چگونه قبل از زمان‌بندی کار را شروع نکنیم!
اگر می‌خواهید طبق زمان‌بندی پیش بروید باید مطمئن شوید که تخصیص منابع دقیق صورت می‌گیرد. مدیران پروژه همیشه شکایت می‌کنند که موعدهای تحویل غیرواقع‌بینانه‌ای برای آن‌ها و تیمشان تعیین می‌شود. آیا تابه‌حال شده است که برای یک موعد تحویل غیرواقع‌بینانه احساس گناه بکنید؟ واقعاً اتفاق غریبی نیست. اگر ندانید که منابعتان واقعاً چقدر زمان نیاز دارند، برای خودتان مشکل ایجاد می‌کنید.
زمان معکوس راهبردی به مقدار زمانی می‌گویند که منابع حین اینکه به دیگر تعهدات معمولی‌شان مشغول شدند، باید بر پروژۀ شما کار کنند. برای فهمیدن آن ببینید که واقعاً آن منبع چقدر زمان نیاز دارد.
زمان دسترسی– زمانی است که کلاً می‌تواند به کارش اختصاص بدهد، نه فقط به شما. برخی از افراد این رویکرد را دوست ندارند فقط دوست دارند بگویند که منابع ما آن‌قدر کار می‌کنند تا کار تمام شود. علتش چیست؟ تا بتواند بگوید چه منابع متعهدی و فوق‌العاده‌ای داریم! اما چقدر این شیوۀ برنامه‌ریزی غیرواقع‌بینانه است! باید انتظارات را دربارۀ زمانی که می‌توانیم به آن‌ها بدهید یا از آن‌ها استفاده کنید مشخص کنید. انتظار دارید 40 ساعت کار کند؟ 50 ساعت کار کند؟ یا 60 ساعت و بیشتر؟
زمان کار اداری– بعدازآن باید زمان امور اداری را لحاظ کرد. هرکسی هر روز کاری برای انجام دارد که بخشی از سر کار بودن محسوب می‌شود. این امور الزاماً بخشی از یک پروژۀ بخصوص نیست. می‌تواند جواب به پاسخ‌ها باشد، یا به ایمیل‌ها، پاسخ دادن به سؤال‌ها باشد یا شرکت در جلسات کارکنان. بخشی از زندگی کاری است. ازاین‌جهت باید در برنامه‌ریزی این مورد را نیز درنظر داشته باشید.
زمان پیگیری- زمان پیگیری را هم درنظر بگیریم. به آن فکر کنید. وقتی از کار دور هستید و سپس باز می‌گردید، قبل از اینکه آمادۀ تکمیل دیگر کارها باشید لازم است کارهایی انجام بدهید. وقتی نبودید اتفاقاتی افتاده که اکنون افراد چه به‌طور فیزیکی و چه مجازی به میز شما هجوم می‌آورند. موضوعات بسیار مهمی به زمان و توجه شما نیاز دارند. بسیار مهم است که فراموششان نکنید و برنامه‌ای برای آن داشته باشید. وقتی از تعطیلات برمی‌گردید این زمان پیگری دشوار است. به همین دلیل است که گاهی وقتی از تعطیلات برمی‌گردید احساس می‌کنید به یک تعطیلات دیگر نیاز دارید! این برای اعضای تیم پروژه‌تان هم رخ می‌دهد. باید برای زمان پیگیری برنامه داشته باشیم.
پروژه‌های ویژه- پروژه‌های ویژه را نیز درنظر بگیرید. فکر نکنید پروژه‌های ویژه مثل همان پروژه‌هایی هستند که قبلاً انجام داده‌اید. به آن‌ها به‌عنوان درخواست‌های ویژه‌ای نگاه کنید که گاهی دیگر مدیران مطرح کرده‌اند. درخواست‌هایی مثل جمع‌آوری داده‌ها برای ارائۀ مدیران اجرایی یا جلسه یا رویدادی که مربوط‌به رئیس است.
برای اینکه بدانید یک نفر چقدر می‌تواند بر پروژۀ شما کار کند، باید ببینید که آیا به شما زمان راهبردی معکوس داده شده یا بخشی از زمان دسترسی آن‌ها، بدون درنظرگرفتن زمان امور اداری، زمان پیگیری، و پروژه‌های ویژه؟ زمان راهبردی معکوس، درواقع، زمان دسترسی آن‌ها منهای زمان مدیریتی و زمان پیگیری و زمان پروژه‌های ویژۀ آنهاست.
(زمان امور اداری + زمان پیگیری + پروژه‌های ویژه) – زمان دسترسی = زمان معکوس راهبردی
وقتی فهمیدید که 50 درصد زمان کسی را دارید و برای 40 ساعت در هفته دردسترس است، آیا به این معناست که می‌توانید 20 ساعت در هفته از آن‌ها کار بگیرید؟ شاید به این معناست که 10 ساعت در هفته می‌توانید از آن‌ها کار می‌گیرید.
آیا یک مدیر پروژه باید این‌ها را درنظر بگیرد؟ آیا این کار مدیریت منابع نیست؟ وقتی این‌ها را به مدیران پروژه می‌گوییم شاید برخی عصبانی شوند. زیرا آن‌ها خودشان را مدیر پروژه می‌دانند نه مدیر منابع. اینکه تیم چقدر زمان دارد به آن‌ها ربطی ندارد.
شاید تا حدی حق دارند. هرکسی این دیدگاه را نمی‌پذیرد. شاید این دیدگاه کمی مشکل‌ساز باشد. پس حداقل با مدیران منابع همکاری کنید تا ببینید که آیا دربارۀ زمانی از منابع که به پروژه تخصیص می‌دهند نظرتان یکسان است.
به این شیوه مجبور نیستید قبل از زمان‌بندی پروژه را شروع کنید؛ فقط به این دلیل که میزان دسترسی تیم را غلط فرض کرده‌ایم.
