حدود 100 سال است که نمودار گانت به کار گرفته می‌شود و هنوز خیلی‌ها در استفاده از آن دودل هستند. این گاه‌شمارهای تصویری، ابزار زمان‌بندی فوق‌العاده‌ای هستند اما اکثراً فکر می‌کنند ساخت آن‌ها دشوار است.
درست نیست!
خوشبختانه به دلیل نرم‌افزار نمودار گانت، این ابزار برنامه‌ریزی، آنلاین شده و ساختن نمودار گانت بیش از هر موقعی آسان‌تر شده است. با ابزار مدیریت پروژه آنلاین مناسب، ساختن نمودار گانت آسان می‌شود.
مقایسه‌ی نمودارهای گانت آنلاین با نمودارهای گانت اکسل
ایجاد یک نمودار گانت در اکسل کاری کسالت‌آور و زمان‌بر است و هیچ‌کس مایل به انجام آن نیست. اگر داده‌هایی را جمع می‌کنید که نمی‌خواهید با فرد دیگری به اشتراک بگذارید، یا اگر واقعاً از ایجاد نمودارها و جدول‌ها در اکسل لذت می‌برید، شاید نمودار گانت اکسل در نظر شما فوق‌العاده باشد؛ حتماً به این داده‌ها دسترسی دارید. البته می‌توانید برای ایمیل از آن یک PDF بسازید اما به‌روزرسانی هر تغییری در وضعیت، تقریباً به معنای شروع کردن از اول است. جای تعجب نیست که نمودارهای گانت شهرت بدی پیدا کرده‌اند.
اما چه می‌شد اگر می‌توانستید این نمودار را در چند دقیقه بسازید؟
البته که می‌توانید! به‌علاوه هنگامی که با چند برنامه نرم‌افزاری، نمودارهای گانت را آنلاین می‌کنید، می‌توانید برنامه‌ها را با تیم به اشتراک بگذارید و با تیم همکاری کنید.
با ابزار آنلاین نمودار گانت، وظایف را در صفحه‌گسترده‌ها (spreadsheet) اضافه یا وارد می‌کنید و وقتی تاریخ‌های تحویل را پر می‌کنید، به‌طور خودکار یک خط زمانی (گاهشمار) بر سمت راست می‌بینید که مدت وظیفه شما را نشان می‌دهد. علاوه بر ایجاد نمودار آنلاین گانت، از محدودیت‌های اکسل رها می‌شوید و باعث مفیدتر شدن ابزار نیز می‌شوید. با استفاده از نمودارهای گانت ویژگی‌های دیگری نیز داریم:
- همیشه آنلاین و دردسترس بودن
- همکاری با دیگران
- اشتراک‌پذیری
- آسانی به‌روزرسانی
- اعلام ایمیلی
- گزارش با یک کلیک
با نمودار آنلاین گانت مجبور به نصب نرم‌افزاری دیگری بر میزکار خود نیستید- که این نیز مزیتی بر سایر ابزار مدیریت پروژه دِسک‌تاپ است. مثلاً در Microsoft Project مجبورید که یک لایسِنس برای دِسک‌تاپ یا سرور خود نصب کنید و سپس فایل‌هایی را که برای یکپارچه‌سازی‌های SharePoint لازم است، به اشتراک بگذارید. این کار ممکن است هزینه‌بر باشد و مشکلات اشتراک‌گذاری را که قبلاً با نمودارهای گانت اکسل وجود داشت حل نمی‌کند.
نگه‌داشتن تمام داده‌ها بر یک سند مستقل یا یک نرم‌افزار مدیریت پروژه‌ی پیچیده و انعطاف‌ناپذیر به جای یک Cloud، کاری بیهوده و مایه زحمت است.
ساختن یک نمودار گانت، یک راهنمای قدم‌به‌قدم
صرف‌نظر از نوع نمودار گانتی که استفاده می‌کنید و هدفتان از استفاده آن، در اینجا یک راه قدم‌به‌قدم برای وارد کردن لیست وظیفه یا ساختن یک لیست و پر کردن نمودار گانت با آن ارائه می‌شود.
