزار مدیریت وظیفه باید با ایمیل یا اعلام‌های خودکار یکپارچه‌ شوند. این‌گونه شما و تیم در یک‌راستا قرار می‌گیرید و وقتی زمان تحویل کار می‌رسد، به شما و آن‌ها هشدار داده می‌شود. بدین منظور، اشتراک‌گذاری نیز باید ساده باشد تا آن وظایف را بتوان با هر کسی در سیستم به اشتراک گذاشت.

ارائه گزارش

می‌دانید که باید قادر به تولید یک گزارش با یک کلیک باشید، در مورد هرچه که باشد: وضعیت پروژه، وظایف، برگه زمانی، بارکار، هزینه‌ها و غیره؛ و این گزارش‌های باید بتوانند به‌آسانی سفارشی شوند تا بتوانید اطلاعات را فیلتر کنید و داده‌هایی که به اشتراک می‌گذارید، برای هر کسی که گزارش را دریافت می‌کند مناسب باشد.

 اما نیاز به گزارش‌هایی دارید که بتوان در آن‌ها پیشروی برنامه‌ریزی‌شده را نیز نسبت به پیشروی واقعی در یک پروژه محاسبه کرد. گزارش‌ها، چه قرار باشد که به شما تعداد روزهای جلوافتاده یا عقب‌افتاده‌ی شما را بگوید، یا اینکه چقدر به تخمین بودجه‌ی خود نزدیک هستید، می‌توانند به شما در تشخیص جنبه‌ای از پروژه‌ی خود که از مسیر خارج می‌شود کمک کنند.

اگر بر یک ابزار گزارش­‌دهنده سرمایه‌گذاری می‌کنید، لازم دارید که به تمام پروژه‌ها در سبد پروژه (پورتفولیو) دسترسی داشته باشید تا مجبور نشوید برای گرفتن آن داده، از یک برنامه به برنامه دیگر بروید و برای گرفتن داده‌های مورد نیاز از کل به جز کندوکاو کنید.

این گزارش‌ها باید در هر فرمتی قابلیت‌اجرا داشته باشند، چه نیاز به چاپ آن دارید و چه استخراج و اشتراک‌گذاری آنلاین یا آفلاین آن به‌صورت یک PDF، Excel یا فایل CSV. اشتراک‌گذاری آسان این فایل‌ها همکاری‌ را امکان‌پذیر می‌کند. هر کسی که با او چیزی را به اشتراک می‌گذارید، در سیستم و با ایمیل مطلع می‌شود و تمام نظرات و ایمیل‌های ردوبدل‌­شده در سیستم ذخیره می‌شود، بنابراین مکالمات در یکجا هستند.

برگه‌های زمانی

به یک ابزار مدیریت پروژه نیاز دارید که پیگیری زمان را آسان کند و برگه‌های زمانی داشته باشد تا آن‌ها را با اعضای تیم به اشتراک بگذارید، بدین‌ترتیب تنها کاری که لازم است انجام بدهند، وارد کردن زمانشان است. این‌گونه می‌توانید به برگه‌های زمانی دسترسی داشته باشید و کل گردش‌کار تیم را تائید کنید یا اعلام‌های ایمیلی را قفل یا ارسال کنید.

بهتر است که این برگه‌های زمانی را با برنامه پروژه‌ی خود همگام کنید. به این صورت وقتی تیم شما وظایف و برگه‌های زمانی خود را به‌روزرسانی کرد، هر دو در داشبورد شما نیز به‌روزرسانی می‌شود. این راه دیگری برای ارائه‌ی تصویر واضحی از پیشروی پروژه است. می‌توانید پیشروی هزینه‌ها، وظایف و منابع را به‌طور بلادرنگ مشاهده کنید.

کاربردهای دیگری برای برگه‌های زمانی وجود دارد که ممکن است فوراً به ذهن نرسند؛ به شما در تعیین اینکه کدام عضو تیم برای یک وظیفه مناسب است کمک می‌کند یا به افرادی در تیمتان که به آموزش بیشتر نیاز دارند اشاره می‌کند. به‌علاوه برگه‌های زمانی ماتریس خوبی برای اندازه‌گیری بازدهی تیم است؛ بنابراین به ابزاری برای مدیریت پروژه‌ نیاز دارید که با انعطاف‌پذیری برگه‌های زمانی را برای شما فراهم کند.

