پنج ابزار مدیریتی که بهتر است تیم شما از آن‌ها استفاده کنند
مدیریت پروژه با برنامه‌ریزی، پیشبینی و تولید یا بازاریابی یک محصول در هر مرحله از چرخه حیاتی محصول سروکار دارد. کار مدیر پروژه، منسجم کردن افراد، ایده‌ها، فرایندها و سیستم‌های تجاری برای تکمیل بازاریابی یا تولید آن محصول است؛ ازاین‌رو مدیر پروژه از ابزار مدیریت پروژه استفاده میکند.
ابزار ضروری مدیریت محصول
هدایت محصول آسان نیست. برای مدیریت منابع و سایر موضوعات مرتبط با محصول، نیاز به برنامه‌ریزی، اجرا و گزارش، به‌طور مؤثر و کارآمد است.
می‌توانید از صفحه‌گسترده‌ها برای آزمودن و سازمان‌دهی تمام اطلاعات استفاده کنید و آن‌ها را برای برآوردن نیازهایتان به‌کار بگیرید. برای مدیریت محصول نیاز به ابزاری است که این موارد را پوشش بدهد:
- نقشه‌راه محصول
- مدیریت منابع
- همکاری
- پیگیری مسئله
- پیگیری زمان
می‌توان با این پنج ابزار به تمام این مراحل مدیریت محصول دست یافت.
نقشه‌راه محصول
تولید هر محصول نیاز به یک نقشه‌راه دارد. معمولاً این نقشه شامل تمام وظایف اصلی موردنیاز برای تحویل محصول است. نمودارهای آنلاین گانت، راه فوق‌العاده‌ای برای پیگیری و رعایت زمان‌بندی در چرخه زمانی پیاده‌سازی محصول است. می‌توانید وظایف بسیار مهمی را برای شرکت تعریف کنید، تاریخ‌های تحویل را در یک صفحه‌گسترده اضافه کنید، و سپس شاهد نمایش خودکار آن در یک خط زمانی کدشده با رنگ باشید.
همچنین با یک نمودار گانت می‌توانید مایلستون‌هایی را که فازهای اصلی توسعه یک محصول را نشان‌گذاری میکند تعیین کنید. نمودار گانت یک ابزار فوق‌العاده است که امکاناتی برای اشتراک‌گذاری و تعامل دارد. به علاوه با امکان افزودن وظایف و ویرایش آسان آن‌ها با کشیدن و رها کردنِ شروع و آغاز آن وظایف، همکاری با تیم آسان می‌شود.
نظرات، فایل‌ها و اسناد را می‌توانید مستقیماً به خط وظیفه بر نمودار گانت خود ضمیمه کنید. وقتی یک عضو تیم وظیفه‌اش را به‌روزرسانی کرد، می‌توانید ابزار را طوری تنظیم کنید که به‌طور خودکار شما یا هر کسی را که انتخاب کردید، فوراً مطلع کند.
مدیریت منابع
تیمی که با آن کار می‌کنید به مدیریت نیاز دارد، بنابراین به ابزاری نیاز دارید که به شما امکان تخصیص منابع را برحسب نیازتان بدهد. یک راه برای انجام این کار مدیریت و تعیین وظایف با نمودار گانت و مرتبط‌کردن وظایفی است که به یکدیگر بستگی دارند.
به‌طور مثال اگر نتوان یک وظیفه را قبل از تکمیل وظیفه‌ی دیگر شروع کرد، می‌توانید بین وظایف، در نمودار گانت خود وابستگی‌هایی ایجاد کنید. با این کار وقتی پتانسیل یک عضو تیم، پتانسیل دیگری را مسدود کند، متوجه می‌شوید و قبل از اینکه مشکل بزرگ‌تر شود، می‌توانید منابعی را برای حل آن تخصیص دهید.
به‌علاوه باید بتوانید بارکار تیم خود را نیز نظارت کنید. از ابزاری استفاده کنید که چشم‌اندازی از بارکار تیم ارائه دهد و با آن دسترسی به بارکار، تماماً در یک صفحه ممکن باشد. این‌گونه می‌توانید جلوتر زمان‌بندی کنید و به هر عضو تیم میزان مناسبی از کار را تخصیص بدهد. همچنین می‌توانید ببینید برای چه کسی بیش‌ازحد یا کمترازحد کار تعیین شده است و سپس به‌آسانی وظایف را با کلیک بر یک دکمه مجدداً تخصیص کنید. اطلاع از نظرات تیم با این امکانات آسان است.
همچنین وقتی تمام ابزار مدیریت محصول با یک داشبورد بلادرنگ یکپارچه شد، هر عضو تیم که وضعیتش را به‌روزرسانی میکند، فوراً در داشبورد نشان داده می‌شود. پیشروی شما و تیم در روند کار با این داشبورد آسان می‌شود.
همکاری
حیات یک محصول به موفقیت تیم آن و توانمندی آن‌ها در همکاری بستگی دارد. مدیران محصول نیاز دارند که به‌وضوح چشم‌اندازی از محصول را به تمام طرف‌های دخیل در پروژه، از تیم‌های توسعه تا تیم‌های بازاریابی و تمام ذینفعان مابین، مخابره کنند.
برای برنامه‌ریزی، کشیدن نقشه‌راه و پیاده‌سازی محصول، از ابزار مدیریت محصول استفاده کنید.
