یک پروژه با تاریخ شروع و پایانش تعریف می‌شود اما میزان موفقیت یک پروژه را مدیریت درست چرخه حیاتی آن تعیین می‌کند.
امروزه بیشتر اوقات مدیریت پروژه‌ها با نرم‌افزار مدیریت پروژه صورت می‌گیرد و ابزار و برنامه‌های کاربردی بسیاری هستند که به شما کمک می‌کنند وظایف را تا تکمیل به‌پیش ببرید، اما این ابزار واقعاً به شما در تمام فازهای پروژه کمک نمی‌کنند و صرف‌نظر از تفاوت و کوچک و بزرگ بودنشان، همگی یک الگوی مشابه را دنبال می‌کنند.
چرخه حیاتی اساساً شامل فازهای مختلفی از یک پروژه است. برای هر پروژه ۴ فاز وجود دارد: شروع، برنامه‌ریزی، اجرا، و بستن. البته هر کدام از این فازها را می‌توان به وظایف کوچک‌تری تقسیم کرد. به هر حال اگر قصد دارید پروژه شما پیشرفت کند، لازم است جزئیات هر فاز چرخه حیاتی یک پروژه را بدانید.
شروع
آنچه در شروع یک پروژه اولویت دارد، داشتن یک مدیر پروژه برای اجرای همه امور است. احتمالاً کار شما همین است، اما اگر کار شما نیست، یک شخص اصلی برای هدایت همه امور پروژه تعیین کنید.
حال بخش دشوارتر شروع می‌شود. لازم است که موافقت پروژه را اخذ کنید. برای این کار یک منشور پروژه و شرح کسب‌و‌کار می‌نویسید که در آن برای اثبات معقول بودن پروژه، بازگشت سرمایه را به‌تصویر می‌کشید و اهداف پروژه را تعیین می‌کنید.
سپس محدوده پروژه خود را شناسایی می‌کنید و به همه موارد، بودجه‌ی موردنیاز را اختصاص می‌دهید. به علاوه در حین این اقدامات عملی، باید در مورد خطرات پروژه جلوتر فکر کنید و اینکه اگر این خطرات واقعاً رخ بدهند، چگونه آن‌ها را حل می‌کنید. در نهایت فهرستی از تمام اقلام قابل‌تحویل ارائه می‌دهید.
اما این همه چیز در مورد این فاز چرخه حیاتی نیست. اکنون باید بر تیم تمرکز کنید. با تعیین یک حامی مالی پروژه و جمع کردن یک تیم شروع کنید. در این نقطه نیاز دارید که تمام ذینفعان را بشناسید و یک نمودار سازمانی برای تعریف نقش و مسئولیت هر کس تعریف کنید که دربردارنده‌ی موجودی‌ها، ایجاد قرارداد برای آن‌ها و توسعه یک برنامه‌ی ارتباطی و تعیین برنامه‌ی زمان‌بندی جلسات است.
آخرین بخش از اولین قدم پروژه‌ی شما، انتخاب ابزار نرم‌افزاری مدیریت پروژه است. سپس برای تیم، و سیستم‌های اسناد آنلاین، حساب‌هایی را تعیین می‌کنید و برای ایجاد زمینه فاز بعدی، برنامه‌ریزی پروژه، لیست وظیفه و زمان‌بندی را می‌سازید.
برنامه‌ریزی
برنامه پروژه، سندی است که پروژه حول آن مدیریت می‌شود. در اینجاست که فازهای اصلی برای تکمیل پروژه توصیف می‌شود و از محدوده پروژه -که بخشی از منشور پروژه نیز هست- آغاز می‌شود. متعاقب آن، معرفی برنامه‌ریزی پروژه صورت می‌گیرد.
لازم است که پروژه را به مایلستون‌ها که اساساً هر رویداد اصلی در پروژه هستند تقسیم کنید؛ از زمان جمع کردن تیم برای انجام وظایف مربوط به فاز برنامه پروژه شروع می‌شود.