مدیریت بارکار

بهتر است که یک ابزار مدیریت بارکار داشته باشید تا تمام کار را در تیم شما در یک‌راستا قرار بدهد. این‌گونه می‌توانید جلوتر زمان‌بندی کنید زیرا می‌دانید که برای هر کسی در تیم شما چقدر کار تخصیص داده شده است. بدین ترتیب اگر کار به کسی بیشتر یا کمتر تخصیص داده شده، متوازن کردن بارکار آسان‌تر می‌شود.

دانستن اینکه منابع را کجا باید تخصیص داد، از اهمیت برخوردار است؛ اما توانایی تعیین کار کمتر یا بیشتر برای یک عضو تیم با یک کلیک بر صفحه‌کلیدتان همان‌قدر اهمیت دارد و اگر بارکار با رنگ‌بندی کد شده باشد، یک رنگ به معنای تخصیص بیش‌ازحد و دیگری تخصیص کمتر است و این‌گونه توازن بارکار آسان‌تر می‌شود.

طبیعتاً می‌خواهید تمام این داده‌ها برای نظارت بر بارکار واقعی‌تان به‌طور بلادرنگ جمع شده باشند و تصویری از پروژه که گذشته است، ارائه داده نشود. باید مانند دیگر ابزار، استخراج و اشتراک آن نیز آسان باشد و این‌گونه نظرات، به مدیریت مؤثرتر منابع کمک می‌کنند.

نمودار آنلاین گانت

در فوق در بخش برنامه‌ریزی، به نمودارهای گانت اشاره‌ی مختصری شد اما با این ابزار باارزش مدیریت پروژه کارهای بسیاری می‌توانید بکنید. نمودار گانت برای یادآوری وابستگی‌های وظایف فوق‌العاده است، وقتی که یک وظیفه را نمی‌توان قبل از تمام شدن وظیفه‌ی دیگری شروع کرد.

اگرچند که ایجاد و ویرایش نمودارهای گانت غالباً دشوار به نظر می‌رسند، اما استفاده از یک ابزار نمودار گانت که امکان ویرایش با ابزار کشیدن و گذاشتن [15] دارد و در آن می‌توانید تاریخ‌های آغاز و پایان را با نشانگر خود تنظیم کنید، بسیار آسان است؛ تبلیغات کدشده با رنگ به خوانش‌پذیری آن می‌افزاید.

وقتی که نمودار گانت، آنلاین است، تبدیل به یک ابزار تعاملی مفیدتر می‌شود. اعضای تیم می‌توانند وظایف را در هر سطح وظیفه‌ای بحث کنند، فایل‌ها و یادداشت‌ها را در صورت نیاز ضمیمه کنند. به‌علاوه در صورت اَبرمحور بودن، به‌روزرسانی‌ها فوراً در داشبورد شما اعمال می‌شود و این‌گونه راه فوق‌العاده‌ای برای پیگیری بلادرنگ روند ایفای یک پروژه فراهم می‌شود.

این فقط یک راهنمای فوری برای ابزار مدیریت پروژه است

هرچند که این مرور کلی کمکی برای شما است، اما ابزار مدیریت پروژه قابلیت‌هایی بیش از این دارند. می‌توان از بهترین ابزار مدیریت پروژه در پروژه‌های کوچک و بزرگ استفاده کرد؛ بنابراین هر جا که لازم است، می‌توان آن‌ها را کم‌وبیش به کار گرفت. ببینید که چه ابزاری برای شما مفیدند و در مسیر بهره‌وری محصول قدم بردارید.

در خط دید بخوانید:

ده نکته برای انتخاب ابزار مدیریت پروژه

پنج ابزار مدیریتی که بهتر است تیم شما از آن‌ها استفاده کنند

۷ نشانه که ابزار مدیریت پروژه شما، مناسب است

پیشنهادی به مدیران پروژه: فرایند یا ابزار؟ رویکرد مناسبی را اتخاذ کنید

[1] temple

[2] cloud based

[3] Dashboards

[4] Project Planning

[5]Task Management

[6] Reporting

[7] Timesheet

[8] Workload Management

[9] Online Gantt Chart

[10] spreadsheet

[11] portfolio

[12] Drill down

[13] Real-time

[14] timeline

[15] Drag and drop