اما ارتباطات در محیط تولیدی یک خیابان یک‌طرفه نیست. برای همکاری و درنتیجه تولید محصول به بهترین شکل، باید ارتباطات و پرورش گفتمان مابین افراد تیم را در دستور کار خود قرار بدهید.
حتماً یک ابزار تعاملی یکپارچه با محصول و ابزار مدیریت پروژه‌ی خود داشته باشید و مطمئن شوید که تیم از آن استفاده میکند.
استفاده تیم‌های محصول از ابزار تعاملی آنلاین مزایای بسیاری دارد؛ می‌توانید باشفافیت تمام کسانی را که در محصول مشارکت دارند، مطلع کنید. با این ابزار آن‌ها در یک صفحه مجازی یکسان قرار می‌گیرند؛ این‌گونه می‌دانند چه‌موقع لازم است برای مکالمات پا پیش بگذارند و پاسخ مناسب یا چشم‌انداز لازم را انتقال بدهند.
این به ذینفعان نیز کمک میکند که اعضای تیم را مطلع نگه دارند. ارتباطات فراموش و قطع نمی‌شود. افراد احساس می‌کنند می‌دانند چه در حال اتفاق‌افتادن است و یک پلتفرم برای نظرگذاری و شنیده‌شدن دارند.
پیگیری مشکل
بهترین راه برای سنجش موفقیت، پیگیری دقیق هر وظیفه و هر مشکل است.
یک نرم‌افزار مدیریت پروژه مناسب با داشبوردهایی که جلو یا عقب‌افتادن از زمان‌بندی یا انباشته‌شدن مسائل و تأثیر آن را بر نقشه‌راه محصول نشان می‌دهند، به شما امکان پیگیری تمام وظایف و مسائل را به‌طور بلادرنگ می‌دهد.
به‌علاوه اگر نیاز دارید که گزارش‌های وضعیت پیشرفت را با ذینفعان در میان بگذارید، باید بتوانید با یک کلیک گزارش‌ها را تولید کنید. گزارش‌ها را می‌توان بسته به نیازهای خود در فرمت‌های گوناگون آنلاین و آفلاین اجرا کرد. حتی امکانات بیشتری هم هست! می‌توانید این گزارش‌ها را مطابق معیار خود سفارشی کنید. با فیلتر کردن داده‌های موردنظر، گزارش‌ها را برای کسی که به او گزارش می‌دهید تنظیم می‌کنید.
به‌علاوه شاید لازم باشد بتوانید پیشروی واقعی و برنامه‌ریزی‌شده‌ی نقشه‌راه محصول را با یک نگاه نظارت کنید. ابزار محصولی که این ویژگی را دارند، می‌توانند تعداد روزهایی را که در زمان‌بندی جلو یا عقب هستید محاسبه کنند.
اگر شما بر بیش از یک محصول کار می‌کنید، ابزار پیگیری و ارائه گزارش به شما گزارشی از وضعیت سبد پروژه (پورتفولیو) ارائه می‌دهد؛ به‌آسانی می‌توانید از سلامتی و عملکرد مناسب تمام محصولات مطلع باشید، حتی می‌توانید در صورت نیاز به جزئیات بیشتر، از کل به جز کندوکاو کنید.
پیگیری زمانی
اعضای تیم، فروشندگان و شاید پیمانکاران در محصول مشارکت دارند، و همگی برای تجربه و تخصصشان استخدام شده‌اند و پول می‌گیرند. بنابراین به ابزاری لازم است که این وظیفه را که شاید تمرکز شما را از محصول بردارد انجام بدهید.
با دادن برگه‌های زمانی به اعضای تیم با هر سطحی از مهارت و در هر صنعتی که هستند، پیگیری زمان بسیار آسان می‌شود؛ فقط ساعت‌های کاری‌شان را در یک واسطه‌ی ساده وارد می‌کنند.
البته قدم بعدی اخذ موافقت است. این نیز آسان است. با یک ضربه بر صفحه‌کلید می‌توانید موافقت را اخذ کنید، برگه‌های زمانی را قفل کنید و اعلام‌های ایمیل را خودکار بسازید تا زمانتان حفظ شود و تلاشتان موثر باشد.
برگه‌های زمانی با وظایف همگام می‌شوند، بنابراین به‌روزرسانی‌ها فوراً بازتاب داده می‌شوند. برگه‌های زمانی شیوه دیگری برای حفظ محصول در مسیرش است.
با این ابزار و دیگر ابزار می‌توانید همیشه بر محصول خود کنترل داشته باشید. این ابزار برای شما امکان همکاری با تیم را فراهم میکند، با استفاده از این ابزار نقشه‌راه محصولتان را طوری برنامه‌ریزی می‌کنید که سرِموعد شروع و وارد بازار شود.
نیازی به پیگیری کاغذی یا قفل‌کردن اسناد در میزکارتان نیست. با استفاده از مدیریت محصول اَبربنیاد می‌توانید به آنچه نیاز دارید دست یابید.
در خط دید بخوانید:
ده نکته برای انتخاب ابزار مدیریت پروژه
یک راهنمایی فوری برای ابزار مدیریت پروژه
۷ نشانه که ابزار مدیریت پروژه شما، مناسب است
پیشنهادی به مدیران پروژه: فرایند یا ابزار؟ رویکرد مناسبی را اتخاذ کنید
