مدیران پروژه روزبه‌روز بیشتر درگیر انتخاب ابزارهای نرم‌افزاری مدیریت پروژه می‌شوند؛ جای تعجب ندارد چراکه مدیران پروژه از این محصولات روزانه استفاده می‌کنند. به‌علاوه مدیرن پروژه ایده‌های بسیاری در مورد قابلیت‌های یک نرم‌افزار و نحوۀ به‌کارگیری این قابلیت‌ها دارند.
اگر از شما بخواهند نرم‌افزار جدیدی برای تیم انتخاب کنید، باید به دنبال چه چیزی باشید؟ در ادامه ۱۰ نکتۀ مهم در خصوص ابزار مدیریت پروژه را بررسی خواهیم کرد. ازآنجایی‌که موارد مهم در هر پروژه با دیگری متفاوت است، این نکات به ترتیب اهمیت نیستند. برای تهیۀ این لیست ۱۵ نرم‌افزار برتر مدیریت پروژه در سال ۲۰۱۵ بررسی شده‌اند.
راحتی استفاده
در درجۀ اول باید مطمئن شوید که نحوۀ استفاده از نرم‌افزاری که برای آن سرمایه‌گذاری می‌کنید آسان است. نیازی به گفتن ندارد؛ بعضی از نرم‌افزارها به دلیل پیچیده بودن، نیاز به چند روز تمرین کاربران دارند. بهترین نرم‌افزار، نرم‌افزاری است که کار کردن با آن برای شما و تیمتان راحت باشد. از بسیاری از نرم‌افزارها می‌توانید برای مدت کوتاهی، به‌طور رایگان و بدون خرید نرم‌افزار استفاده کنید.
ابزار برنامه‌ریزی و زمان‌بندی
اگر می‌خواهید پروژه‌های خود را به‌خوبی مدیریت کنید، شما به ابزاری حرفه‌ای مانند نرم‌افزار جدول Gantt نیاز دارید. بسیاری از محصولات معمولی اهداف پروژه شما را با جدول Gantt نشان نمی‌دهند و شما فقط لیستی از وظیفه‌ها را می‌بینید؛ که البته ممکن است برای پروژه‌های کوچک و تیم‌های کوچک جوابگو باشد؛ اما به‌محض اینکه مدیریت کمی پیچیده‌تر شود، به آن احتیاج پیدا خواهید کرد.
مدیریت وظایف
تمام جدول‌های گانت با لیست وظایف شروع می‌شوند. در مرحۀ بعد به مدیریت آن‌ها نیز احتیاج دارید. لیست وظایف در این جدول‌ها همچنین شامل تقسیم‌کار بین بقیۀ افراد تیم نیز می‌شود تا هر کس بداند باید بر چه چیزی تمرکز کند.
باید بتوانید وظایف را به نحوی منطقی برای خود تقسیم‌بندی کنید؛ که این به معنای گروه‌بندی وظایف و تعیین مهلت برای اتمام هرکدام است. قابلیت ارسال ایمیلبه افراد مسئول وظایف مختلف هنگام نزدیک شدن به موعد تحویل نیز امتیاز دیگری می‌تواند باشد.
قابلیت اشتراک‌گذاری خارجی
اشتراک‌گذاری برنامه‌ریزی‌ها و وظایف با تیم یک‌طرف قضیه است، طرف دیگر قضیه در اختیار داشتن ابزاری برای اشتراک‌گذاری اطلاعات پروژه با افراد خارج از محیط کار است. این مسئله به‌خصوص زمانی به چشم می‌آید که نیاز به برقراری ارتباط با پیمانکاران و اشخاص ثالث داشته باشید. همین نیاز، دلیل دیگری برای محبوبیت نرم‌افزارهای آنلاین مبتنی بر فناوری ابری (Cloud Technology) است.
گزارش لحظه‌به‌لحظه
با در اختیار داشتن ابزاری برای گزارش لحظه‌به‌لحظه، در زمان صرفه‌جویی کنید. این ابزار اطلاعات را از قسمت‌های مختلف نرم‌افزار مدیریت پروژه دریافت کرده و به شما گزارش لحظه‌به‌لحظۀ وضعیت پروژه را ارائه می‌دهد.
