۴ راه یک‌ساعتی برای جان بخشیدن به حرفۀ مدیریت پروژه‌تان
در واقعیت، دنیای مدیریت پروژه مملؤ از استرس است. مسئولیت تحویل پروژه، هفته بعد از هفته، کم‌کم شما را از پا درمی‌آورد. یک روز صبح بلاخره یک پروژۀ مهم را تحویل می‌دهید. حتی قبل از اینکه بتوانید آن را ببندید، شخص دیگری از شما می‌خواهد که به پروژۀ جدیدی بپیوندید. ناگهان تجربۀ شیرین یک پروژه‌ای که به‌خوبی تحویل داده شده به یک خاطرۀ مبهم بدل می‌شود.
برای بیرون آمدن از این چرخه لازم است که به حرفه‌تان جان ببخشید. این ابزار به شما دیدگاه جدیدی می‌دهد. این مفاهیم شبکۀ حرفه‌ای شما را بهتر می‌کند، به شما کمک می‌کند دستاوردهایتان را بفهمید و فرصت‌های جدید را شناسایی کنید. برای اینکه از این ایده‌ها به بهترین نحو استفاده کنید هفته‌ها به آن‌ها عمل کنید (برخی را می‌توان روزانه به‌کار گرفت!)
یک) به یک پیاده‌روی طولانی بروید (۳۰-۶۰ دقیقه)
محیط‌های جدید بسیار تأثیرگذارند. بسیاری از افراد فکر می‌کنند که باید سوار هواپیما شوند و از یک کشور جدید دیدن کنند تا تجربۀ جدیدی بیابند. سفرهای بین‌المللی عالی است اما خودتان را به آن محدود نکنید. ضمناً محدودیت‌های پولی و تعداد روزهای تعطیلاتتان را هم درنظر بگیرید.
این هفته کفشهایتان را بپوشید و به ناحیۀ جدیدی از شهرتان بروید. می‌توانید دنبال پارکی بگردید که قبلاً ندیدیدش. یا می‌توانید نواحی مسکونی را جست‌وجو کنید که در رفت‌وآمد روزانه‌تان نادیده گرفتیدشان.
پیاده‌روی طولانی دو منفعت برای شما دارد. اول اینکه کمی ورزش می‌کنید و برای سلامتی‌تان خوب است. دوم اینکه وقتی در یک منطقۀ جدید قدم می‌زنید مشغولیت‌هایتان دربارۀ چالش‌های حرفه‌ای از چشمتان ناپدید می‌شود. گهگاه ایده‌های جدیدی می‌یابید که در پروژه‌تان چه کنید (یا در فصل بعدی حرفه‌تان).
دوم) جمعه‌ها یک گزارش ۱۵ دقیقه‌ای برای یک ماه بنویسید (۱۵ دقیقه در هر هفته)
آیا تابه‌حال احساس کرده‌اید که هفتۀ کاری گذشته است و دقیقاً معلوم نیست که چه به‌دست می‌آورید؟ با توجه به نیاز دائمی به مدیریت بحران و فشار پروژه‌ها این احساس دور از درک نیست. خوشبختانه راهی برای عبور از این مه وجود دارد.
جمعه‌ها یک مستند کوتاه متنی با نام «گزارش هفتگی» بنویسید. این مستند ساده چند مؤلفه دارد. بیش از ۱۵ دقیقه بر آن وقت نگذارید.
- بخش ۱: این هفته به چه چیزی دست یافتم؟ (۴-۲ مورد)
- بخش ۲: این هفته چه آموختم؟ (۴-۲ مورد؛ می‌تواند اسم کتاب، وب‌سایت، نرم‌افزار جدید یا هر چیز دیگری باشد)
- بخش ۳: برنامه‌های هفتۀ بعدی‌ام چیست؟ (بر ۳-۵ مورد مهم متمرکز بمانید)
اگر این تمرین را در ۶ ماه انجام بدهید تغییر شگفت‌آوری می‌کنید. واقعاً بهتر می‌توانید بفهمید که سر کار به چه دست می‌یابید.
وقتی که به این گزارش هفتگی عادت کردید از مدیرعامل یا حامی مالی پروژه‌تان بپرسید که آیا مایل‌اند یک گزارش کوتاه هفتگی داشته باشند. این گزارش کوتاه یکی از بهترین روش‌های نمایش تعهد به کار است.
سوم) با یک مدیر قدیمی ارتباط بگیرید
آخرین باری که با یک مدیر قدیمی صحبت کردید کی بود؟ این مدیر می‌تواند کسی باشد که برای اولین بار شما را استخدام تمام‌وقت کرد. یا می‌تواند کسی از شرکت فعلی‌تان باشد. ازآن‌جهت که مدیران پروژه جابه‌جایی زیادی دارند (خصوصاً آن‌هایی که کارشان مشاوره است) معلوماً حفظ ارتباط با آن‌ها دشوار است.
برای ارتباط مجدد با یک مدیر قدیمی، آن‌ها را در لینکدین پیدا کنید و یک پیام کوتاه بفرستید. چند جملۀ ساده دربارۀ کاری که می‌کنید بپرسید. اگر جواب نگرفتید هفتۀ بعد پیام دیگری بفرستید. شاید تصمیم بگیرید برای ناهار بیرون بروید و مکالمه را ادامه بدهید.
چهارم) یک یادداشت بهبود فرایند بنویسید (۳۰ دقیقه)
یافتن فرصت‌ها مهارت مهم مدیران پروژه است. وقتی به‌شدت متمرکز بر اجرای پروژه هستید، توانایی شما در دیدن فرصت‌ها کم می‌شود. خوشبختانه لازم نیست این‌گونه باشد.
یک دقیقه به دو پروژۀ قبلی‌تان نگاه کنید. چه فرایندهایی را باید در هردو پروژه دنبال می‌کردید؟ آیا کاغذبازی زیادی داشتید؟ کاهش پیچیدگی تشریفات اداری راه آسانی برای بهبود بازدهی است.
در ۳۰ دقیقه ۱۰ ایده برای بهبود فرایندها در شرکت بنویسید. نوشتن ایده‌ها ضرورت دارد. اگر یک برگه از ایده‌های بهبود فرایند در دستتان داشته باشید، دفعۀ بعدی که کسی گفت: «این فرایند وحشتناک است» ایده‌هایی برای ارائه دارید.
با این چهار روش می‌توانید به حرفۀ خود جانی ببخشید. از همه بهتر اینکه هیچ‌کدام از این ایده‌ها به پول و نرم‌افزار نیاز ندارد.
همین امروز شروع کنید. می‌خواهید چه ایده‌ای را عملی کنید؟