- ساخت پروژه‌ی جدید: وارد هر ابزار مدیریت پروژه آنلاینی که استفاده می‌کنید شوید و یک پروژه انتخاب کنید یا بسازید. یک صفحه‌گسترده بالا می‌آید، نوارهای گانت فعلاً نشان داده نمی‌شوند.
- افزودن وظایف: حالا می‌خواهید صفحه‌گسترده را با وظایف پروژه‌ی خود پر کنید. پیش‌فرض این است که وظایف، در اول و آخر روز شروع و تمام می‌شوند، اما بعداً می‌توانید ویرایش کنید. سپس وظایف در نمودار گانت در سمت راست به‌صورت دایره‌ها ظاهر می‌شوند.
- افزودن تاریخ‌های تحویل: وقتی که تاریخ‌های تحویل را به وظایف اضافه می‌کنید، می‌بینید که نوارها بر نمودار گانت در سمت راست گسترده می‌شود و به شما یک ارائه‌ی خطی از مدت تخمین‌زده‌شده برای وظایف را نشان می‌دهد.
به همین سادگی است. بعد از آن می‌توانید هر کدام از وظایف را به افراد تخصیص بدهید و نمودار گانت را برای انطباق با نیازهای خود و تیم سفارشی کنید. ممکن است یک فایل، یک نظر، یا یادداشت، ضمیمه هر کدام از وظایف شده باشد، بنابراین افراد می‌توانند حول آن بحث کنند و بسته به ابزار مدیریتی‌ای که استفاده می‌کنید، می‌توانید برای مطلع‌ماندن از به‌روزرسانی وضعیت ابزار، اعلام‌های ایمیلی را خودکار کنید.
ویژگی‌های نرم‌افزار نمودار گانت
یک نمودار گانت از چه چیزی ساخته شده است؟ انواع مختلفی نمودار گانت آنلاین وجود دارد. برخی فقط چند ویژگی دارند و فقط یک نمودار تصویری هستند و فراتر از نمودار کلاسیک گانت اکسل نمی‌روند.
با این حال نرم‌افزارهای دیگر کاملاً از مزیت آنلاین‌بودن برخوردار هستند و می‌توانند به برنامه‌ریزی پروژه کمک کنند. چند ویژگی برای هر نمودار گانت وجود دارد.
- صفحه‌گسترده (spreadsheet): یک جدول خط زمانی (گاهشمار) است که وظایف را در یک صفحه‌گسترده نشان می‌دهد؛ می‌توان وظایف را اضافه کرد، حذف کرد یا ستون‌های مختلفی برای سازمان‌دهی آن‌ها ساخت.
- نوارها (bars): نوار گانت ارائه‌دهنده‌ی یک وظیفه به‌صورت گرافیکی است و مدت را نشان می‌دهد. هر نوار وظیفه، خط زمانی افقی هر وظیفه را نشان می‌دهد.
- ستون‌ها (columns): این ستون‌های عمودی از نمودار نوار افقی جدا می‌شوند؛ در این ستون‌ها اسم وظیفه، تاریخ‌های تحویل، کسی که آن را تعیین کرده و سایر محتوای سفارشی که مایل به نمایش آن هستید تعریف می‌شوند.
- خط تاریخ فعلی (current date line): این خط نقطه‌دار عمودی، تاریخ امروز را بر نمودار نوار نشان می‌دهد.
- مایلستون‌ها (Milestones): مایلستون‌های پروژه به شکل لوزی‌هایی ارائه می‌شوند که می‌توانند فازهای اصلی یا تاریخ‌های کلیدی پروژه را در آن علامت‌گذاری کرد.
- پیشرفت واقعی و برنامه‌ریزی‌شده (actual vs planned progress): این در صفحه‌گسترده نشان داده می‌شود یا در نوارها به‌صورت سایه‌دار است. اینگونه می‌توانید پیشرفت واقعی را نسبت به مدت برنامه‌ریزی‌شده‌ی وظیفه مشاهده کنید.