داشبورد و گزارش‌های تصویری
برای ارائۀ گزارش‌ها شاید به ابزاری لازم باشد که این گزارش‌ها را به‌صورت تصویری و گرافیکی نمایش بدهد. درست است که این ابزار ممکن است آنقدر مهم نباشند که نظر شما را برگردانند، ولی تجربۀ برخی از مدیران پروژه نشان می‌دهد که بسیاری از ذی‌نفعان، داشبوردها و جدول‌ها را به گزارش‌ها ترجیح می‌دهند. ابزاری را بیابید که دارای داشبوردهای داخلی با قابلیت طراحی و تغییر برای هر ذی‌نفع باشد.
امنیت
کارایی نرم‌افزار بسیار مهم است؛ اما اگر اطلاعات شما از امنیت خوبی برخوردار نباشند، امنیت پروژه نیز درخطر خواهد بود. امکانات امنیتی نرم‌افزار موردنظر خود را بررسی کنید. از پلتفرم مخصوص دیگری برای نگه‌داری اطلاعات مشتریان خود و حفظ امنیت آن‌ها استفاده کنید.
رابط کاربری حرفه‌ای
ابزارهای زیادی برای کار وجود دارند اما بعضی از آن‌ها کمی قدیمی‌اند. معیار اصلی شما برای انتخاب یک نرم‌افزار باید کارایی آن باشد، اما بد نیست ابزاری را انتخاب کنید که ظاهری جذاب داشته باشد. به‌این‌ترتیب از به‌کارگیری ابزار لذت می‌برید و همکاران شما نیز به پیشرفته بودن شما معترف می‌شوند.
قابلیت شخصی‌سازی
برخورداری از قابلیت تغییر و شخصی‌سازی تجربۀ خود در قسمت‌های مختلف حائز اهمیت است. باید بتوانید برای نشان دادن سلیقۀ کاری خود تغییرات کوچکی در ظاهر نرم‌افزار به وجود آورید. بعضی از نرم‌افزارها به شما اجازۀ بارگذاری لوگو، تغییر رنگ و غیره را می‌دهند. مهم‌ترین قسمت در شخصی‌سازی، امکان شخصی‌سازی گزارش‌ها و اطلاعات است؛ با این امکانات می‌توانید اطلاعات را به ذی‌نفعان نشان دهید و آن‌ها نیزدر مقابل به شما درمورد مواردی که باید در پروژه مدیریت شوند آگاهی می‌دهند.
برنامۀ زمانی
درنهایت، نرم‌افزاری بیابید که ابزاری برای برنامۀ زمانی داشته باشد. ممکن است این قابلیت برای تیمتان محبوب نباشد؛ اما به شما در آگاهی از وضعیت وظایف کمک می‌کند. این ابزار به شما در مورد دیرکردها هشدار دمی‌دهد و به تخمین میزان انجام شدن وظایف کمک می‌کند. نرم‌افزاری را جستجو کنید که تکمیلل برنامۀ زمانی در آن آسان باشد؛ مثلاً نرم‌افزاری که به شما امکان کپی کردن وظایف از هفتۀ قبل را می‌دهد.
نتیجه‌گیری
۱۰ نکته را برای انتخاب یک نرم‌افزار مدیریت پروژه بررسی کردیم. می‌توانید تصمیم‌گیری کنید که کدام‌یک از آن‌ها برای شما مهم‌تر است و نرم‌افزار خود را بر اساس معیارهایتان انتخاب کنید. نرم‌افزارهای بسیاری طبق اولویت‌بندی شما وجود دارد، اما عجله نکنید و بهترین را از میان آن‌ها انتخاب کنید.
در خط دید بخوانید:
یک راهنمایی فوری برای ابزار مدیریت پروژه
پنج ابزار مدیریتی که بهتر است تیم شما از آن‌ها استفاده کنند
۷ نشانه که ابزار مدیریت پروژه شما، مناسب است
پیشنهادی به مدیران پروژه: فرایند یا ابزار؟ رویکرد مناسبی را اتخاذ کنید
