۷ نشانه که ابزار مدیریت پروژه شما، مناسب است

تصور کنید که صبح روز شنبه است و به یک جلسه سرپایی می‌روید. همه آنجا هستند، قهوه به دست و خندان. به چه لبخند می‌زنند؟! آن‌هم صبح روز شنبه! به این دلیل که هفته پیش پروژه زودتر از موقع و زیر بودجه تکمیل شد.

لبخندهای روز شنبه، فقط یکی از نشانه‌هایی است که از مناسب‌بودن راهکار پروژه شما حکایت می‌کند. هفت نشانه دیگر را در ادامه می‌گوییم:

زمان‌بندی پروژه شما به‌روز و قابل‌اعتماد است

وقتی هر عضو تیم مسئول به‌روز کردن روند پروژه و انتقال تغییرات باشد، روش مدیریتی پروژه شما با کار روزنه شما یکپارچه و هم‌راستا است؛ بدین ترتیب مدیر پروژه، به‌جای اینکه برای به‌روزرسانی دنبال تیم بیفتد، با تیم کار می‌کند و موجب آسان شدن پروژه می‌شود.

اولویت‌ها شفاف هستند

وقتی‌که پروژه‌ها و وظایف از لحاظ اولویت سامان بیابند، هیچ‌وقت شکی ندارید که باید بر چه کار کنید. وقتی در یک روش مدیریتی امکان اطلاع از تغییر اولویت‌ها وجود دارد، همیشه به‌روزترین برنامه پروژه را دارید.

می‌دانید که تیم شما بر چه کار می‌کند

هر لحظه می‌توانید ببینید که تیم شما بر چه کار می‌کند، این هفته چه انجام داده‌اید و چه چیز پیش رو است. امکان مشاهده همه‌چیز را دارید. هیچ‌وقت نگران نیستید که پروژه به دلیل خطای ارتباطی از کنترل خارج شود؛ چرا که تمام اطلاعات پروژه در یک محل است.

زمان‌های تحویل پروژه واقع‌بینانه است

زمان‌های تحویل پروژه شما بر مبنای تخمین‌های منظمی است که عدم اطمینان را در نظر می‌گیرند. موارد خطرپذیر نشان شده‌اند تا بتوانید سریع عکس‌العمل نشان بدهید. زمان‌های تحویل دسترس‌پذیرند و  برای پیگیری آن داده‌هایی دارید.

کار جدید برنامه را خراب نمی‌کند

با یک ابزار مدیریتی پروژه منعطف و چابک، می‌توانید به‌سادگی تشخیص دهید که آیا ظرفیت و توانایی کافی برای پذیرش کار بیشتر را دارید و چه کسی برای کار بر این پروژه انعطاف‌پذیری لازم را دارد.؟ یا می‌توانید با استفاده از داده‌ها توضیح بدهید که چرا یک پروژه جدید باید به تعویق بیفتد.

بار بیش‌از‌ظرفیت بر منابع اعمال نمی‌شود

می‌دانید وقتی زمان‌های تحویل تغییر می‌کنند، چگونه اعضای تیم را مجدداً توزیع کنید. می‌توانید بارکار هر کس را ملاحظه کنید و تصمیم بگیرید که چه کسی وقت گرفتن کار بیشتری را دارد یا اگر لازم باشد کمک بیشتری را به خدمت می‌گیرید.

رابطه محکمی با مشتریان و ذینفعان دارید

اگر برنامه پروژه شما قابل‌اعتماد باشد، می‌توانید به مشتریان و ذینفعان پروژه خود اطلاعات واقعی ارائه بدهید. می‌توانید نشان دهید که در چه صورت پروژه به زمان تحویل نمی‌رسد یا اگر تغییری در برنامه ایجاد کنند چه اتفاقی می‌افتد. به‌جای حدس زدن یا دادن اطلاعات غلط، پاسخ‌های خود را بر مبنای داده‌ها می‌دهید.

اگر این نشانه‌ها را دارید، ابزار مدیریت پروژه‌ی شما مناسب است؛ در غیراین‌صورت، به فکر تغییر ابزار مدیریت خود باشید!

در خط دید بخوانید:

ده نکته برای انتخاب ابزار مدیریت پروژه

یک راهنمایی فوری برای ابزار مدیریت پروژه

پنج ابزار مدیریتی که بهتر است تیم شما از آن‌ها استفاده کنند

پیشنهادی به مدیران پروژه: فرایند یا ابزار؟ رویکرد مناسبی را اتخاذ کنید