پیشنهادی به مدیران پروژه: فرایند یا ابزار؟ رویکرد مناسبی را اتخاذ کنید

 فرایند یا ابزار؟ کدام اولویت دارد؟ گاهی تیم‌های اجرایی موقع ارزیابی پروژه و روندهای کاری در این مورد به توافق نمی‌رسند و اول ابزار نرم‌افزاری را در نظر می‌گیرند، چه ابزار فعلی، چه ابزار جدید. در مقابل برخی معتقدند که فرایند اولویت دارد و بعد از فرایند، ابزار مناسبی برای پشتیبانی از آن به کار می‌گیریم. بحث برخی دیگر این است که وقتی ابزار درست را انتخاب کنید، فرایندها در جای خودشان قرار می‌گیرند. شما چه فکر می‌کنید؟

مثل این است که بپرسیم اول مرغ به وجود آمد یا تخم‌مرغ؟ فرض کنیم هر دو طرف درست بگویند، یا غلط. بستگی دارد از چه جنبه‌ای به آن نگاه کنیم.

معمولاً ابزار حول بهترین روش‌های استاندارد ازلحاظ تجاری شکل می‌گیرند. به‌کارگیری فرایندهای کاری، طوری که با کارکرد ابزار انطباق داشته باشد، موجب افزایش بازدهی و کارایی می‌شود. بااین‌حال، هر کسب‌وکاری خصیصه‌های مختص به خودش را دارد و شاید با یک فرایند ضروری برخورد کنید که ویژگی نوین و فوق‌العاده‌ای برای شما محسوب نشود.

اگر از اول شروع می‌کنید، ابزار واقعاً می‌تواند به موفقیت در پایه‌گذاری کسب‌وکارتان کمک کند، چراکه روندهای داخلی و درون‌سازِ ابزار، رویکرد مدیریت پروژه شما را تعیین می‌کند.

اگر از اول شروع نمی‌کنید، بهترین روش، رویکرد تکاملی و تکرارشونده است. قبول کنید که شاید نیاز به تغییر فرایند تجاری برای انطباق با ابزارتان باشد اما وقتی‌که سطح فرایندها از آنچه ابزارتان فراهم می‌کنند بالاتر است (صرف‌نظر از اینکه «بالاتر» برای شما چه معنایی دارد)، شاید لازم باشد روش را طوری سفارشی کنید که با کار منطبق‌تر شود.

چالش شما شاید کمک به تیم اجرا باشد که از بحث‌های مربوط به ابزار و فرایند و رسیدن به یک رویکرد حول خروجی‌ها و ارزش تجاری عبور کند. وقتی بر هدف نهایی خود تمرکز می‌کنید –هدفی که قطعاً برای شما مشترک است- امکان اینکه مکالمه‌های مفیدی برای دستیابی به آن هدف داشته باشید بیشتر است.

در جستجوی ابزاری باشید که هم‌زمان با تغییر نیازهای شما در طول زمان با شما رشد کنند. در ادامۀ کار لازم می‌شود که برای بهترین عملکرد تیم، هم فرایندها و هم شیوۀ استفاده از نرم‌افزارتان را کمی تغییر بدهید.

اما اگر می‌خواهید بدانید ابزار مدیریت پروژۀ شما چقدر برای شما مؤثر است، در خط دید بخوانید:

۷ نشانه که ابزار مدیریت شما، برای شما مناسب است

همچنین می‌توانید با ابزار مدیریت پروژه بیشتر آشنا شوید:

۵ ابزار مدیریتی که بهتر است تیم شما از آن استفاده کند