- ساختار تفکیک کار (Work Breakdown Structures): یک نمای سلسله‌مراتبی از تمام وظایف به ترتیب داده‌ها است.
- وابستگی‌ها (Dependencies): با یک خط مشخص و یک پیکان که دو وظیفه‌ی وابسته را به هم متصل می‌کنند، نشان داده می‌شود. وقتی یک وظیفه درج می‌شود، تاریخ‌های وظایف وابسته، به‌طور خودکار تنظیم می‌شوند.
- خط مبنا (Baseline): یک عکس فوری از پروژه برنامه‌ریزی‌شده است تا بتوانید میزان پیشرفت را نسبت به این وضعیت بسنجید.
- مسیر بحرانی (Critical paths): نشان‌دهنده وظایف اصلی است که باید قبل از تکمیل پروژه انجام شود.
- وارد کردن-استخراج (import-export): به شما امکان وارد کردن (ایمپورت) سایر برنامه‌ها مانند برنامه‌های MS Project و فایل‌ها مثل فایل‌های اکسل را به گانت می‌دهد. به‌علاوه می‌توانید دوباره آن‌ها را خارج کنید (اکسپورت) و برگردانید.
بسته به نرم‌افزاری که انتخاب می‌کنید، امکانات بسیار دیگری نیز هست.
منافع نمودارهای گانت در مدیریت پروژه
اگر تصمیم دارید از ابزار نمودار گانت آنلاین استفاده کنید، خوب است بدانید که چقدر نمودارهای گانت شما می‌توانند در مدیریت پروژه‌ها مفید باشند. نمودار گانت مزایای فراوانی دارد:
- زمان‌بندی پروژه را به تصویر می‌کشد.
- وظایفی را نشان می‌دهد که با هم مرتبط‌اند.
- به تیم‌ها در مدیریت خود کمک می‌کند.
- در مدیریت منابع کمک می‌کند.
- مدیریت زمان را ارتقا می‌دهد.
- مدیریت وظیفه را مؤثرتر می‌کند.
- پیگیری پیشروی پروژه را ممکن می‌سازد.
- وظایف فرد، تیم یا کارکرد در آن با رنگ کدبندی می‌شود.
- پیگیری وابستگی‌های وظایف را ممکن می‌کند.
- پیشروی واقعی را در برابر پیشروی برنامه‌ریزی‌شده نشان می‌دهد.
- خط مبنا و مسیرهای بحرانی را نشان می‌دهد.
- مایلستون‌های کلیدی را نشان می‌دهد.
امیدوارم نشان داده باشیم که ساخت یک نمودار گانت با ابزار مدیریت پروژه آنلاین بسیار ساده است. با بسیاری از ویژگی‌های قابل دسترس در نمودارهای گانت آنلاین می‌توانید پروژه‌ها، وظایف یا تیم‌ها را مدیریت کنید.
مجبور نیستید که دست از اکسل یا کارکردهای دیگر بردارید. درواقع در بیشتر ابزارهای مدیریتی آنلاین پروژه اجازه ورود به صفحه‌گسترده‌های اکسل که نمودار گانت آنلاین را پر می‌کند دارید. ابزاری را جستجو کنید که به بازیابی فرمت اصلی کمک کند تا ورود داده‌ها، بی‌وقفه و یکپارچه باشد.
با نرم‌افزارهای نمودار گانت آنلاین می‌توانید صفحه‌گسترده‌های اکسل قدیمی‌تان را دائماً به برنامه‌های زمانی و ابزار مدیریت پروژه قدرتمند بدل کنید. به‌طور مثال وقتی با ProjectManager.com فایل‌های دیگری را وارد می‌کنید، نه‌تنها یک نمودار آنلاین گانت می‌سازید بلکه به‌طور خودکار داشبوردهای بلادرنگ پروژه را پر می‌کنید تا دقیقاً بدانید که پروژه شما چطور در عمل است. وقتی از پروژه‌ی خود، بلادرنگ، عکس فوری می‌گیرید، به‌راحتی می‌توانید گزارش‌های پویای آنلاین خود را با تیم و ذینفعان به اشتراک بگذارید.
