چرا 90% از زمان مدیر پروژه صرف ارتباطات می‌شود
«یک مدیر پروژه 90% از زمانش را به ارتباطات می‌گذراند.»
واقعاً؟ بله واقعاً! اما اگر تمام روزم را به ارسال متن و ایمیل و شرکت در جلسات بگذرانم، چه‌موقع قرار است کار کنم؟
این سؤالی است که بسیاری از مدیران تازه‌کار پروژه‌ها می‌پرسند. سؤال هوشمندانه‌ای است و ارزش پرسیدن دارد؛ زیرا همه با آن درگیریم و البته در را به‌روی بحث‌های مهم دیگری می‌گشاید. اقلام تحویلی، که به‌عنوان یک مدیر پروژه متعهد به تحویل آن هستید، قرار است پروژه را به‌موفقیت برساند. این اقلام تحویلی قرار است به شما در رسیدن به اهداف پروژه‌ای‌تان کمک کند. آیا تابه‌حال سعی کرده‌اید به هدفی برسید، بدون اینکه تعریف شفافی از آن هدف داشته باشید؟ خیلی ترسناک است این‌طور نیست؟
اقلام تحویلی حاصل از مدیریت پروژۀ شما ارتباطات پروژه‌ای شماست. فراموش نکنید هر اقلامی که در پروژه تحویل می‌دهید، واقعاً شکلی از ارتباطات مربوط‌به پروژه است. با هم این موضوع را بررسی کنیم. فرض کنیم که با یک منشور پروژه آغاز کرده‌ایم. این منشور اعلان پروژه است. خوشبختانه منشور پروژه، محدوده، زمان‌بندی، بودجه، ریسک‌ها، فرضیات، محدودیت‌ها و اختیارات شما را به‌عنوان مدیر پروژه به‌بحث می‌گذارد.
پروژه در منشور پروژه توصیف می‌شود و به‌بحث گذاشته می‌شود. کلمات آن نشانگر این است که ارتباطاتی درحال وقوع است. با تأیید منشور پروژه از چند مستند مربوط‌به نقش‌ها و مسئولیت‌ها برخوردار خواهید بود. به‌علاوه اطلاعات را با دیگران ذی‌نفعان شریک می‌شوید، که این‌هم نوعی ارتباطات پروژه‌ای است.
البته می‌خواهید ادامه بدهید و محدوده را طوری تعریف کنید که حامی مالی و دیگر ذی‌نفعان درک کاملی از آنچه شما و تیمتان می‌سازد پیدا کنند و از اهمیت ماحصل پروژه برخوردار شوند. بعد از اینکه محدوده بررسی و تأیید شد، می‌توانید یک WBS یا ساختار شکست کار بسازید. WBS به شما نشان خواهد داد که چگونه محدوده به ساخت اقلام تحویلی ترجمه می‌شود و چگونه اموری که قابل انجام دادن و دست یافتن هستند این اقلام تحویلی را می‌سازد. شما این امور را درنظر می‌گیرید و یک زمان‌بندی و بودجه تنظیم می‌کنید، سپس با تمام این اقلام تحویلی که در دست دارید به دنیا (ذی‌نفعان!) می‌گویید که امور قرار است چگونه اتفاق بیفتد و چقدر هزینه خواهد داشت.
محدوده را مشخص می‌کنید، محدوده را به کار انجام‌شدنی ترجمه می‌کنید و سپس به همه اعلام می‌کنید که چه اتفاقی درحال‌وقوع است و چه‌موقع؟ پس مشاهده می‌شود که تمام این امور بخشی از ارتباطات هستند.
ضمناً می‌توانید این نوع تفکر را به هر اقلام تحویلی پروژه که شما و تیمتان فراهم می‌کنید به‌کار بگیرید. اگر تک‌تک اقلام را بحث و بررسی نکردیم، به این معنا نیست که بخشی از ارتباطات پروژه نیست. اگر نمی‌توانید اقلام تحویلی مدیریت پروژۀ شما را به‌عنوان ارتباطات پروژه تعبیر کنید، رویکردتان را بازنگری کنید. لطفاً هر اقلامی را که با مدیریت پروژه‌ها تحویل می‌دهید، فرصتی برای ارتباطات ببینید. یادآوری، شفاف‌سازی، تأییدجویی، و مطلع کردن دیگران از پروژه و اهمیت و علت راهبردی آن، از نحوۀ اجرا و زمان اجرا و مجری و شیوۀ نظارت بر آن، همگی، فرصت‌هایی برای ارتباطات هستند.
اکنون می‌فهمیم که چرا می‌گویند «یک مدیر پروژه 90% از زمانش را به ارتباطات می‌گذراند.» درواقع مثل یک قانون می‌ماند.