به‌علاوه، فازهای چرخه حیاتی خود را در این فاز تعیین می‌کنید، چرا که لازم است همه چیز در برنامه‌ریزی محسوب شود. این فعالیت‌ها را می‌توان به مجموعه‌ای از وظایف که نیاز به تکمیل آن‌ها است تقسیم کرد. طبیعتاً مرحله بعدی، تعریف این وظایف و تلاش لازم برای انجام آن‌ها است.
برای تکمیل هر وظیفه‌ای که تشخیص داده‌اید، باید منبعی را تخصیص دهید و در نهایت، لازم است که زمان‌بندی هر فاز و فعالیت‌هایی را که پیش از این تعریف کردید خلاصه کنید. بدین ترتیب، تقریباً وارد کار شده‌اید که اجرای پروژه نامیده می‌شود.
اجرا
حال باید اقلام تحویلی را که قبلاً شناسایی کردید به‌دست بیاورید. در ایفای این وظایف، لازم است که بر خروجی پروژه، کنترل و نظارت بیشتری داشته باشید؛ نیاز به اعمال مدیریت کیفیت برای اطمینان از پیشروی در چارچوب استاندارد تعیین‌‌شده است.
به‌علاوه لازم است به نظارت بر تیم ادامه بدهید و مطمئن شوید که از زمان‌بندی عقب نیفتاده‌اید یا به دلیل وابستگی وظایفِ اعضای تیم انسداد ایجاد نمی‌شود. مدیریت زمان به معنای چگونگی بهره‌ور نگه داشتن تیم است. یک تیم ممکن است به شیوه‌های بسیاری، زمان خود را تلف کند. نظارت و واکنش سریع شما ضرورت دارد.
البته شما نه‌تنها تیم بلکه تمام ارکان پروژه را مدیریت می‌کنید. در اینجا لازم است برای اطمینان از تمام نشدن پول و اینکه هیچ‌چیز شما را در پروژه غافلگیر نکند، هم مدیریت زمان و هم مدیریت ریسک را به‌کار بگیرید. این مشکلات با ریسک‌ها تفاوت دارند و تفاوت آن‌ها، نیاز آن‌ها به توجه فوری است.
در طی این فرایندها شما مسئول گزارش به حامیان مالی و ذینفعان و نیز اعضای تیم هستید. در این فاز از چرخه حیاتی پروژه است که برنامه ارتباطی شما بیشترین اهمیت را دارد.
بستن
کار پُرمشغله‌ای است. وقتی که یک پروژه را کامل می‌کنید، نمی‌توانید بدون مواجهه با تمام نکات نیمه‌تمام به پروژه بعدی بروید. بدین ترتیب باید تمام قراردادها را تکمیل کنید و مطمئن شوید که به تیم و فروشندگان، پرداخت شده و امضا و فایل‌بندی کاغذها به پایان رسیده است.
کار دیگری که باید انجام شود گذشته‌نگری با تیم است. از تیم بازخورد بگیرید. بررسی کنید که چه چیز جواب داده و چه چیز جواب نداده است، این‌گونه می‌توانید موفقیت‌ها را تکرار کنید و از گودال‌ها در مسیر پروژه‌ی بعدی جدر امان بمانید. بررسی یک پروژه راه فوق‌العاده‌ای برای تبدیل تجربیات به عملکردهایی است که به شما کمک می‌کند بیاموزید و رشد کنید. سعی کنید به تیمتان کمک کنید، چه بسا افرادی باشند که دوباره با آن‌ها کار می‌کنید.
جشن گرفتن را فراموش نکنید. به‌سختی کار کردید، همین‌طور تیم شما. شایسته زمانی برای خوشحال بودن به‌خاطر موفقیت پروژه هستید. این مهم است. این فقط یک جشن نیست بلکه راهی برای ایجاد وفاداری تیمی و اعتماد به توانایی خود و پرداخت سهم تمام افرادی است که دوباره با آن‌ها کار می‌کنید.
